In dieser Anleitung wird erklärt, wie Sie eine Eingangsrechnung von einem Subunternehmer in Logistiqo erfassen. Eingangsrechnungen können semi-automatisch erstellt werden, da vorhandene Sendungsdaten und Kostenpositionen aus Logistiqo übernommen werden können.
Eingangsrechnung erstellen
- Gehen Sie im Menü zu Rechnungswesen > Kreditoren > Eingangsrechnung.
- Stellen Sie sicher, dass in der Tabelle die Ansicht Sendungen ausgewählt ist.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Neu, um eine neue Eingangsrechnung zu erstellen.
- Wählen Sie den Subunternehmer aus, von dem Sie die Eingangsrechnung erhalten haben.
- Logistiqo erstellt eine neue Eingangsrechnung für den ausgewählten Subunternehmer.
Nach Auswahl des Subunternehmers zeigt die Sendungstabelle die passenden Sendungen bzw. Kostenpositionen an, die diesem Subunternehmer zugeordnet sind.
Sendungen zur Eingangsrechnung hinzufügen
- Wählen Sie in der Sendungstabelle die Sendungen oder Kostenpositionen aus, die auf der Rechnung des Subunternehmers aufgeführt sind.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählten Positionen in die Eingangsrechnung zu übernehmen.
- Die ausgewählten Positionen erscheinen anschließend im Bereich Details der Eingangsrechnung.
Die übernommenen Positionen enthalten bereits Daten aus den Sendungen, zum Beispiel Leistung, Sendungsbezug, Fahrzeug, Lieferort, Leistungsdatum, Menge, Preis und Betrag. Dadurch können Sie die Rechnung des Subunternehmers mit den in Logistiqo vorhandenen Daten abgleichen.
Rechnungsdaten vervollständigen
Ergänzen Sie anschließend die allgemeinen Rechnungsdaten, zum Beispiel Lieferantenreferenz bzw. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beschreibung, Bezahlt-Status und Rechnungsbetrag.
Über den Betrag können Sie prüfen, ob der aus den ausgewählten Positionen berechnete Gesamtbetrag mit der erhaltenen Rechnung des Subunternehmers übereinstimmt.
Rechnungspositionen prüfen oder ändern
Die einzelnen Rechnungspositionen können bei Bedarf geprüft oder angepasst werden.
- Öffnen Sie den Bereich Details der Eingangsrechnung.
- Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol neben der Rechnungsposition, die Sie prüfen oder ändern möchten.
- Prüfen oder ändern Sie die Positionsdaten, zum Beispiel Leistung, Sendung, Fahrzeug, Lieferort, Leistungsdatum, Menge, Preis, Umsatzsteuerbetrag, Betrag exkl. USt. oder Betrag inkl. USt.
- Klicken Sie im Pop-up auf Speichern.
- Speichern Sie anschließend die Eingangsrechnung erneut über Speichern in der Toolbar.
Zusätzliche Positionen ohne Sendungsbezug hinzufügen
Wenn die Rechnung des Subunternehmers zusätzliche Positionen enthält, die nicht direkt zu einer Sendung gehören, können Sie diese manuell ergänzen.
- Öffnen Sie den Bereich Details der Eingangsrechnung.
- Klicken Sie auf Neu, um eine zusätzliche Rechnungsposition zu erstellen.
- Erfassen Sie die erforderlichen Positionsdaten.
- Fügen Sie die Position zur Eingangsrechnung hinzu.
- Speichern Sie anschließend die Eingangsrechnung.
Dies kann zum Beispiel für zusätzliche Gebühren oder Kosten verwendet werden, die nicht aus einer bestehenden Sendung übernommen wurden.
Eingescannte Rechnung als PDF hochladen
Nachdem die Eingangsrechnung erstmalig gespeichert wurde, können Sie die eingescannte Rechnung als PDF-Dokument hinterlegen.
- Speichern Sie die Eingangsrechnung über Speichern in der Toolbar.
- Klicken Sie anschließend in der Toolbar auf Dokumente.
- Laden Sie die eingescannte Rechnung als PDF-Datei hoch.
- Speichern Sie die Änderung.
Die hochgeladene PDF-Datei ist direkt mit der Eingangsrechnung verknüpft. Dadurch kann der Originalbeleg später zum Beispiel beim Export an den Steuerberater oder an eine Buchhaltungssoftware mit übergeben werden.
Wichtiger Hinweis
Prüfen Sie vor dem Speichern, ob alle Rechnungspositionen mit der tatsächlichen Rechnung des Subunternehmers übereinstimmen.
Achten Sie besonders auf die ausgewählten Sendungen, Preise, Umsatzsteuerbeträge, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, Fälligkeit, Bezahlt-Status, hochgeladenes Dokument und den Gesamtbetrag.