E-Mail-Signatur / E-Mail-Footer bearbeiten

E-Mail-Footer öffnen

Gehen Sie im Menü zu Einstellung > E-Mail > Email Vorlagen.

In der oberen Tabelle sehen Sie die vorhandenen E-Mail-Vorlagen.

Suchen Sie in der Spalte Code nach Email Footer oder in der Spalte Beschreibung nach der gewünschten Signatur.

Wichtig: Es kann mehrere Email Footer für verschiedene Sprachen geben, z. B.:

• en für englische E-Mails
• de für deutsche E-Mails
• weitere Sprachen je nach Einrichtung

Wählen Sie den Email Footer aus, den Sie bearbeiten möchten.

Den richtigen Email Footer auswählen

Achten Sie beim Auswählen auf folgende Spalten:

• Code: Hier steht normalerweise Email Footer.
• Sprache: Gibt an, für welche Sprache der Footer verwendet wird.
• Beschreibung: Beschreibt die jeweilige Signatur oder Vorlage.
• Typ: Für den Footer sollte hier Included In Email stehen.
• Mandant: Zeigt, für welchen Mandanten die Vorlage gilt.

Wenn Sie mehrere Sprachversionen verwenden, prüfen und aktualisieren Sie die entsprechenden Email Footer pro Sprache.

Signatur bearbeiten

Nachdem Sie den Email Footer ausgewählt haben, öffnet sich unten der Bearbeitungsbereich.

Im Bereich Inhalt können Sie die Signatur bearbeiten.

Dort können Sie z. B. eintragen oder anpassen:

• Firmenname
• Website
• Anschrift
• Registerangaben
• Geschäftsführung
• allgemeine Kontaktinformationen
• benutzerbezogene Platzhalter

Bearbeiten Sie den Text direkt im Editor.

Über die Formatierungsleiste können Sie einfache Formatierungen vornehmen, z. B.:

• Fett
• Kursiv
• Unterstrichen
• Listen
• Links
• Textformatierung

Textbausteine verwenden

Rechts im Bereich Textbausteine finden Sie Platzhalter, die in der Signatur verwendet werden können.

Typische Platzhalter sind:

• {user}: Name des Benutzers, der die E-Mail versendet.
• {user_email}: E-Mail-Adresse des Benutzers.
• {user_mobile}: Handynummer des Benutzers.
• {user_phone}: Telefonnummer des Benutzers.

Diese Platzhalter werden beim Versand der E-Mail automatisch durch die Daten des jeweiligen Benutzers ersetzt.

Beispiel:

Wenn in der Signatur {user_email} steht, wird beim Versand die E-Mail-Adresse des versendenden Benutzers eingefügt.

Details und Absenderfelder

Im Bereich Details können je nach Einrichtung weitere Felder vorhanden sein, z. B.:

• Von Email
• Von Email Name
• Beschreibung

Diese Felder können für die Vorlage oder den angezeigten Absender relevant sein.

Ändern Sie diese Felder nur, wenn klar ist, wie der E-Mail-Versand in Ihrer Umgebung eingerichtet ist.

Änderungen speichern

Nachdem Sie die Signatur geändert haben, klicken Sie auf Speichern.

Prüfen Sie anschließend am besten mit einer Test-E-Mail, ob die Signatur korrekt angezeigt wird.

Achten Sie dabei besonders auf:

• korrekte Sprache
• richtige Firmendaten
• korrekte Platzhalter
• saubere Formatierung
• korrekte Darstellung in der empfangenen E-Mail

Wichtige Hinweise

Änderungen am Email Footer können sich auf ausgehende E-Mails aus Logistiqo auswirken.

Prüfen Sie deshalb vor dem Speichern besonders:

• Bearbeiten Sie den richtigen Email Footer?
• Ist die richtige Sprache ausgewählt?
• Gehört die Vorlage zum richtigen Mandanten?
• Ist der Typ auf Included In Email gesetzt?
• Sind die Platzhalter korrekt geschrieben?
• Sind alle rechtlich oder organisatorisch benötigten Firmendaten enthalten?

Häufige Fehler

Wenn die Signatur nicht wie erwartet erscheint, prüfen Sie zuerst:

• Es wurde die falsche Sprachversion bearbeitet.
• Der falsche Datensatz wurde ausgewählt.
• Die Änderung wurde nicht gespeichert.
• Platzhalter wurden falsch geschrieben.
• Benutzerinformationen wie Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sind beim Benutzer nicht gepflegt.
• Die Test-E-Mail wurde in einer anderen Sprache oder mit einer anderen Vorlage versendet.

Zusammenfassung

Die E-Mail-Signatur wird über den Email Footer gepflegt.

Der wichtigste Pfad ist:

Einstellung > E-Mail > Email Vorlagen

Wählen Sie dort den passenden Email Footer aus, bearbeiten Sie den Bereich Inhalt, prüfen Sie die Platzhalter und speichern Sie die Änderung.