Gestión de Facturas Existentes: Impresión, Envío por Correo Electrónico, Adjuntos y Correcciones

Abrir una Factura

Vaya a Contabilidad > Deudores > Registro de Facturas.

La tabla superior muestra las facturas existentes. Seleccione una factura de la tabla para mostrar los detalles de la factura en el área inferior.

Dependiendo de su flujo de trabajo, puede usar la barra de herramientas para imprimir, enviar por correo electrónico, abrir documentos o editar datos relacionados con la factura.

Imprimir una Factura Con o Sin Logotipo

Las facturas se pueden imprimir con el logotipo y diseño de la empresa o sin logotipo ni elementos gráficos.

Use Factura con Logotipo si la factura debe incluir el logotipo y el diseño estándar de factura de Logistiqo. Esto se usa generalmente cuando la factura se envía por correo electrónico o se imprime en papel en blanco.

Use Factura sin Logotipo si desea imprimir la factura en papel membretado preimpreso de la empresa. En este caso, Logistiqo no imprime el encabezado gráfico ni el logotipo.

Para imprimir una factura:

1. Abra la factura.
2. Haga clic en Imprimir en la barra de herramientas.
3. Seleccione la opción de impresión requerida, por ejemplo:
   • Factura con Logotipo
   • Factura sin Logotipo

Diferencia Entre Imprimir e Impresión por Lote

En Logistiqo, varias facturas pueden estar abiertas al mismo tiempo.

Las facturas abiertas actualmente se muestran en el área de detalles a la derecha, usualmente en una tabla como Factura Seleccionada o una vista similar de facturas seleccionadas.

La diferencia es:

• Imprimir: Imprime solo la factura actualmente seleccionada.
• Impresión por Lote / Impresión Total: Imprime todas las facturas abiertas o seleccionadas juntas en un solo archivo PDF.

Use Imprimir si solo desea imprimir la factura en la que está trabajando actualmente.

Use Impresión por Lote / Impresión Total si desea imprimir varias facturas juntas.

Enviar una Factura por Correo Electrónico

Para enviar una factura por correo electrónico:

1. Abra la factura.
2. Haga clic en Correo electrónico en la barra de herramientas.
3. Seleccione la opción de correo electrónico requerida, si aplica.
4. Verifique el destinatario del correo, asunto, texto y adjuntos.
5. Envíe el correo electrónico.

Las opciones de correo electrónico disponibles pueden depender de la configuración de su sistema y las plantillas de factura.

Enviar Adjuntos con un Correo Electrónico de Factura

Puede enviar documentos como adjuntos junto con un correo electrónico de factura.

Ejemplos típicos son albaranes, documentos firmados, documentos escaneados u otros archivos relacionados con el envío.

Hay dos formas comunes de adjuntar documentos a un correo electrónico de factura.

Documentos del Envío

Si un documento pertenece al envío, cárguelo primero en el envío.

1. Vaya a Envíos > Envío.
2. Abra el envío relevante.
3. Haga clic en Documentos en la barra de herramientas.
4. Cargue el documento requerido.
5. En la ventana de documentos, marque el documento como relevante para la factura si está disponible la opción o columna correspondiente.

Cuando la factura se envía por correo electrónico, el documento seleccionado puede incluirse como adjunto.

Documentos Cargados Directamente a la Factura

También puede cargar documentos directamente a una factura.

1. Vaya a Contabilidad > Deudores > Registro de Facturas.
2. Abra la factura.
3. Haga clic en Documentos en la barra de herramientas.
4. Cargue el documento requerido.
5. Marque el documento como adjunto de factura, si está disponible la opción correspondiente.

Esto es útil si el adjunto no pertenece a un envío específico o solo debe enviarse junto con esta factura.

Crear una Factura con un Destinatario Alternativo

Se puede usar un destinatario alternativo de factura si la factura no debe enviarse a la empresa principal del cliente, sino a otra empresa almacenada en Logistiqo.

Esto puede ser útil si los pedidos se gestionan a través de un cliente, pero las facturas deben enviarse a una empresa de facturación diferente.

Para definir un destinatario alternativo de factura:

1. Vaya a Contactos > Empresas.
2. Seleccione la empresa para la que desea definir un destinatario alternativo de factura.
3. Abra la configuración del destinatario de facturas desde las opciones disponibles en el archivo o barra de herramientas.
4. Haga clic en Nuevo.
5. Seleccione la empresa que debe usarse como destinatario alternativo de factura.
6. Si este destinatario debe usarse por defecto, márquelo como preferido.
7. Guarde la configuración.

Si el destinatario deseado aún no existe como empresa, cree primero la empresa y luego repita los pasos anteriores.

Cuando se crea un envío para un cliente con destinatarios alternativos de factura, Logistiqo puede mostrar un campo de selección para el destinatario de la factura. Si un destinatario está marcado como preferido, se selecciona por defecto.

Servicios Gravados y Exentos en una Misma Factura

Las facturas pueden contener servicios gravados y exentos de impuestos.

