Dokumententypen und automatische Dokumentenzuordnung einrichten

Typische Dokumententypen sind z. B.:

• Abholunterschrift
• Ablieferunterschrift
• E-Mail
• Warenausgangsfoto
• Wareneingangsfoto
• Palettentausch-Foto
• Ablieferfoto
• Abholfoto
• Problemfoto

Dokumententypen öffnen

Gehen Sie im Menü zu Einstellung > Allgemein > Dokumententyp.

In der oberen Tabelle sehen Sie die vorhandenen Dokumententypen.

Sie können einen bestehenden Dokumententyp auswählen oder über Neu einen neuen Dokumententyp anlegen.

Dokumententyp anlegen oder bearbeiten

Wählen Sie einen vorhandenen Dokumententyp aus oder klicken Sie auf Neu.

Pflegen Sie anschließend die gewünschten Felder und Einstellungen.

Wichtige Felder sind:

• Name: Name des Dokumententyps. Dieser Name wird später bei der Auswahl des Dokumententyps angezeigt.
• Style: Optionales Feld zur Darstellung des Dokumentenlinks. Falls verwendet, kann hier z. B. ein CSS-Stil hinterlegt werden.
• Einfügen in: Gibt an, ob der Dokumententyp in bestimmte Dokumente eingefügt werden kann, z. B. in ein Bill of Lading.
• X / Y / Breite / Höhe: Positions- und Größenangaben, falls ein Dokument oder Bild in ein anderes Dokument eingefügt werden soll. Diese Felder sind nur für spezielle Dokumentenprozesse relevant.

Wichtige Einstellungen

Über die Haken am Dokumententyp wird festgelegt, wie Dokumente dieses Typs verwendet werden.

• Kunde: Das Dokument kann für den Kunden relevant bzw. sichtbar sein, z. B. im Kundenportal.
• Subunternehmen: Das Dokument kann für das Subunternehmen relevant sein.
• Status X: Das Dokument kann in der Sendungstabelle als markiertes bzw. statusrelevantes Dokument angezeigt werden.
• Rechnung: Das Dokument kann als rechnungsrelevantes Dokument verwendet werden, z. B. als zusätzlicher Anhang zur Rechnungsmail.
• Zoll: Das Dokument kann für Zollprozesse relevant sein.
• Archiv: Das Dokument wird für Archivzwecke berücksichtigt.
• Bild: Das Dokument wird als Bilddokument behandelt, z. B. bei Fotos oder Unterschriften.
• Hochladen: Das Dokument kann für Upload-Prozesse verwendet werden.

Welche Haken gesetzt werden müssen, hängt vom gewünschten Prozess ab.

Dokumententyp speichern

Nachdem Sie den Dokumententyp angelegt oder geändert haben, klicken Sie auf Speichern.

Der Dokumententyp kann anschließend bei Dokumenten verwendet werden.

Dokument manuell klassifizieren

Ein Dokument kann direkt in einer Sendung einem Dokumententyp zugeordnet werden.

Gehen Sie zu Sendungen > Sendung.

Öffnen Sie die gewünschte Sendung.

Klicken Sie in der oberen Toolbar auf Dokumente.

Es öffnet sich das Fenster Dokumente. Hier können Sie neue Dokumente hochladen oder vorhandene Dokumente bearbeiten.

In der Dokumententabelle finden Sie die Spalte Typ.

Wählen Sie dort den passenden Dokumententyp aus, z. B.:

• Abholunterschrift
• Ablieferunterschrift
• E-Mail
• Warenausgangsfoto
• Wareneingangsfoto
• Palettentausch-Foto
• Ablieferfoto
• Abholfoto
• Problemfoto

Klicken Sie anschließend auf Speichern, um die Zuordnung zu speichern.

Weitere Haken im Dokumentenfenster

Im Dokumentenfenster können je nach Dokument zusätzlich Haken gesetzt werden, z. B.:

• Kunde
• Subunternehmen
• Status
• Rechnung

Diese Haken können steuern, ob das konkrete Dokument für den jeweiligen Prozess verwendet wird.

