Clasificación de Documentos con Tipos de Documento

Los tipos de documento típicos son, por ejemplo:

• Firma de Recogida
• Firma de Entrega
• Correo Electrónico
• Foto de Recogida
• Foto de Entrega

Abrir Tipos de Documento

Vaya a Configuración > General > Tipo de Documento.

La tabla superior muestra los tipos de documento existentes.

Puede seleccionar un tipo de documento existente o crear uno nuevo haciendo clic en Nuevo.

Crear o Editar un Tipo de Documento

Seleccione un tipo de documento existente o haga clic en Nuevo.

Luego mantenga los campos y configuraciones requeridas.

Los campos importantes son:

• Nombre: Nombre del tipo de documento. Este nombre se muestra después al seleccionar el tipo de documento para un documento subido.
• Estilo: Campo opcional para definir el estilo de visualización del enlace del documento. Si se usa, aquí se puede ingresar un estilo CSS.
• Insertar En: Define si el tipo de documento puede insertarse en documentos específicos, por ejemplo en un Conocimiento de Embarque.
• X / Y / Ancho / Alto: Información de posición y tamaño si un documento o imagen debe insertarse en otro documento. Estos campos solo son relevantes para procesos especiales de documentos.

Configuraciones Importantes

Las casillas en el tipo de documento definen cómo se usan los documentos de este tipo.

• Cliente: El documento puede ser relevante o visible para el cliente, por ejemplo en el portal del cliente.
• Subcontratista: El documento puede ser relevante para el subcontratista.
• Estado X: El documento puede mostrarse como un documento marcado o relevante en la tabla de envíos.
• Factura: El documento puede usarse como documento relevante para facturas, por ejemplo como un adjunto adicional a un correo de factura.
• Aduanas: El documento puede ser relevante para procesos aduaneros.
• Archivo: El documento se considera para fines de archivo.
• Imagen: El documento se trata como un documento de imagen, por ejemplo para fotos o firmas.
• Subida: El documento puede usarse para procesos de subida.

Qué casillas deben activarse depende del proceso requerido.

Guardar el Tipo de Documento

Después de crear o cambiar el tipo de documento, haga clic en Guardar.

El tipo de documento podrá usarse entonces para documentos subidos.

Clasificar un Documento Manualmente

Un documento puede asignarse a un tipo de documento directamente en un envío.

Vaya a Envíos > Envío.

Abra el envío requerido.

Haga clic en Documentos en la barra de herramientas superior.

Se abre la ventana de documentos. Aquí puede subir documentos nuevos o editar documentos existentes.

En la tabla de documentos encontrará la columna Tipo.

Seleccione el tipo de documento requerido, por ejemplo:

• Firma de Recogida
• Firma de Entrega
• Correo Electrónico
• Foto de Salida de Mercancías
• Foto de Recepción de Mercancías
• Foto de Intercambio de Palets
• Foto de Entrega
• Foto de Recogida
• Foto de Problema

Luego haga clic en Guardar para guardar la asignación.

Marcar Documentos como Relevantes para el Estado

Si un tipo de documento está definido como relevante para el estado, el documento puede mostrarse en la tabla de envíos.

Para ello, se puede mostrar una columna como Documentos (Estado Marcado) en la tabla de envíos.

Si hay un documento relevante disponible, se muestra una X en la columna.

La columna puede mostrarse u ocultarse mediante Configuración de Tabla.

Uso de Documentos para Facturas

Si un tipo de documento tiene activada la casilla Factura, los documentos de este tipo pueden ser relevantes para procesos de facturación.

Esto puede usarse, por ejemplo, cuando documentos de prueba de entrega, firmas u otros documentos de soporte deben enviarse junto con una factura.

Si un documento se envía realmente con una factura también depende del proceso de factura y correo electrónico usado en su sistema.

Clasificación Automática

Dependiendo de su configuración, los documentos también pueden clasificarse automáticamente.

Para ello, una regla define qué término o código debe aparecer en el nombre del archivo y qué tipo de documento debe asignarse automáticamente.

Ejemplo:

Si un archivo subido contiene un nombre o código específico, Logistiqo puede asignar automáticamente el tipo de documento correspondiente, por ejemplo Foto de Recogida o Firma de Entrega.

La asignación automática se mantiene en Configuración > General > Asignar Tipo de Documento.

Problemas Comunes

Si un documento no se muestra o usa como se espera, primero verifique los siguientes puntos:

• ¿Está creado el tipo de documento correcto?
• ¿Se seleccionó el tipo de documento en el documento subido?
• ¿Se guardó el cambio en la ventana de documentos?
• ¿Está activada la casilla requerida en el tipo de documento, por ejemplo Cliente, Estado X, Factura o Imagen?
• ¿Está mostrada la columna relevante en la tabla de envíos mediante Configuración de Tabla?
• Para la asignación automática, ¿coincide el nombre del archivo con la regla de asignación?
• ¿Se seleccionó el tipo de documento correcto en el envío?

Notas Importantes

Los tipos de documento deben nombrarse de forma clara y coherente.

Use nombres que sean fáciles de entender en el trabajo diario, por ejemplo:

• Firma de Recogida
• Firma de Entrega
• Foto de Recogida
• Foto de Entrega
• Foto de Problema

Antes de guardar, revise especialmente:

• nombre del tipo de documento
• visibilidad requerida para cliente o subcontratista
• marca de estado
• relevancia para facturas
• uso como imagen o archivo
• asignación automática, si se usa

Resumen

Los tipos de documento controlan cómo se clasifican y usan los documentos en Logistiqo.

La ruta principal para configurar tipos de documento es:

Configuración > General > Tipo de Documento

Los documentos en sí pueden subirse en un envío a través de Documentos y asignarse a un tipo de documento en el campo Tipo.

Si los documentos deben clasificarse automáticamente, también puede usarse Configuración > General > Asignar Tipo de Documento.