Mahnstufen definieren die einzelnen Schritte des Mahnprozesses in Logistiqo.
Ein typischer Mahnprozess besteht aus mehreren Mahnstufen, z. B. 1 - Reminder, 2 - 2nd reminder und 3 - 3rd reminder. Jede Mahnstufe kann eine eigene Zahlungsfrist, Mahngebühr und einen eigenen Mahntext haben.
Die Mahnstufen sind immer einem Mahntext zugeordnet. Ein Mahntext kann z. B. für eine bestimmte Sprache oder für einen bestimmten Mahnprozess verwendet werden, etwa Deutsch oder Englisch.
Mahnstufen öffnen
Gehen Sie im Menü zu Rechnungswesen > Mahnung > Mahnstufen.
In der oberen Tabelle sehen Sie die verfügbaren Mahntexte. Wählen Sie den Mahntext aus, den Sie bearbeiten möchten, z. B. Deutsch oder Englisch.
Nach der Auswahl werden darunter die Mahnstufen angezeigt, die zu diesem Mahntext gehören.
Mahntext und Mahnstufe
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Mahntext und Mahnstufe zu verstehen.
Mahntext: Die übergeordnete Textgruppe. Sie steht meistens für eine Sprache oder einen bestimmten Mahnprozess.
Mahnstufe: Der einzelne Schritt innerhalb des Mahntextes, z. B. erste Mahnung, zweite Mahnung oder dritte Mahnung.
Beispiel:
Der Mahntext Deutsch kann die Mahnstufen 1 - Reminder, 2 - 2nd reminder und 3 - 3rd reminder enthalten. Jede dieser Mahnstufen hat eigene Einstellungen und eigene Texte.
Bestehende Mahnstufe bearbeiten
Wählen Sie zuerst den Mahntext in der oberen Tabelle aus.
Klicken Sie anschließend auf die Mahnstufe, die Sie bearbeiten möchten.
Die Details der ausgewählten Mahnstufe werden darunter angezeigt. Dort können Sie die Felder, Mahngebühr und Texte anpassen.
Nach der Änderung klicken Sie in der Toolbar auf Speichern.
Neue Mahnstufe hinzufügen
Um eine weitere Mahnstufe anzulegen, wählen Sie zuerst den gewünschten Mahntext aus.
Klicken Sie anschließend im Bereich Mahnstufe auf Hinzufügen.
Eine neue Mahnstufe wird angelegt und kann im Detailbereich konfiguriert werden.
Nach Eingabe der Daten klicken Sie in der Toolbar auf Speichern.
Wichtige Felder
Name: Name der Mahnstufe. Dieser Name wird angezeigt, wenn die Mahnstufe ausgewählt wird.
Code: Interner Code der Mahnstufe.
Mahnstufe: Legt die Reihenfolge der Mahnstufe fest. Stufe 1 ist die erste Mahnung, Stufe 2 die zweite Mahnung, Stufe 3 die dritte Mahnung usw.
Fristtage: Anzahl der Tage, die als Zahlungsfrist für diese Mahnstufe verwendet werden. Wenn die Mahnung heute erstellt wird und Fristtage auf 10 steht, wird die Zahlungsfrist 10 Tage ab Mahndatum berechnet.
Grundbetrag: Grundbetrag für die Berechnung der Mahngebühr, insbesondere wenn mit prozentualen Gebühren gearbeitet wird.
Mahngebühr Fix: Feste Mahngebühr, die für diese Mahnstufe berechnet wird.
Prozent: Prozentuale Mahngebühr, falls mit prozentualen Mahngebühren gearbeitet wird.
Text 1: Erster Teil des Mahntextes. Dieser Text steht in der Regel vor der Auflistung der offenen Rechnungen.
Text 2: Zweiter Teil des Mahntextes. Dieser Text steht in der Regel nach der Auflistung der offenen Rechnungen und enthält häufig die Zahlungsfrist oder einen abschließenden Hinweis.
