Bestehende Rechnungen verwalten: Drucken, E-Mail, Anhänge und Korrekturen

Rechnung öffnen

Gehen Sie zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen.

In der oberen Tabelle sehen Sie die bestehenden Rechnungen. Wählen Sie eine Rechnung aus der Tabelle aus, um die Rechnungsdetails im unteren Bereich zu öffnen.

Je nach Arbeitsablauf können Sie anschließend über die Toolbar die Rechnung drucken, per E-Mail versenden, Dokumente öffnen oder rechnungsbezogene Daten bearbeiten.

Rechnung mit oder ohne Logo drucken

Rechnungen können entweder mit Logo und Layout oder ohne Logo und grafische Elemente gedruckt werden.

Verwenden Sie Rechnung mit Logo, wenn die Rechnung mit Firmenlogo und dem Logistiqo-Rechnungslayout erstellt werden soll. Diese Variante wird normalerweise verwendet, wenn die Rechnung per E-Mail verschickt oder auf blankem Papier gedruckt wird.

Verwenden Sie Rechnung ohne Logo, wenn Sie die Rechnung auf vorgedrucktem Briefpapier drucken möchten. In diesem Fall werden Logo und grafische Kopfelemente nicht mitgedruckt.

So drucken Sie eine Rechnung:

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Klicken Sie in der Toolbar auf Drucken.
3. Wählen Sie die gewünschte Druckoption, zum Beispiel:
   • Rechnung mit Logo
   • Rechnung ohne Logo

Unterschied zwischen Drucken und Gesamtdruck

In Logistiqo können mehrere Rechnungen gleichzeitig geöffnet sein.

Die aktuell geöffneten Rechnungen sehen Sie rechts im Detailbereich, zum Beispiel in einer Tabelle wie Ausgewählte Rechnungen oder einer ähnlichen Übersicht.

Der Unterschied ist:

• Drucken: Druckt nur die aktuell ausgewählte Rechnung.
• Gesamtdruck: Druckt alle aktuell geöffneten oder ausgewählten Rechnungen zusammen in einer PDF-Datei.

Verwenden Sie Drucken, wenn Sie nur die Rechnung drucken möchten, die Sie gerade ausgewählt haben.

Verwenden Sie Gesamtdruck, wenn Sie mehrere Rechnungen zusammen drucken möchten.

Rechnung per E-Mail versenden

So versenden Sie eine Rechnung per E-Mail:

1. Öffnen Sie die Rechnung.
2. Klicken Sie in der Toolbar auf E-Mail.
3. Wählen Sie die gewünschte E-Mail-Option, falls mehrere Optionen verfügbar sind.
4. Prüfen Sie Empfänger, Betreff, Text und Anhänge.
5. Versenden Sie die E-Mail.

Die verfügbaren E-Mail-Optionen können von Ihrer Systemeinrichtung und den verwendeten Rechnungsvorlagen abhängen.

Anhänge mit einer Rechnungsmail versenden

Sie können Dokumente als Anhang zusammen mit einer Rechnungsmail versenden.

Typische Beispiele sind Lieferscheine, unterschriebene Dokumente, gescannte Dokumente oder andere sendungsbezogene Dateien.

Es gibt zwei häufige Wege, Dokumente als Rechnungsanhang zu verwenden.

Dokumente aus der Sendung

Wenn ein Dokument zu einer Sendung gehört, laden Sie es zuerst in der Sendung hoch.

1. Gehen Sie zu Sendungen > Sendung.
2. Öffnen Sie die relevante Sendung.
3. Klicken Sie in der Toolbar auf Dokumente.
4. Laden Sie das gewünschte Dokument hoch.
5. Markieren Sie das Dokument als relevant für die Rechnung, falls die entsprechende Option oder Spalte verfügbar ist.

Beim Versand der Rechnung per E-Mail kann das markierte Dokument als Anhang mitgesendet werden.

Dokumente direkt zur Rechnung hochladen

Sie können Dokumente auch direkt an einer Rechnung hochladen.

1. Gehen Sie zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen.
2. Öffnen Sie die Rechnung.
3. Klicken Sie in der Toolbar auf Dokumente.
4. Laden Sie das gewünschte Dokument hoch.
5. Markieren Sie das Dokument als Rechnungsanhang, falls die entsprechende Option verfügbar ist.

Das ist sinnvoll, wenn das Dokument nicht direkt zu einer bestimmten Sendung gehört oder nur mit dieser Rechnung versendet werden soll.