Beispiel:

Wenn ein Ablieferbeleg mit der Rechnung versendet werden soll, muss der Dokumententyp grundsätzlich rechnungsrelevant sein. Zusätzlich kann beim konkreten Dokument der Haken Rechnung relevant sein.

Dokumente als Status markieren

Wenn ein Dokumententyp als statusrelevant definiert ist, kann das Dokument in der Sendungstabelle sichtbar gemacht werden.

Dafür kann in der Sendungstabelle die Spalte Dokumente (Status markiert) eingeblendet werden.

Wenn ein relevantes Dokument vorhanden ist, wird in der Spalte ein X angezeigt.

Die Spalte kann über Tabelleneinstellungen ein- oder ausgeblendet werden.

Dokumente für Rechnungen verwenden

Wenn ein Dokumententyp den Haken Rechnung hat, kann ein Dokument dieses Typs für Rechnungsprozesse relevant sein.

Das kann z. B. verwendet werden, wenn Ablieferbelege, Unterschriften oder andere Nachweise zusammen mit einer Rechnung versendet werden sollen.

Ob ein Dokument tatsächlich mit einer Rechnung versendet wird, hängt zusätzlich vom jeweiligen Rechnungs- und E-Mail-Prozess sowie von den gesetzten Haken am konkreten Dokument ab.

Automatische Klassifizierung

Dokumente können je nach Einrichtung auch automatisch klassifiziert werden.

Dafür wird definiert, welcher Begriff oder Code im Dateinamen vorkommen muss und welchem Dokumententyp das Dokument dann automatisch zugeordnet wird.

Beispiel:

Wenn eine Datei beim Hochladen einen bestimmten Namen oder Code enthält, kann automatisch der passende Dokumententyp gesetzt werden, z. B. Abholfoto oder Ablieferunterschrift.

Die automatische Zuordnung wird unter Einstellung > Allgemein > Dokumententyp zuordnen gepflegt.

Häufige Fehler

Wenn ein Dokument nicht wie erwartet angezeigt oder verwendet wird, prüfen Sie zuerst:

• Ist der richtige Dokumententyp angelegt?
• Wurde der Dokumententyp beim Dokument ausgewählt?
• Wurde die Änderung im Dokumentenfenster gespeichert?
• Ist beim Dokumententyp der passende Haken gesetzt, z. B. Kunde, Status X, Rechnung oder Bild?
• Ist beim konkreten Dokument der passende Haken gesetzt, z. B. Status oder Rechnung?
• Ist die relevante Spalte in der Sendungstabelle über Tabelleneinstellungen eingeblendet?
• Stimmt bei automatischer Zuordnung der Dateiname mit der Regel überein?
• Wurde der richtige Dokumententyp in der Sendung ausgewählt?

Wichtige Hinweise

Dokumententypen sollten klar und verständlich benannt werden.

Verwenden Sie Namen, die für Benutzer im Tagesgeschäft eindeutig sind, z. B.:

• Abholunterschrift
• Ablieferunterschrift
• Abholfoto
• Ablieferfoto
• Problemfoto

Prüfen Sie vor dem Speichern besonders:

• Name des Dokumententyps
• gewünschte Sichtbarkeit für Kunde oder Subunternehmen
• Statusmarkierung
• Rechnungsrelevanz
• Bild- oder Archivverwendung
• automatische Zuordnung, falls verwendet

Zusammenfassung

Dokumententypen steuern, wie Dokumente in Logistiqo klassifiziert und verwendet werden.

Der wichtigste Pfad zur Einrichtung ist:

Einstellung > Allgemein > Dokumententyp

Dokumente selbst werden z. B. in der Sendung über Dokumente hochgeladen und dort im Feld Typ einem Dokumententyp zugeordnet.

Wenn Dokumente automatisch klassifiziert werden sollen, kann zusätzlich Einstellung > Allgemein > Dokumententyp zuordnen verwendet werden.