I pagamenti dei clienti sono gestiti in Contabilità > Pagamento > Pagamento.
Questa funzione viene utilizzata quando un cliente ha pagato una o più fatture e il pagamento deve essere registrato in Logistiqo. Un pagamento può essere assegnato a una singola fattura o a diverse fatture aperte dello stesso cliente.
Creazione di un nuovo pagamento
Aprire Contabilità > Pagamento > Pagamento e cliccare su Nuovo nella barra degli strumenti.
Nel modulo di pagamento, selezionare prima come si desidera cercare la fattura o la voce aperta.
È possibile filtrare per:
- Fattura: utilizzare questa opzione se il cliente ha pagato una fattura specifica.
- Cliente/Destinatario della fattura: utilizzare questa opzione se il cliente ha pagato più fatture o se si desidera vedere tutte le fatture aperte di un cliente.
- Nota di credito: utilizzare questa opzione se il pagamento deve essere collegato a una nota di credito.
- Subappaltatore: utilizzare questa opzione se il pagamento è relativo a un processo di subappalto.
Quindi selezionare il conto bancario su cui è stato ricevuto il pagamento. Se in Logistiqo sono disponibili più conti bancari, scegliere quello corretto prima di continuare.
Inserimento di un pagamento per una fattura
Se il cliente ha pagato una fattura specifica, selezionare Fattura sotto Filtra per.
Cercare il numero della fattura nel campo fattura. Dopo aver selezionato la fattura, Logistiqo mostra i dati della fattura e propone l'importo della fattura come importo del pagamento.
Controllare i seguenti campi prima di salvare:
Data pagamento: Data in cui è stato ricevuto il pagamento.
Importo: Importo pagato dal cliente. Può essere modificato manualmente se il cliente ha pagato un importo diverso.
Sconto contanti: Importo dello sconto contanti, se applicabile.
Condizione di pagamento: Condizione di pagamento della fattura.
Nella tabella delle fatture sottostante viene visualizzata la fattura selezionata con importo fattura, importo pagamento, sconto contanti, importo residuo e stato di allocazione.
Se il pagamento deve essere assegnato a questa fattura, attivare l'allocazione nella colonna Assegnato. Quindi cliccare su Salva.
Inserimento di un pagamento per più fatture
Se il cliente ha pagato più fatture con un unico pagamento, selezionare Cliente/Destinatario della fattura sotto Filtra per.
Selezionare il cliente e inserire l'importo totale ricevuto nel campo Importo.
Logistiqo quindi mostra le fatture aperte di questo cliente nella tabella sottostante. Per ogni fattura, è possibile decidere se il pagamento deve essere assegnato a essa.
Utilizzare la colonna Assegnato per assegnare il pagamento alle fatture rilevanti. Il riepilogo sotto la tabella mostra se l'intero importo del pagamento è stato assegnato o se rimane un importo non assegnato.
Questo è particolarmente utile quando un cliente paga diverse fatture insieme in un unico bonifico bancario.
Pagamenti parziali e importi residui
Se il cliente ha pagato meno dell'importo della fattura, inserire l'importo effettivamente ricevuto.
La fattura rimarrà quindi parzialmente aperta. Logistiqo mostra l'importo residuo nella tabella delle fatture.
Ciò consente di registrare pagamenti parziali senza segnare l'intera fattura come pagata.
Data predefinita
Sul lato destro, il pannello dei dettagli può mostrare una Data predefinita.
Questo è utile se si stanno inserendo più pagamenti per la stessa data di pagamento. Impostare una volta la data predefinita e Logistiqo potrà utilizzarla per i pagamenti inseriti successivamente.
Questo evita di modificare manualmente la data di pagamento per ogni pagamento.
Archivio pagamenti
I pagamenti salvati possono essere consultati in Contabilità > Pagamento > Archivio pagamenti.
L'archivio dei pagamenti mostra i pagamenti già inseriti. Selezionare un pagamento nella tabella superiore per vedere i dettagli del pagamento in basso.
L'archivio mostra informazioni quali:
Numero pagamento: Numero interno del pagamento.
Cliente: Cliente o destinatario della fattura collegato al pagamento.
Banca: Conto bancario su cui è stato ricevuto il pagamento.
Data pagamento: Data del pagamento.
Importo: Importo totale del pagamento.
Assegnato: Importo che è stato assegnato alle fatture.
Sconto contanti: Importo dello sconto contanti, se applicabile.
La tabella inferiore mostra a quale fattura o fatture è stato assegnato il pagamento.
Modifica successiva dell'importo di un pagamento
Se è necessario correggere un importo di pagamento successivamente, aprire Contabilità > Pagamento > Archivio pagamenti.
Selezionare il pagamento pertinente nella tabella.
Nella tabella delle fatture assegnate, cliccare sull'icona della matita nella riga che deve essere modificata. L'importo del pagamento diventa modificabile.
Modificare l'importo del pagamento, confermare la modifica con il segno di spunta e quindi cliccare su Salva nella barra degli strumenti.
Usare questa funzione con cautela, specialmente se il pagamento è già stato controllato, esportato o riconciliato.
Quando utilizzare quale funzione
Utilizzare Pagamento quando si desidera inserire un nuovo pagamento cliente.
Utilizzare Archivio pagamenti quando si desidera rivedere un pagamento esistente o correggere un pagamento già inserito.
Utilizzare Fattura come filtro quando il pagamento appartiene chiaramente a una fattura.
Utilizzare Cliente/Destinatario della fattura come filtro quando un pagamento deve essere distribuito su più fatture.
Note importanti
Controllare sempre il conto bancario prima di salvare il pagamento.
Se l'intero importo del pagamento non è assegnato, Logistiqo mostra l'importo residuo non assegnato nel riepilogo del pagamento.
Un pagamento può essere salvato anche se è solo parzialmente assegnato, ma gli importi aperti o residui devono essere controllati con attenzione.
Se un pagamento è stato inserito con un importo errato, correggerlo nell'Archivio pagamenti invece di creare un secondo pagamento per la stessa transazione bancaria.
Dopo il salvataggio, verificare che lo stato della fattura e l'importo residuo siano corretti.