Gestione delle Fatture Esistenti: Stampa, Invio Email, Allegati e Correzioni

Apertura di una Fattura

Vai su Contabilità > Debitori > Registro Fatture.

La tabella superiore mostra le fatture esistenti. Seleziona una fattura dalla tabella per visualizzare i dettagli della fattura nell’area inferiore.

A seconda del tuo flusso di lavoro, puoi quindi utilizzare la barra degli strumenti per stampare, inviare via email, aprire documenti o modificare i dati relativi alla fattura.

Stampa di una Fattura Con o Senza Logo

Le fatture possono essere stampate con il logo aziendale e layout oppure senza logo e elementi grafici.

Usa Fattura con Logo se la fattura deve includere il logo e il layout standard di Logistiqo. Questo è solitamente usato quando la fattura viene inviata via email o stampata su carta bianca.

Usa Fattura senza Logo se vuoi stampare la fattura su carta intestata pre-stampata dell’azienda. In questo caso, Logistiqo non stampa l’intestazione grafica o il logo.

Per stampare una fattura:

1. Apri la fattura.
2. Clicca su Stampa nella barra degli strumenti.
3. Seleziona l’opzione di stampa richiesta, ad esempio:
   • Fattura con Logo
   • Fattura senza Logo

Differenza Tra Stampa e Stampa Batch

In Logistiqo, possono essere aperte contemporaneamente più fatture.

Le fatture attualmente aperte sono mostrate nell’area di dettaglio a destra, solitamente in una tabella come Fatture Selezionate o una panoramica simile delle fatture selezionate.

La differenza è:

• Stampa: Stampa solo la fattura attualmente selezionata.
• Stampa Batch / Stampa Totale: Stampa tutte le fatture attualmente aperte o selezionate insieme in un unico file PDF.

Usa Stampa se vuoi stampare solo la fattura su cui stai lavorando.

Usa Stampa Batch / Stampa Totale se vuoi stampare più fatture insieme.

Invio di una Fattura via Email

Per inviare una fattura via email:

1. Apri la fattura.
2. Clicca su Email nella barra degli strumenti.
3. Seleziona l’opzione email richiesta, se applicabile.
4. Controlla il destinatario email, l’oggetto, il testo e gli allegati.
5. Invia l’email.

Le opzioni email disponibili possono dipendere dalla configurazione del sistema e dai modelli di fattura.

Invio di Allegati con una Email di Fattura

Puoi inviare documenti come allegati insieme a una email di fattura.

Esempi tipici sono bolle di consegna, documenti firmati, documenti scansionati o altri file correlati alla spedizione.

Ci sono due modi comuni per allegare documenti a una email di fattura.

Documenti Della Spedizione

Se un documento appartiene alla spedizione, caricalo prima nella spedizione.

1. Vai su Spedizioni > Spedizione.
2. Apri la spedizione rilevante.
3. Clicca su Documenti nella barra degli strumenti.
4. Carica il documento richiesto.
5. Nella finestra del documento, contrassegna il documento come rilevante per la fattura se l’opzione o la colonna corrispondente è disponibile.

Quando la fattura viene inviata via email, il documento selezionato può essere incluso come allegato.

Documenti Caricati Direttamente sulla Fattura

Puoi anche caricare documenti direttamente su una fattura.

1. Vai su Contabilità > Debitori > Registro Fatture.
2. Apri la fattura.
3. Clicca su Documenti nella barra degli strumenti.
4. Carica il documento richiesto.
5. Contrassegna il documento come allegato alla fattura, se l’opzione corrispondente è disponibile.

Questo è utile se l’allegato non appartiene a una spedizione specifica o deve essere inviato solo insieme a questa fattura.

Creazione di una Fattura con un Destinatario Alternativo

Un destinatario alternativo della fattura può essere usato se la fattura non deve essere inviata alla società cliente principale, ma a un’altra società memorizzata in Logistiqo.

Questo può essere utile se gli ordini sono gestiti tramite un cliente, ma le fatture devono essere inviate a una diversa società di fatturazione.

Per definire un destinatario alternativo della fattura:

1. Vai su Contatti > Aziende.
2. Seleziona l’azienda per la quale vuoi definire un destinatario alternativo della fattura.
3. Apri le impostazioni del destinatario della fattura dalle opzioni file o dalla barra degli strumenti disponibili.
4. Clicca su Nuovo.
5. Seleziona l’azienda che deve essere usata come destinatario alternativo della fattura.
6. Se questo destinatario deve essere usato come predefinito, contrassegnalo come preferito.
7. Salva le impostazioni.

Se il destinatario desiderato non esiste ancora come azienda, crea prima l’azienda e poi ripeti i passaggi sopra.

Quando viene creata una spedizione per un cliente con destinatari alternativi della fattura, Logistiqo può mostrare un campo di selezione per il destinatario della fattura. Se un destinatario è contrassegnato come preferito, viene selezionato di default.

Servizi Tassabili e Non Tassabili in Una Fattura

Le fatture possono contenere sia servizi tassabili che non tassabili.

La gestione dell’IVA è controllata tramite la configurazione contabile del servizio. Se un servizio deve essere esente da imposta, il servizio deve utilizzare un modello di contabilità dei ricavi corrispondente.

