In dieser Anleitung wird erklärt, wie Sie in Logistiqo Mahnungen erstellen und verwalten.
Mahnungen helfen Ihnen dabei, überfällige Rechnungen im Blick zu behalten und Kunden an offene Zahlungen zu erinnern.
Mahnungsmodul öffnen
- Gehen Sie im Menü zu Rechnungswesen > Mahnung > Mahnung.
- In der Tabelle werden die bereits vorhandenen Mahnungen angezeigt.
- Wählen Sie eine Mahnung aus der Tabelle aus, um die Details anzuzeigen oder zu bearbeiten.
In der Mahnungsübersicht sehen Sie Informationen wie Mahnungsnummer, Kunde, Mahnstufe, Mahnungsdatum, Fristdatum, Gesamtbetrag und Erstelldatum.
Mahnung aus überfälliger Rechnung erstellen
- Wechseln Sie im Drop-down oberhalb der Tabelle von Mahnung auf Rechnung.
- In der Tabelle werden nun überfällige Rechnungen angezeigt, für die eine Mahnung erstellt werden kann.
- Wählen Sie eine oder mehrere Rechnungen aus der Tabelle aus.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Neu.
Logistiqo erstellt daraus eine neue Mahnung für die ausgewählte Rechnung bzw. die ausgewählten Rechnungen. Die Mahnungsdaten werden anschließend im unteren Bereich der Maske angezeigt.
Mahnung prüfen
Nachdem die Mahnung erstellt wurde, prüfen Sie die Daten vor dem Speichern oder Versenden.
Im Bereich Übersicht sehen Sie unter anderem Mahnstufe, Mahnungsdatum, Fristdatum, Kundenkontakt und Ihren Ansprechpartner.
Im Bereich Beträge werden der offene Betrag, Gesamtbetrag, Mahngebühr und gegebenenfalls ein Mahngebühren-Prozentsatz angezeigt.
In der Tabelle Mahnungsdetails sehen Sie die enthaltenen Rechnungen, zum Beispiel Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Tage überfällig, Restbetrag und Gesamtbetrag.
Mahnstufe
Die Mahnstufe wird beim Erstellen der Mahnung automatisch vergeben.
Wenn für eine Rechnung bereits zuvor eine Mahnung erstellt wurde, erhält die nächste Mahnung in der Regel automatisch die nächste Mahnstufe. Bei Bedarf können Sie die Mahnstufe im Feld Mahnstufe prüfen oder anpassen.
Mahnstufen können separat unter Rechnungswesen > Mahnung > Mahnstufen konfiguriert werden.
Weitere Rechnungen zu einer Mahnung hinzufügen
Wenn Sie weitere überfällige Rechnungen zu einer bestehenden Mahnung hinzufügen möchten, wechseln Sie die Tabellenansicht auf Rechnung, wählen Sie die gewünschte Rechnung aus und klicken Sie auf Hinzufügen.
Die ausgewählte Rechnung wird dann der aktuellen Mahnung hinzugefügt, sofern sie zum selben Kunden gehört und in die Mahnung aufgenommen werden kann.
Mahnung speichern
Klicken Sie in der Toolbar auf Speichern, um die Mahnung zu speichern.
Nach dem Speichern wird die Mahnung im System abgelegt und erhält eine Mahnungsnummer.
Mahnung drucken
Sie können die ausgewählte Mahnung drucken oder als PDF erzeugen.
- Wählen Sie die Mahnung aus.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken.
- Wählen Sie bei Bedarf die gewünschte Druckoption aus.
Mahnung per E-Mail versenden
Sie können die ausgewählte Mahnung direkt aus Logistiqo per E-Mail versenden.
- Wählen Sie die Mahnung aus.
- Öffnen Sie die E-Mail-Funktion, zum Beispiel über Datei > E-Mail.
- Prüfen Sie Empfänger, Betreff, Anhang und E-Mail-Text.
- Klicken Sie auf Nachricht senden.
Die Mahnung wird automatisch als PDF an die E-Mail angehängt.
Bezahlte Mahnungen anzeigen
Standardmäßig werden bezahlte Mahnungen gegebenenfalls nicht mehr in der Mahnungsübersicht angezeigt.
Wenn Sie Mahnungen zu bereits als bezahlt markierten Rechnungen anzeigen möchten, aktivieren Sie Bezahlte Mahnungen anzeigen.
So können Sie bei Bedarf auch ältere oder bereits erledigte Mahnungen wieder aufrufen.
Wichtiger Hinweis
Prüfen Sie vor dem Versenden einer Mahnung die enthaltenen Rechnungen, den Kundenkontakt, die Mahnstufe, das Mahnungsdatum, das Fristdatum, Mahngebühren und den Gesamtbetrag.
Wenn eine Rechnung bereits bezahlt wurde oder nicht gemahnt werden soll, entfernen Sie diese vor dem Speichern oder Versenden aus der Mahnung.