Lagerabrechnung: Abrechnungsarten einrichten und fakturieren

Die Lagerabrechnung besteht grundsätzlich aus zwei Bereichen:

• Lagerung: Abrechnung dafür, dass Artikel über einen bestimmten Zeitraum im Lager liegen.
• Handling: Abrechnung für Bewegungen oder Vorgänge, z. B. Wareneingang, Warenausgang oder andere Lagerprozesse.

Je nach Prozess können Lagerung und Handling gemeinsam über eine Abrechnungsart oder getrennt voneinander eingerichtet werden.

Abrechnungsart öffnen

Gehen Sie im Menü zu Einstellung > Artikel | Scan > Abrechnungsart.

In der oberen Tabelle sehen Sie die vorhandenen Abrechnungsarten.

Sie können eine vorhandene Abrechnungsart auswählen oder über Neu eine neue Abrechnungsart anlegen.

Grundaufbau einer Abrechnungsart

Eine Abrechnungsart definiert, wie Lagerung und Handling berechnet werden.

Der Datensatz besteht aus mehreren Bereichen:

• Allgemein
• Zeitraum
• Lagerung
• Handling

Allgemein

Im Bereich Allgemein vergeben Sie den Namen der Abrechnungsart.

Beispiel:

Standard

Dieser Name wird später verwendet, wenn die Abrechnungsart z. B. bei einer Leistung, einem Kunden, einer Artikelgruppe oder einem Artikel ausgewählt wird.

Zeitraum

Im Bereich Zeitraum legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Lagerabrechnung berechnet werden soll.

Mögliche Zeiträume sind z. B.:

• Keine Abrechnung
• Tag
• Woche
• Halbmonat
• Monat
• Quartal
• Halbjahr
• Jahr

Beispiel:

Wenn Monat ausgewählt ist, wird die Lagerabrechnung für einen monatlichen Zeitraum berechnet.

Wichtig: Der Zeitraum bestimmt, für welche Periode die Lagerdaten zusammengefasst und berechnet werden.

Lagerung

Im Bereich Lagerung legen Sie fest, wie die eigentliche Lagerung berechnet wird.

Die Lagerung bezieht sich auf Artikel oder Ladehilfsmittel, die sich über einen bestimmten Zeitraum im Lager befinden.

Abrechnungsart für Lagerung

Hier wählen Sie aus, auf welcher Grundlage die Lagerung berechnet werden soll.

Typische Optionen sind:

• Keine Abrechnung: Für Lagerung wird keine Abrechnung erstellt.
• Anzahl Ladehilfsmittel: Abrechnung nach Anzahl der Ladehilfsmittel.
• Anzahl Lagerplätze: Abrechnung nach Anzahl der belegten Lagerplätze.
• Anzahl pro Stapel: Abrechnung nach Stapeln.
• Anzahl Ladeträger (GLT): Abrechnung nach Großladungsträgern.
• Anzahl Ladeträger (KLT): Abrechnung nach Kleinladungsträgern.

Welche Option sinnvoll ist, hängt davon ab, wie Ihre Lagerprozesse aufgebaut sind und wie die Lagerkosten mit dem Kunden vereinbart wurden.

Mengenberechnung für Lagerung

Zusätzlich legen Sie fest, wie die Menge für den gewählten Zeitraum berechnet wird.

Typische Optionen sind:

• Keine Abrechnung: Es wird keine Mengenberechnung für die Lagerung durchgeführt.
• Durchschnittliches Lagersaldo pro definierten Zeitraum: Die Menge wird aus Anfangs- und Endbestand des Zeitraums berechnet.
• Durchschnitt pro zweite Hälfte des Zeitraums: Die Menge wird aus dem Bestand zur Mitte und zum Ende des Zeitraums berechnet.
• Lagersaldo pro Tag für alle Tage im definierten Zeitraum summieren: Die täglichen Lagerbestände werden über den Zeitraum aufsummiert.
• Periodensumme geteilt durch die Anzahl der Tage pro Periode: Die Summe der Periode wird auf Tagesbasis heruntergerechnet.

