In Logistiqo legen Nummernkreise fest, wie Nummern automatisch vergeben werden. Nummernkreise gibt es für verschiedene Bereiche, z. B. für Sendungen, Angebote, Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen, Mahnungen, Unternehmen, Kunden oder Lieferanten.
Ein Nummernkreis steuert den Aufbau der erzeugten Nummer. Dazu gehören z. B. ein Nummernpräfix, ein Trennzeichen, die Anzahl der Ziffern und die Frage, ob der Nummernkreis jedes Jahr, jeden Monat oder in einer anderen Periode neu beginnen soll.
Nummernkreise sollten nur von Administratoren geändert werden, die wissen, welche Auswirkungen die Änderung auf zukünftige Datensätze und Dokumente hat.
Nummernkreise öffnen
Gehen Sie im Menü zu Einstellung > Allgemein > Nummernkreise.
In der Tabelle sehen Sie die vorhandenen Nummernkreise. Jede Zeile gehört zu einem bestimmten Bereich in Logistiqo, z. B.:
- Shipment für Sendungen
- Invoice für Rechnungen
- Credit für Gutschriften
- Incominginvoice für Eingangsrechnungen
- Reminder für Mahnungen
- Company für Unternehmen
- Customer für Kunden
- Supplier für Lieferanten
Um einen Nummernkreis zu bearbeiten, klicken Sie rechts in der jeweiligen Zeile auf das Bearbeiten-Symbol.
Aufbau eines Nummernkreises
Ein Nummernkreis besteht aus mehreren Teilen. Das Ergebnis sehen Sie in der Spalte Beispiel.
Beispiel:
26-00001
Diese Nummer besteht aus:
- Nummernpräfix:
yy - Trennzeichen:
- - Zahlenmuster:
00000
Im Jahr 2026 entsteht daraus z. B. die Nummer 26-00001.
Wichtige Felder
- Typ: Gibt an, für welchen Bereich der Nummernkreis verwendet wird, z. B. Rechnung, Sendung, Kunde oder Lieferant.
- Neues Periodenstartmuster: Legt fest, wann der Nummernkreis wieder mit der definierten Startnummer beginnen soll.
Beispiel:yyyybedeutet, dass der Nummernkreis jedes Jahr neu startet. - (Startnummer - 1) für neue Periode: Tragen Sie hier die Nummer ein, die direkt vor der ersten neuen Nummer liegt.
Wenn die erste Nummer 80001 sein soll, tragen Sie 80000 ein.
Wenn die erste Nummer 1 sein soll, tragen Sie 0 ein. - Nummer pro Depot: Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Nummernkreis getrennt pro Depot geführt.
- Nummernpräfix: Der vordere Teil der Nummer.
Beispiele:yy= zweistelliges Jahr, z. B.26yyyy= vierstelliges Jahr, z. B.2026- Das Feld kann auch leer bleiben.
- Trennzeichen: Das Zeichen zwischen Präfix und Nummer.
Für eine gute Kompatibilität empfehlen wir einen Bindestrich-, ein Leerzeichen oder kein Trennzeichen. Sonderzeichen, die in anderen Systemen häufig als Pfad- oder Systemzeichen verwendet werden, sollten vermieden werden. Verwenden Sie insbesondere keinen Schrägstrich/, da dieser bei Dokumenten, Exporten, Speicherorten oder angebundenen Systemen zu Problemen führen kann. - Zahlenmuster: Legt fest, wie viele Stellen die laufende Nummer hat.
Beispiel:00000erzeugt Nummern wie 00001, 00002, 00003. - Beispiel: Zeigt, wie die Nummer mit den aktuellen Einstellungen aussehen würde.
- Mandant: Gibt an, für welchen Mandanten der Nummernkreis gilt.
Beispiele
Beispiel 1: Rechnung
Wenn Rechnungen im Format 26-00001 erstellt werden sollen, kann der Nummernkreis z. B. so aufgebaut sein:
- Nummernpräfix:
yy - Trennzeichen:
- - Zahlenmuster:
00000 - Beispiel:
26-00001
Die nächste Rechnung erhält automatisch die nächste freie Nummer.
Beispiel 2: Sendung
Wenn Sendungen im Format 2026-001 erstellt werden sollen, kann der Nummernkreis z. B. so aufgebaut sein:
- Nummernpräfix:
yyyy - Trennzeichen:
- - Zahlenmuster:
000 - Beispiel:
2026-001
Beispiel 3: Kunden oder Lieferanten
Bei Kunden oder Lieferanten wird häufig kein Jahrespräfix verwendet.
Beispiel:
- Zahlenmuster:
00000 - Beispiel:
10001
Wichtige Hinweise
Nummernkreise nicht unnötig ändern
Ändern Sie Nummernkreise nur, wenn es wirklich notwendig ist. Eine Änderung wirkt sich auf zukünftige Nummern aus.
Bereits erstellte Rechnungen, Sendungen oder andere Datensätze behalten ihre bereits vergebene Nummer.
Startnummer richtig setzen
Wenn Sie einen Nummernkreis aus einem vorherigen System fortführen möchten, tragen Sie bei (Startnummer - 1) für neue Periode die zuletzt verwendete Nummer ein.
Beispiel:
Wenn die letzte Rechnung im alten System die Nummer 3456 hatte, tragen Sie 3456 ein. Die nächste neue Nummer in Logistiqo wäre dann 3457.
Jahreswechsel und Periodenwechsel
Wenn ein Nummernkreis jedes Jahr neu starten soll, wird dies über das Neue Periodenstartmuster gesteuert.
Zu Beginn einer neuen Periode startet Logistiqo automatisch wieder mit der definierten Startnummer für diese Periode.
Nummernkreise können nach Verwendung eingeschränkt änderbar sein
Sobald ein Nummernkreis bereits verwendet wurde, sollten spätere Änderungen sehr vorsichtig vorgenommen werden. Besonders Startnummer, Muster, Präfix und Trennzeichen können die zukünftige Nummernvergabe beeinflussen.
Keine Lücken durch Wiederverwendung von Nummern schließen
Nummernkreise dienen dazu, eindeutige Nummern zu vergeben. Bereits vergebene Nummern sollten später nicht durch manuelle Änderungen am Nummernkreis wiederverwendet werden.
Zusammenfassung
Nummernkreise steuern die automatische Nummernvergabe in Logistiqo.
Prüfen Sie vor einer Änderung besonders:
- zu welchem Typ der Nummernkreis gehört
- ob der Nummernkreis jährlich, monatlich oder anders neu starten soll
- welche Startnummer verwendet werden soll
- welches Präfix und welches Trennzeichen gewünscht ist
- ob das Beispiel das gewünschte Format zeigt
Wenn Sie unsicher sind, ändern Sie Nummernkreise nicht ohne vorherige Prüfung der Konfiguration.