Rechnung mit alternativem Rechnungsempfänger erstellen

Ein alternativer Rechnungsempfänger kann verwendet werden, wenn die Rechnung nicht an den eigentlichen Kunden, sondern an ein anderes in Logistiqo hinterlegtes Unternehmen gehen soll.

Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Aufträge über einen Kunden laufen, die Rechnung aber an eine andere Abrechnungsgesellschaft geschickt werden soll.

So hinterlegen Sie einen alternativen Rechnungsempfänger:

1. Gehen Sie zu Kontakte > Unternehmen.
2. Wählen Sie das Unternehmen aus, für das Sie einen alternativen Rechnungsempfänger hinterlegen möchten.
3. Öffnen Sie die Einstellungen für Rechnungsempfänger über die verfügbare Datei- oder Toolbar-Option.
4. Klicken Sie auf Neu.
5. Wählen Sie das Unternehmen aus, das als alternativer Rechnungsempfänger verwendet werden soll.
6. Wenn dieser Rechnungsempfänger standardmäßig verwendet werden soll, markieren Sie ihn als bevorzugt.
7. Speichern Sie die Einstellungen.

Falls der gewünschte Rechnungsempfänger noch nicht als Unternehmen existiert, legen Sie das Unternehmen zuerst an und führen Sie die Schritte anschließend erneut aus.

Wenn für einen Kunden alternative Rechnungsempfänger hinterlegt sind, kann Logistiqo in der Sendung ein Auswahlfeld für den Rechnungsempfänger anzeigen. Ist ein Empfänger als bevorzugt markiert, wird dieser standardmäßig ausgewählt.

Steuerpflichtige und steuerfreie Leistungen in einer Rechnung

Rechnungen können sowohl steuerpflichtige als auch steuerfreie Leistungen enthalten.

Die Umsatzsteuerbehandlung wird über die buchhalterische Einstellung der Leistung gesteuert. Wenn eine Leistung steuerfrei sein soll, muss diese Leistung eine passende Buchungsvorlage Erlös verwenden.

So richten Sie eine steuerfreie Leistung ein:

1. Gehen Sie zu Stammdaten > Leistung.
2. Wählen Sie die Leistung aus, die steuerfrei sein soll, oder legen Sie eine neue Leistung an.
3. Aktivieren Sie bei Bedarf Erlöskonto überschreiben.
4. Wählen Sie eine Buchungsvorlage Erlös aus, die ein steuerfreies Konto verwendet.
5. Speichern Sie die Leistung.

Falls noch keine passende steuerfreie Buchungsvorlage vorhanden ist, erstellen oder bearbeiten Sie zuerst die Buchungsvorlage.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Einstellung > Rechnungswesen > Buchungsvorlage.
2. Erstellen Sie eine neue Buchungsvorlage oder wählen Sie eine bestehende Vorlage aus.
3. Wählen Sie Konten aus, die die gewünschte Umsatzsteuerlogik verwenden, zum Beispiel steuerfreie Konten.
4. Speichern Sie die Buchungsvorlage.
5. Wechseln Sie zurück zur Leistung und hinterlegen Sie dort die Buchungsvorlage.

Wenn die Leistung in einer Rechnung verwendet wird, übernimmt Logistiqo die Umsatzsteuerlogik der hinterlegten Buchungsvorlage. Werden steuerpflichtige und steuerfreie Leistungen in derselben Rechnung verwendet, wird die Umsatzsteuer entsprechend getrennt ausgewiesen.

Warum mehrere Rechnungen statt einer Sammelrechnung erstellt wurden

Wenn mehrere Sendungen zur Fakturierung ausgewählt werden, kann Logistiqo trotzdem mehr als eine Rechnung erstellen.

Das passiert meistens aus einem der folgenden Gründe.

Unterschiedliche Zahlungsbedingungen

Sendungen mit unterschiedlichen Zahlungsbedingungen können nicht in einer gemeinsamen Rechnung zusammengefasst werden.

Wenn mehrere Sendungen ausgewählt wurden und diese unterschiedliche Zahlungsbedingungen haben, erstellt Logistiqo getrennte Rechnungen je Zahlungsbedingung.

Beispiel:

• Sendung A hat Zahlungsbedingung 10 Tage.
• Sendung B hat Zahlungsbedingung 30 Tage.
• Beide Sendungen werden zur Fakturierung ausgewählt.