El manejo del IVA se controla mediante la configuración contable del servicio. Si un servicio debe estar exento de impuestos, debe usar una plantilla de contabilidad de ingresos correspondiente.

Para configurar un servicio exento de impuestos:

1. Vaya a Datos Maestros > Servicio.
2. Seleccione el servicio que debe estar exento de impuestos o cree un nuevo servicio.
3. Active Sobrescribir Cuenta de Ingresos, si es necesario.
4. Seleccione una plantilla contable de ingresos que use una cuenta exenta de impuestos.
5. Guarde el servicio.

Si no existe una plantilla contable exenta adecuada, cree o ajuste primero la plantilla contable.

Para esto:

1. Vaya a Configuración > Contabilidad > Plantillas Contables.
2. Cree una nueva plantilla contable o seleccione una existente.
3. Seleccione cuentas que usen la configuración de IVA requerida, por ejemplo cuentas exentas.
4. Guarde la plantilla contable.
5. Regrese al servicio y asigne la plantilla contable.

Cuando el servicio se usa en una factura, Logistiqo aplica la configuración de IVA de la plantilla contable asignada. Si se usan servicios gravados y exentos en la misma factura, el IVA se muestra por separado según la configuración de la factura.

Por Qué Se Crearon Varias Facturas en Lugar de Una Factura Colectiva

Si se seleccionan varios envíos para facturación, Logistiqo puede crear más de una factura.

Esto ocurre generalmente por una de las siguientes razones.

Diferentes Condiciones de Pago

Los envíos con diferentes condiciones de pago no pueden combinarse en una sola factura.

Si se seleccionan varios envíos y tienen diferentes condiciones de pago, Logistiqo crea facturas separadas para los diferentes grupos de condiciones de pago.

Ejemplo:

• El envío A tiene condición de pago 10 días.
• El envío B tiene condición de pago 30 días.
• Ambos envíos están seleccionados para facturación.

En este caso, Logistiqo crea facturas separadas porque los términos de pago son diferentes.

Configuración de Facturación Semanal o Mensual

Si el cliente está configurado para facturación semanal o mensual, Logistiqo puede dividir las facturas por semana o mes.

Ejemplo:

• Dos envíos pertenecen a una semana.
• Un envío pertenece a otra semana.
• La facturación semanal está activa para el cliente.

Logistiqo puede entonces crear dos facturas, una para cada semana.

Configuración de Factura Colectiva No Activa

Si el cliente no está configurado para facturas colectivas, facturación semanal o mensual, Logistiqo crea facturas individuales aunque se seleccionen varios envíos.

Revise la configuración del cliente si desea combinar varios envíos en una sola factura.

Cambiar o Corregir una Factura

Si una factura aún puede modificarse depende de la configuración de su sistema y de si la factura ya fue exportada.

En general, las facturas suelen poder editarse si aún no se han exportado a la contabilidad financiera o al asesor fiscal.

Notas importantes:

• Una vez que una factura ha sido exportada a contabilidad o al asesor fiscal, usualmente no debe modificarse.
• Dependiendo de su configuración, Logistiqo puede impedir la edición de facturas y requerir facturas de corrección o notas de crédito en su lugar.
• Generalmente no está permitido eliminar números de factura, porque esto crearía huecos en la numeración.
• Los datos de dirección del cliente pueden actualizarse, pero usualmente no se puede cambiar el cliente del envío después de creada la factura.

Actualizar Datos del Envío para una Factura

Si hay que corregir datos del envío relevantes para la factura, a menudo es necesario corregir primero el envío y luego reabrir o guardar nuevamente la factura.

Flujo de trabajo típico:

1. Cierre la factura si está abierta actualmente.
2. Vaya a Envíos > Envío.
3. Use los filtros si es necesario y seleccione Todos para encontrar también envíos ya facturados.
4. Busque el envío que pertenece a la factura.
5. Corrija los datos del envío que aún sean editables.
6. Guarde el envío.
7. Regrese a Contabilidad > Deudores > Registro de Facturas.
8. Abra la factura nuevamente.
9. Verifique si los datos corregidos del envío se han transferido.
10. Guarde la factura si es necesario.

Si la factura ya fue exportada o bloqueada por su configuración, puede que ya no sea posible hacer cambios directamente.

Corregir una Factura Después de la Exportación

Si una factura ya fue exportada a contabilidad financiera, usualmente no debe editarse más.

Dependiendo de su flujo de trabajo interno, puede necesitar crear una factura de corrección, una nota de crédito o una nueva factura corregida en su lugar.

Esto depende de su proceso contable y configuración del sistema.

Notas Importantes

Antes de imprimir, enviar por correo electrónico, exportar o corregir facturas, verifique lo siguiente:

• destinatario de la factura
• dirección de la factura
• fecha de la factura
• fecha de entrega
• condición de pago
• importe de la factura
• montos del IVA
• servicios facturados
• documentos adjuntos
• referencias de envío
• estado de exportación
• estado de pago

Si una factura ya fue exportada, pagada o enviada al cliente, las correcciones deben manejarse con cuidado según su proceso contable interno.