Per configurare un servizio esente da imposta:

1. Vai su Dati Anagrafici > Servizio.
2. Seleziona il servizio che deve essere esente da imposta o crea un nuovo servizio.
3. Attiva Sovrascrivi Conto Ricavi, se necessario.
4. Seleziona un modello di contabilità dei ricavi che utilizzi un conto esente da imposta.
5. Salva il servizio.

Se non esiste un modello di contabilità esente da imposta adatto, crea o modifica prima il modello contabile.

Per fare ciò:

1. Vai su Impostazioni > Contabilità > Modelli Contabili.
2. Crea un nuovo modello contabile o seleziona uno esistente.
3. Seleziona i conti che utilizzano la configurazione IVA richiesta, ad esempio conti esenti da imposta.
4. Salva il modello contabile.
5. Torna al servizio e assegna il modello contabile.

Quando il servizio viene utilizzato in una fattura, Logistiqo applica la configurazione IVA del modello contabile assegnato. Se in una stessa fattura sono usati servizi tassabili e non tassabili, l’IVA viene mostrata separatamente secondo la configurazione della fattura.

Perché Sono State Create Più Fatture Invece di Una Fattura Collettiva

Se vengono selezionate più spedizioni per la fatturazione, Logistiqo può comunque creare più di una fattura.

Questo di solito accade per uno dei seguenti motivi.

Diverse Condizioni di Pagamento

Le spedizioni con diverse condizioni di pagamento non possono essere combinate in un’unica fattura.

Se vengono selezionate più spedizioni e queste hanno condizioni di pagamento diverse, Logistiqo crea fatture separate per i diversi gruppi di condizioni di pagamento.

Esempio:

• La spedizione A ha condizione di pagamento 10 giorni.
• La spedizione B ha condizione di pagamento 30 giorni.
• Entrambe le spedizioni sono selezionate per la fatturazione.

In questo caso, Logistiqo crea fatture separate perché i termini di pagamento sono diversi.

Impostazioni di Fatturazione Settimanale o Mensile

Se il cliente è configurato per fatturazione settimanale o mensile, Logistiqo può suddividere le fatture per settimana o mese.

Esempio:

• Due spedizioni appartengono a una settimana.
• Una spedizione appartiene a un’altra settimana.
• La fatturazione settimanale è attiva per il cliente.

Logistiqo può quindi creare due fatture, una per ogni settimana.

Impostazione di Fattura Collettiva Non Attiva

Se il cliente non è configurato per fatture collettive, fatturazioni settimanali o mensili, Logistiqo crea fatture individuali anche se vengono selezionate più spedizioni.

Verifica le impostazioni del cliente se vuoi combinare più spedizioni in un’unica fattura.

Modifica o Correzione di una Fattura

Se una fattura può ancora essere modificata dipende dalle impostazioni del sistema e dal fatto che la fattura sia già stata esportata.

In generale, le fatture possono di solito essere ancora modificate se non sono state ancora esportate alla contabilità finanziaria o al consulente fiscale.

Note importanti:

• Una volta che una fattura è stata esportata alla contabilità o al consulente fiscale, di solito non dovrebbe più essere modificata.
• A seconda della configurazione, Logistiqo può impedire la modifica delle fatture e richiedere invece fatture di correzione o note di credito.
• La cancellazione dei numeri di fattura di solito non è consentita, perché creerebbe vuoti nella numerazione delle fatture.
• I dati dell’indirizzo del cliente possono essere aggiornati, ma il cliente della spedizione stessa di solito non può essere cambiato dopo la creazione della fattura.

Aggiornamento dei Dati della Spedizione per una Fattura

Se i dati della spedizione rilevanti per la fattura devono essere corretti, spesso è necessario correggere prima la spedizione e poi riaprire o risalvare la fattura.

Flusso di lavoro tipico:

1. Chiudi la fattura se è attualmente aperta.
2. Vai su Spedizioni > Spedizione.
3. Usa le impostazioni del filtro se necessario e seleziona Tutti per trovare anche le spedizioni già fatturate.
4. Cerca la spedizione che appartiene alla fattura.
5. Correggi i dati della spedizione ancora modificabili.
6. Salva la spedizione.
7. Torna su Contabilità > Debitori > Registro Fatture.
8. Apri di nuovo la fattura.
9. Verifica se i dati della spedizione corretti sono stati trasferiti.
10. Salva la fattura se necessario.

Se la fattura è già stata esportata o bloccata dalla tua configurazione, le modifiche potrebbero non essere più possibili direttamente.

Correzione di una Fattura Dopo l’Esportazione

Se una fattura è già stata esportata alla contabilità finanziaria, di solito non dovrebbe più essere modificata.

A seconda del tuo flusso di lavoro interno, potrebbe essere necessario creare una fattura di correzione, una nota di credito o una nuova fattura corretta.

Questo dipende dal processo contabile e dalla configurazione del sistema.

Note Importanti

Prima di stampare, inviare via email, esportare o correggere le fatture, verifica quanto segue:

• destinatario della fattura
• indirizzo della fattura
• data della fattura
• data di consegna
• condizione di pagamento
• importo della fattura
• importi IVA
• servizi fatturati
• documenti allegati
• riferimenti alla spedizione
• stato di esportazione
• stato di pagamento

Se una fattura è già stata esportata, pagata o inviata al cliente, le correzioni devono essere gestite con attenzione secondo il processo contabile interno.