In diesem Fall erstellt Logistiqo getrennte Rechnungen, weil die Zahlungsbedingungen unterschiedlich sind.

Wochenrechnung oder Monatsrechnung

Wenn beim Kunden Wochenrechnung oder Monatsrechnung hinterlegt ist, kann Logistiqo die Rechnungen nach Woche oder Monat aufteilen.

Beispiel:

• Zwei Sendungen gehören zu einer Woche.
• Eine weitere Sendung gehört zu einer anderen Woche.
• Beim Kunden ist Wochenrechnung aktiv.

Logistiqo kann dann zwei Rechnungen erstellen, eine je Woche.

Sammelrechnung nicht aktiv

Wenn beim Kunden keine Sammelrechnung, Wochenrechnung oder Monatsrechnung hinterlegt ist, erstellt Logistiqo Einzelrechnungen, auch wenn mehrere Sendungen gleichzeitig ausgewählt wurden.

Prüfen Sie die Kundeneinstellungen, wenn mehrere Sendungen in einer Rechnung zusammengefasst werden sollen.

Rechnung ändern oder korrigieren

Ob eine Rechnung noch geändert werden kann, hängt von Ihren Systemeinstellungen und davon ab, ob die Rechnung bereits exportiert wurde.

Grundsätzlich können Rechnungen in der Regel noch bearbeitet werden, solange sie noch nicht an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater exportiert wurden.

Wichtige Hinweise:

• Sobald eine Rechnung an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater exportiert wurde, sollte sie normalerweise nicht mehr geändert werden.
• Je nach Konfiguration kann Logistiqo das Bearbeiten von Rechnungen verhindern und stattdessen Storno-Rechnungen oder Gutschriften erfordern.
• Das Löschen von Rechnungsnummern ist in der Regel nicht erlaubt, da dadurch Lücken im Nummernkreis entstehen würden.
• Kundendaten wie Straße oder Hausnummer können gegebenenfalls aktualisiert werden. Der Kunde der Sendung selbst kann nach der Rechnungserstellung normalerweise nicht mehr geändert werden.

Sendungsdaten für eine Rechnung aktualisieren

Wenn rechnungsrelevante Sendungsdaten korrigiert werden müssen, ist es häufig notwendig, zuerst die Sendung zu korrigieren und anschließend die Rechnung erneut zu öffnen oder erneut zu speichern.

Typischer Ablauf:

1. Schließen Sie die Rechnung, falls diese aktuell geöffnet ist.
2. Gehen Sie zu Sendungen > Sendung.
3. Öffnen Sie bei Bedarf die Filtereinstellungen und wählen Sie Alle, damit auch bereits fakturierte Sendungen angezeigt werden.
4. Suchen Sie die Sendung, die zur Rechnung gehört.
5. Korrigieren Sie die noch bearbeitbaren Sendungsdaten.
6. Speichern Sie die Sendung.
7. Gehen Sie zurück zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen.
8. Öffnen Sie die Rechnung erneut.
9. Prüfen Sie, ob die korrigierten Sendungsdaten übernommen wurden.
10. Speichern Sie die Rechnung, falls erforderlich.

Wenn die Rechnung bereits exportiert oder durch Ihre Konfiguration gesperrt ist, sind direkte Änderungen möglicherweise nicht mehr möglich.

Rechnung nach dem Export korrigieren

Wenn eine Rechnung bereits an die Finanzbuchhaltung exportiert wurde, sollte die Rechnung normalerweise nicht mehr direkt bearbeitet werden.

Je nach internem Ablauf müssen Sie stattdessen eine Korrekturrechnung, eine Gutschrift oder eine neue korrigierte Rechnung erstellen.

Das hängt von Ihrem Buchhaltungsprozess und Ihrer Systemkonfiguration ab.

Wichtige Hinweise

Prüfen Sie vor dem Drucken, Versenden, Exportieren oder Korrigieren von Rechnungen insbesondere folgende Punkte:

• Rechnungsempfänger
• Rechnungsadresse
• Rechnungsdatum
• Leistungsdatum
• Zahlungsbedingung
• Rechnungsbetrag
• Umsatzsteuerbeträge
• Rechnungsleistungen
• angehängte Dokumente
• Sendungsreferenzen
• Exportstatus
• Zahlungsstatus

Wenn eine Rechnung bereits exportiert, bezahlt oder an den Kunden gesendet wurde, sollten Korrekturen sorgfältig nach Ihrem internen Buchhaltungsprozess durchgeführt werden.