Beispiel:

Wenn Sie monatlich abrechnen und die Option Lagersaldo pro Tag für alle Tage im definierten Zeitraum summieren verwenden, werden die Lagerbestände aller Tage innerhalb des Monats berücksichtigt.

Handling

Im Bereich Handling legen Sie fest, wie Lagerbewegungen oder Lagerprozesse abgerechnet werden.

Handling kann z. B. für Wareneingang, Warenausgang, Umlagerung oder andere Lageraktivitäten verwendet werden.

Abrechnungsart für Handling

Typische Optionen sind:

• Keine Abrechnung: Für Handling wird keine Abrechnung erstellt.
• Transaktion: Abrechnung nach Vorgang oder Bewegung.
• Anzahl Ladehilfsmittel: Abrechnung nach Anzahl der Ladehilfsmittel.
• Anzahl Lagerplätze: Abrechnung nach Anzahl der Lagerplätze.
• Anzahl pro Stapel: Abrechnung nach Stapeln.
• (Anzahl / Stapelmenge (aufgerundet)) x Stellplätze pro Stapel: Berechnung über Stapelmengen und Stellplätze.

Beispiel:

Wenn pro Wareneingang eine Handling-Gebühr berechnet werden soll, kann eine transaktionsbasierte oder mengenbasierte Handling-Abrechnung verwendet werden.

Abrechnungsart speichern

Nachdem Sie Zeitraum, Lagerung und Handling eingestellt haben, klicken Sie auf Speichern.

Die Abrechnungsart kann anschließend in den weiteren Einstellungen verwendet werden.

Abrechnungsart mit einer Leistung verknüpfen

Für Handling-Prozesse muss die Abrechnungsart mit einer Leistung verknüpft werden.

Gehen Sie zu Stammdaten > Leistung.

Wählen Sie eine bestehende Leistung aus oder legen Sie über Neu eine neue Leistung an.

Beispiele für Lagerleistungen:

• Warehouse Handling IN
• Warehouse Handling OUT
• Wareneingang
• Warenausgang
• Lager Handling

Berechnungsart der Leistung

In der Leistung wählen Sie im Feld Berechnungsart die passende Berechnungsart aus.

Für Lagerabrechnungen wird die Berechnungsart STORE - Storage verwendet.

Sobald diese Berechnungsart ausgewählt ist, erscheint im unteren Bereich die Tabelle Lager Abrechnungsart.

Lager-Abrechnungsart bei der Leistung hinterlegen

In der Tabelle Lager Abrechnungsart können Sie die gewünschte Abrechnungsart zur Leistung hinzufügen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die gewünschte Leistung unter Stammdaten > Leistung.
2. Wählen Sie im Feld Berechnungsart die Option STORE - Storage.
3. Klicken Sie in der Tabelle Lager Abrechnungsart auf das Plus-Zeichen.
4. Wählen Sie die passende Abrechnungsart aus, z. B. Standard.
5. Speichern Sie die Leistung.

Wenn diese Leistung später in einem Lagerprozess oder einer Sendung verwendet wird, kann die hinterlegte Lager-Abrechnungsart für die Abrechnung herangezogen werden.

Preise und Zuordnung

Die angelegten Abrechnungsarten können je nach Einrichtung bei Kunden, Artikelgruppen oder einzelnen Artikeln hinterlegt und bepreist werden.

Dabei gilt grundsätzlich:

• Wenn ein Preis beim Kunden hinterlegt ist, kann dieser für die Artikel des Kunden verwendet werden.
• Wenn für einen einzelnen Artikel ein eigener Preis hinterlegt ist, kann dieser den allgemeinen Preis übersteuern.
• Artikelgruppen können verwendet werden, um Preise und Abrechnungsarten für mehrere Artikel gemeinsam zu verwalten.

Die konkrete Verwendung hängt von Ihrer Lagerstruktur und Preisvereinbarung ab.

Handling fakturieren

Handling wird in der Regel über Sendungen oder Lagerprozesse fakturiert, bei denen eine entsprechende Leistung verwendet wurde.

