Classificazione dei Documenti con Tipi di Documento

I tipi di documento tipici sono ad esempio:

• Firma di Ritiro
• Firma di Consegna
• E-mail
• Foto ritiro
• Foto consegna

Apertura dei Tipi di Documento

Vai su Impostazioni > Generale > Tipo di Documento.

La tabella superiore mostra i tipi di documento esistenti.

Puoi selezionare un tipo di documento esistente o crearne uno nuovo cliccando su Nuovo.

Creazione o Modifica di un Tipo di Documento

Seleziona un tipo di documento esistente o clicca su Nuovo.

Quindi inserisci i campi e le impostazioni richiesti.

I campi importanti sono:

• Nome: Nome del tipo di documento. Questo nome viene mostrato successivamente quando si seleziona il tipo di documento per un documento caricato.
• Stile: Campo opzionale per definire lo stile di visualizzazione del link al documento. Se usato, qui può essere inserito uno stile CSS.
• Inserisci In: Definisce se il tipo di documento può essere inserito in documenti specifici, ad esempio in una Polizza di Carico.
• X / Y / Larghezza / Altezza: Informazioni di posizione e dimensione se un documento o immagine deve essere inserito in un altro documento. Questi campi sono rilevanti solo per processi documentali speciali.

Impostazioni Importanti

Le caselle di controllo sul tipo di documento definiscono come i documenti di questo tipo vengono utilizzati.

• Cliente: Il documento può essere rilevante o visibile per il cliente, ad esempio nel portale clienti.
• Subappaltatore: Il documento può essere rilevante per il subappaltatore.
• Stato X: Il documento può essere mostrato come documento marcato o rilevante nella tabella spedizioni.
• Fattura: Il documento può essere usato come documento rilevante per la fattura, ad esempio come allegato aggiuntivo a una email di fattura.
• Dogana: Il documento può essere rilevante per i processi doganali.
• Archivio: Il documento è considerato ai fini dell'archiviazione.
• Immagine: Il documento è trattato come documento immagine, ad esempio per foto o firme.
• Caricamento: Il documento può essere utilizzato per processi di caricamento.

Quali caselle di controllo devono essere attivate dipende dal processo richiesto.

Salvare il Tipo di Documento

Dopo aver creato o modificato il tipo di documento, clicca su Salva.

Il tipo di documento può quindi essere utilizzato per i documenti caricati.

Classificazione Manuale di un Documento

Un documento può essere assegnato a un tipo di documento direttamente in una spedizione.

Vai su Spedizioni > Spedizione.

Apri la spedizione richiesta.

Clicca su Documenti nella barra degli strumenti superiore.

Si apre la finestra dei documenti. Qui puoi caricare nuovi documenti o modificare quelli esistenti.

Nella tabella dei documenti, troverai la colonna Tipo.

Seleziona il tipo di documento richiesto, ad esempio:

• Firma di Ritiro
• Firma di Consegna
• E-mail
• Foto uscita merci
• Foto ricezione merci
• Foto scambio pallet
• Foto consegna
• Foto ritiro
• Foto problema

Quindi clicca su Salva per salvare l'assegnazione.

Marcatura dei Documenti come Rilevanti per lo Stato

Se un tipo di documento è definito come rilevante per lo stato, il documento può essere mostrato nella tabella spedizioni.

A tal fine, può essere visualizzata una colonna come Documenti (Stato Marcato) nella tabella spedizioni.

Se è disponibile un documento rilevante, nella colonna viene mostrata una X.

La colonna può essere mostrata o nascosta tramite Impostazioni Tabella.

Utilizzo dei Documenti per le Fatture

Se un tipo di documento ha la casella Fattura attivata, i documenti di questo tipo possono essere rilevanti per i processi di fatturazione.

Questo può essere utilizzato, ad esempio, quando documenti di prova di consegna, firme o altri documenti di supporto devono essere inviati insieme a una fattura.

Se un documento viene effettivamente inviato con una fattura dipende anche dal processo di fatturazione e email utilizzato nel tuo sistema.

Classificazione Automatica

A seconda della configurazione, i documenti possono anche essere classificati automaticamente.

Per questo, una regola definisce quale termine o codice deve comparire nel nome del file e quale tipo di documento deve essere assegnato automaticamente.

Esempio:

Se un file caricato contiene un nome o codice specifico, Logistiqo può assegnare automaticamente il tipo di documento corrispondente, ad esempio Foto ritiro o Firma di Consegna.

L’assegnazione automatica viene gestita sotto Impostazioni > Generale > Assegna Tipo Documento.

Problemi Comuni

Se un documento non viene visualizzato o utilizzato come previsto, verifica prima i seguenti punti:

• È stato creato il tipo di documento corretto?
• È stato selezionato il tipo di documento sul documento caricato?
• La modifica è stata salvata nella finestra del documento?
• È attivata la casella richiesta sul tipo di documento, ad esempio Cliente, Stato X, Fattura o Immagine?
• La colonna rilevante è mostrata nella tabella spedizioni tramite Impostazioni Tabella?
• Per l’assegnazione automatica, il nome del file corrisponde alla regola di assegnazione?
• È stato selezionato il tipo di documento corretto nella spedizione?

Note Importanti

I tipi di documento dovrebbero essere nominati in modo chiaro e coerente.

Usa nomi facili da comprendere nel lavoro quotidiano, ad esempio:

• Firma di Ritiro
• Firma di Consegna
• Foto ritiro
• Foto consegna
• Foto problema

Prima di salvare, verifica in particolare:

• nome del tipo di documento
• visibilità richiesta per cliente o subappaltatore
• marcatura di stato
• rilevanza per la fattura
• uso come immagine o archivio
• assegnazione automatica, se utilizzata

Riepilogo

I tipi di documento controllano come i documenti sono classificati e utilizzati in Logistiqo.

Il percorso principale per la configurazione dei tipi di documento è:

Impostazioni > Generale > Tipo di Documento

I documenti stessi possono essere caricati in una spedizione tramite Documenti e assegnati a un tipo di documento nel campo Tipo.

Se i documenti devono essere classificati automaticamente, può essere utilizzato anche Impostazioni > Generale > Assegna Tipo Documento.