Mahntexte und Platzhalter
Die Felder Text 1 und Text 2 bestimmen den Text, der später auf dem Mahndokument erscheint.
In den Texten können Platzhalter verwendet werden, z. B.:
<lastReminder>: Verweist auf die vorherige Mahnung.
[date] oder <deadline>: Verweist auf die Zahlungsfrist bzw. Mahnfrist.
Entfernen oder ändern Sie Platzhalter nur, wenn Sie sicher sind, dass sie nicht mehr benötigt werden. Die Platzhalter werden beim Erstellen der Mahnung automatisch ersetzt.
Verwendung der Mahnstufen
Wenn eine Mahnung unter Rechnungswesen > Mahnung > Mahnung erstellt wird, bestimmt die ausgewählte Mahnstufe, welcher Text, welche Zahlungsfrist und welche Mahngebühr verwendet werden.
Die Mahnstufe ist in der Mahnung sichtbar und kann je nach Prozess vor dem Speichern und Drucken geprüft oder angepasst werden.
In den Mahndetails werden anschließend die zugehörigen Rechnungen, offenen Beträge, Mahngebühren und Gesamtbeträge angezeigt.
Reihenfolge der Mahnstufen ändern
Die Reihenfolge wird über das Feld Mahnstufe gesteuert.
Wenn eine Mahnstufe die erste Mahnung sein soll, tragen Sie 1 ein.
Wenn eine Mahnstufe die zweite Mahnung sein soll, tragen Sie 2 ein.
Wenn eine Mahnstufe die dritte Mahnung sein soll, tragen Sie 3 ein.
Die Nummer sollte zur gewünschten Reihenfolge des Mahnprozesses passen. Vermeiden Sie doppelte Mahnstufen-Nummern innerhalb desselben Mahntextes, außer dies ist ausdrücklich Teil Ihres Prozesses.
Praktische Hinweise
Prüfen Sie vor Änderungen an bestehenden Mahnstufen, ob diese bereits im laufenden Mahnprozess verwendet werden.
Änderungen an Texten, Gebühren oder Fristen wirken sich auf zukünftige Mahnungen aus, die diese Mahnstufe verwenden.
Wenn Sie Mahnungen in mehreren Sprachen verwenden, pflegen Sie die Mahntexte separat, z. B. für Deutsch und Englisch.
Wenn Sie eine neue Mahnstufe hinzufügen, achten Sie darauf, dass Mahnstufe, Gebühr, Fristtage und Text vollständig gepflegt sind, bevor die Mahnstufe produktiv verwendet wird.
Häufige Fehler
Wenn eine Mahnstufe beim Erstellen einer Mahnung nicht verfügbar ist, prüfen Sie, ob sie unter dem richtigen Mahntext gespeichert wurde.
Wenn auf der Mahnung der falsche Text erscheint, prüfen Sie, ob der richtige Mahntext und die richtige Mahnstufe ausgewählt wurden.
Wenn die Mahngebühr nicht stimmt, prüfen Sie Mahngebühr Fix, Prozent und Grundbetrag.
Wenn die Zahlungsfrist nicht stimmt, prüfen Sie Fristtage.
Wenn Platzhalter nicht ersetzt werden, sondern als normaler Text auf dem Dokument erscheinen, prüfen Sie, ob der Platzhalter korrekt geschrieben wurde.
Zusammenfassung
Mahnstufen definieren die einzelnen Schritte des Mahnprozesses.
Sie werden unter Rechnungswesen > Mahnung > Mahnstufen gepflegt.
Jeder Mahntext kann mehrere Mahnstufen enthalten, und jede Mahnstufe kann eigene Fristen, Gebühren und Texte haben.
Die Reihenfolge wird über das Feld Mahnstufe gesteuert.
Nach dem Ändern oder Hinzufügen von Mahnstufen muss der Mahntext gespeichert werden, bevor die Mahnstufen in Mahnungen verwendet werden.