Kundenzahlungen erfassen und verwalten

Neue Zahlung erfassen

Öffnen Sie Rechnungswesen > Zahlung > Zahlung und klicken Sie in der Toolbar auf Neu.

Wählen Sie zuerst aus, wonach Sie die bezahlte Rechnung oder den offenen Posten suchen möchten.

Im Bereich Filtern nach stehen je nach Konfiguration mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• Rechnung: Verwenden Sie diese Auswahl, wenn der Kunde eine bestimmte Rechnung bezahlt hat.
• Kunde/Rechnungsempfänger: Verwenden Sie diese Auswahl, wenn der Kunde mehrere Rechnungen mit einer Zahlung bezahlt hat oder Sie alle offenen Rechnungen eines Kunden sehen möchten.
• Gutschrift: Verwenden Sie diese Auswahl, wenn die Zahlung mit einer Gutschrift zusammenhängt.
• Subunternehmen: Verwenden Sie diese Auswahl für Zahlungen im Zusammenhang mit Subunternehmern.

Wählen Sie anschließend das Bankkonto aus, auf dem die Zahlung eingegangen ist. Falls in Logistiqo mehrere Bankkonten hinterlegt sind, sollte das richtige Bankkonto vor dem Speichern geprüft werden.

Zahlung für eine einzelne Rechnung erfassen

Wenn der Kunde eine bestimmte Rechnung bezahlt hat, wählen Sie unter Filtern nach die Option Rechnung.

Suchen Sie im Rechnungsfeld nach der bezahlten Rechnungsnummer. Nachdem die Rechnung ausgewählt wurde, zeigt Logistiqo die Rechnungsdaten an und schlägt den Rechnungsbetrag als Zahlungsbetrag vor.

Prüfen Sie vor dem Speichern insbesondere diese Felder:

Zahlungsdatum: Datum, an dem die Zahlung eingegangen ist.

Betrag: Betrag, den der Kunde bezahlt hat. Der vorgeschlagene Betrag kann manuell geändert werden.

Skonto: Skontobetrag, falls ein Skonto berücksichtigt werden soll.

Zahlungsbedingung: Zahlungsbedingung der ausgewählten Rechnung.

In der Tabelle darunter wird die ausgewählte Rechnung mit Rechnungsbetrag, Zahlungsbetrag, Skonto, Restbetrag und Zuordnung angezeigt.

Wenn die Zahlung dieser Rechnung zugeordnet werden soll, aktivieren Sie die Zuordnung in der Spalte Zugeordnet. Speichern Sie die Zahlung anschließend über Speichern.

Zahlung für mehrere Rechnungen eines Kunden erfassen

Wenn ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Zahlung bezahlt hat, wählen Sie unter Filtern nach die Option Kunde/Rechnungsempfänger.

Wählen Sie den Kunden aus und geben Sie im Feld Betrag den insgesamt eingegangenen Zahlungsbetrag ein.

Logistiqo zeigt anschließend die offenen Rechnungen dieses Kunden in der Tabelle darunter an. Dort können Sie pro Rechnung entscheiden, ob die Zahlung dieser Rechnung zugeordnet werden soll.

Über die Spalte Zugeordnet ordnen Sie die Zahlung den jeweiligen Rechnungen zu. In der Zusammenfassung unterhalb der Tabelle sehen Sie, ob der gesamte Zahlungsbetrag zugeordnet wurde oder ob noch ein Betrag nicht zugeordnet ist.

Diese Vorgehensweise ist besonders hilfreich, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen gemeinsam in einer Banküberweisung bezahlt.

Teilzahlungen und Restbeträge

Wenn der Kunde weniger bezahlt hat als der offene Rechnungsbetrag, geben Sie den tatsächlich eingegangenen Betrag ein.

Die Rechnung bleibt dann mit einem Restbetrag offen. Logistiqo zeigt den verbleibenden Betrag in der Rechnungstabelle an.

So können Teilzahlungen korrekt erfasst werden, ohne dass die Rechnung vollständig als bezahlt markiert wird.

Vorlagendatum verwenden

In der rechten Detailbox kann ein Vorlagedatum angezeigt werden.

Dieses Datum ist hilfreich, wenn mehrere Zahlungen mit demselben Zahlungsdatum erfasst werden sollen. Das Vorlagedatum kann einmal gesetzt werden und wird dann bei den folgenden Zahlungseingaben verwendet.

Dadurch muss das Zahlungsdatum nicht bei jeder neuen Zahlung erneut geändert werden.

Zahlungsarchiv

Bereits gespeicherte Zahlungen können unter Rechnungswesen > Zahlung > Zahlungsarchiv eingesehen werden.

Wählen Sie im oberen Bereich eine Zahlung aus. Im unteren Bereich werden die Details zur Zahlung angezeigt.

Das Zahlungsarchiv zeigt unter anderem:

Zahlungsnummer: Interne Nummer der Zahlung.

Kunde: Kunde oder Rechnungsempfänger, dem die Zahlung zugeordnet wurde.

Bank: Bankkonto, auf dem die Zahlung eingegangen ist.

Zahlungsdatum: Datum der Zahlung.

Betrag: Gesamter Zahlungsbetrag.

Zugeordnet: Betrag, der bereits Rechnungen zugeordnet wurde.

Skonto: Skontobetrag, falls vorhanden.

In der unteren Tabelle sehen Sie, welchen Rechnungen die Zahlung zugeordnet wurde.

Zahlungsbetrag nachträglich ändern

Falls ein Zahlungsbetrag nachträglich korrigiert werden muss, öffnen Sie Rechnungswesen > Zahlung > Zahlungsarchiv.

Wählen Sie die entsprechende Zahlung in der Tabelle aus.

In der Tabelle mit den zugeordneten Rechnungen klicken Sie in der betreffenden Zeile auf das Stift-Symbol. Der Zahlungsbetrag wird dadurch bearbeitbar.

Ändern Sie den Zahlungsbetrag, bestätigen Sie die Änderung mit dem Haken und klicken Sie anschließend in der Toolbar auf Speichern.

Verwenden Sie diese Funktion sorgfältig, insbesondere wenn eine Zahlung bereits geprüft, exportiert oder abgestimmt wurde.

Wann wird welche Funktion verwendet?

Verwenden Sie Zahlung, wenn Sie eine neue Kundenzahlung erfassen möchten.

Verwenden Sie Zahlungsarchiv, wenn Sie eine bereits gespeicherte Zahlung prüfen oder nachträglich korrigieren möchten.

Wählen Sie Rechnung, wenn die Zahlung eindeutig zu einer einzelnen Rechnung gehört.

Wählen Sie Kunde/Rechnungsempfänger, wenn eine Zahlung auf mehrere offene Rechnungen verteilt werden soll.

Wichtige Hinweise

Prüfen Sie vor dem Speichern immer das ausgewählte Bankkonto.

Wenn nicht der gesamte Zahlungsbetrag zugeordnet wurde, zeigt Logistiqo den verbleibenden Betrag als Nicht zugeordnet an.

Eine Zahlung kann auch teilweise zugeordnet werden. Die offenen Restbeträge sollten danach jedoch sorgfältig geprüft werden.

Wenn eine Zahlung mit einem falschen Betrag gespeichert wurde, korrigieren Sie diese im Zahlungsarchiv, statt eine zweite Zahlung für denselben Zahlungseingang anzulegen.

Nach dem Speichern sollte geprüft werden, ob der Rechnungsstatus und der Restbetrag korrekt sind.