Gehen Sie zur Fakturierung zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen.

Wählen Sie dort die passende Tabelle oder Ansicht aus, z. B. Sendungen, wenn Handling über Sendungen abgerechnet werden soll.

Gehen Sie anschließend wie folgt vor:

1. Filtern Sie die zu fakturierenden Sendungen oder Vorgänge.
2. Wählen Sie die gewünschten Einträge aus.
3. Klicken Sie auf Neu, um eine Rechnung zu erstellen.
4. Prüfen Sie die erzeugten Rechnungspositionen.
5. Speichern Sie die Rechnung.

Lagerung fakturieren

Die Lagerung wird über die Lagerabrechnung fakturiert.

Gehen Sie zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen.

Wählen Sie dort die passende Tabelle oder Ansicht für die Lagerabrechnung aus.

Gehen Sie anschließend wie folgt vor:

1. Filtern Sie z. B. nach Kunde, Zeitraum oder Artikel.
2. Wählen Sie die zu fakturierenden Lagerpositionen aus.
3. Klicken Sie auf Neu, um eine Rechnung zu erstellen.
4. Prüfen Sie die erzeugten Rechnungspositionen.
5. Speichern Sie die Rechnung.

Unterschied zwischen Lagerung und Handling

Lagerung

Lagerung betrifft den Bestand über einen Zeitraum.

Beispiel:

Ein Artikel liegt den ganzen Monat im Lager. Die Abrechnung erfolgt monatlich nach Anzahl Ladehilfsmittel oder Lagerplätzen.

Handling

Handling betrifft einen Vorgang oder eine Bewegung.

Beispiel:

Ein Artikel wird eingelagert oder ausgelagert. Dafür wird eine Handling-Leistung berechnet.

Häufige Fehler

Wenn die Lagerabrechnung nicht wie erwartet funktioniert, prüfen Sie zuerst:

• Ist die richtige Abrechnungsart unter Einstellung > Artikel | Scan > Abrechnungsart angelegt?
• Ist der richtige Zeitraum ausgewählt?
• Ist bei Lagerung eine passende Abrechnungsart ausgewählt?
• Ist bei Handling eine passende Abrechnungsart ausgewählt?
• Ist die Abrechnungsart bei der Leistung in Lager Abrechnungsart hinterlegt?
• Hat die Leistung die passende Berechnungsart, z. B. STORE - Storage?
• Wurde die Leistung gespeichert?
• Ist beim Kunden, bei der Artikelgruppe oder beim Artikel ein Preis hinterlegt?
• Wird die richtige Sendung, der richtige Lagerprozess oder die richtige Lagerabrechnung fakturiert?

Wichtige Hinweise

Die Lagerabrechnung hängt stark von der jeweiligen Einrichtung ab.

Prüfen Sie vor der ersten produktiven Abrechnung besonders:

• Zeitraum
• Abrechnungsart für Lagerung
• Mengenberechnung für Lagerung
• Abrechnungsart für Handling
• zugeordnete Leistungen
• Preise beim Kunden, bei der Artikelgruppe oder beim Artikel
• erzeugte Rechnungspositionen

Es empfiehlt sich, neue Lagerabrechnungsarten zuerst mit einem Testkunden oder einem kleinen Zeitraum zu prüfen, bevor eine größere Abrechnung erstellt wird.

Zusammenfassung

Die Lagerabrechnung wird in mehreren Schritten eingerichtet:

1. Abrechnungsart unter Einstellung > Artikel | Scan > Abrechnungsart anlegen.
2. Zeitraum, Lagerung und Handling definieren.
3. Bei Bedarf eine passende Leistung unter Stammdaten > Leistung anlegen.
4. In der Leistung die Berechnungsart STORE - Storage auswählen.
5. In der Tabelle Lager Abrechnungsart die gewünschte Abrechnungsart hinterlegen.
6. Preise bei Kunde, Artikelgruppe oder Artikel hinterlegen.
7. Lagerung oder Handling über Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen fakturieren.