In Logistiqo werden Unternehmensdaten zentral im Kontaktbereich verwaltet. Ein Unternehmen kann je nach Einrichtung als Kunde, Subunternehmen, Lieferant, Rechnungsempfänger, Absender, Empfänger oder allgemeiner Geschäftspartner verwendet werden.
Unternehmensdaten werden in vielen Bereichen von Logistiqo genutzt, z. B. in Sendungen, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Subunternehmerprozessen, Lagerprozessen, Dokumenten und Schnittstellen. Deshalb sollten Unternehmen sorgfältig gepflegt werden, bevor sie im Tagesgeschäft verwendet werden.
Unternehmen öffnen
Gehen Sie im Menü zu Kontakte > Unternehmen.
In der oberen Tabelle sehen Sie die vorhandenen Unternehmen. Wählen Sie ein bestehendes Unternehmen aus, um es zu bearbeiten, oder klicken Sie auf Neu, um ein neues Unternehmen anzulegen.
Neues Unternehmen anlegen
Um ein Unternehmen manuell anzulegen, klicken Sie auf Neu und erfassen Sie die grundlegenden Daten im Reiter Allgemein.
Die wichtigsten Angaben beim Anlegen sind:
- eindeutiger Unternehmensname
- eindeutiger Code
- Land, Postleitzahl, Ort und Adresse
- relevante Kontaktdaten
- richtige Sprache
- passendes Depot, falls Ihre Einrichtung mit Depots arbeitet
Der Code ist besonders wichtig, weil er zur Identifikation in Tabellen, Suchen, Exporten und internen Prozessen verwendet wird.
Klicken Sie anschließend auf Speichern.
Unternehmen mit KI anlegen
Sie können ein Unternehmen auch mithilfe der Funktion KI anlegen oder ergänzen.
Klicken Sie dazu in der Toolbar auf KI. Es öffnet sich ein Fenster, in das Sie Unternehmensinformationen einfügen können, z. B. aus einem Impressum, einer Firmenwebseite, einer E-Mail-Signatur oder einem Adressblock.
Nachdem Sie die Informationen eingefügt haben, klicken Sie auf Adresse mit KI extrahieren.
Logistiqo versucht anschließend, die Unternehmensdaten zu erkennen und passende Felder automatisch zu befüllen. Das kann die Anlage neuer Kunden oder Subunternehmen deutlich beschleunigen.
Prüfen Sie die übernommenen Daten immer vor dem Speichern. Achten Sie besonders auf:
- Unternehmensname
- Adresse
- Postleitzahl und Ort
- Land
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Ansprechpartner
- Code
Die KI-Funktion unterstützt bei der Datenerfassung. Die abschließende Kontrolle sollte immer durch den Benutzer erfolgen.
Allgemein
Im Reiter Allgemein werden die grundlegenden Unternehmens- und Adressdaten gepflegt.
Hier hinterlegen Sie unter anderem Unternehmensname, Code, Adresse, Depot, Sprache und Kontaktdaten. Das Feld Sprache ist wichtig, weil es je nach Prozess die Sprache von erzeugten Dokumenten und Kommunikation beeinflussen kann.
Wenn Dokumente für einen Kunden in der falschen Sprache erzeugt werden, ist diese Einstellung einer der ersten Punkte, die geprüft werden sollten.
Rechnungswesen
Der Reiter Rechnungswesen ist relevant, wenn das Unternehmen für Rechnungen, Eingangsrechnungen, Buchhaltungsexporte, Zahlungsbedingungen, Preislisten oder Kreditkontrolle verwendet wird.
Typische Einstellungen in diesem Reiter sind:
- Zahlungsbedingungen
- Tarifgruppe oder Preisliste
- Debitoren- oder Kreditorenkonto
- Buchungsvorlagen
- Währung
- Bankeinstellungen
- Rechnungstext
Die Rechnungseinstellungen steuern, wie Rechnungen für dieses Unternehmen erstellt werden. Ein Kunde kann z. B. für Sammelrechnungen, Wochenrechnungen, Monatsrechnungen, Rabatte, Preislisten, Factoring oder E-Rechnungen eingerichtet werden.
Aktivieren Sie nur die Rechnungseinstellungen, die zur tatsächlichen Vereinbarung mit dem Kunden passen. Falsche Einstellungen können später dazu führen, dass Rechnungen anders gruppiert, getrennt oder erstellt werden als erwartet.
Sonstiges
Der Reiter Sonstiges wird hauptsächlich für operative Standardwerte verwendet.
Hier können Werte gepflegt werden, die bei neuen Sendungen für diesen Kunden automatisch übernommen werden, z. B.:
- Default Absender
- Default Empfänger
- Default Güterbeschreibung
- Sendungstyp
- Transporteinheit
- Volumen Faktor
- vorausgewählte Leistungen
- Rechnungsempfänger
- Lagerabrechnung
Diese Einstellungen sind besonders nützlich bei Kunden mit wiederkehrenden Sendungsabläufen. Sie reduzieren manuelle Eingaben und helfen dabei, Sendungen einheitlich anzulegen.
Schnittstellen
Der Reiter Schnittstellen ist nur relevant, wenn das Unternehmen an externe Systeme oder elektronische Datenübertragung angebunden ist.
Je nach Einrichtung können hier z. B. X-Rechnung bzw. E-Rechnung, Endpunktdaten, Shipcloud, Logistiqo Network, GLN, TimoCom, Fortras, FTP oder andere Schnittstellenfelder relevant sein.
Pflegen Sie diese Felder nur, wenn die jeweilige Schnittstelle tatsächlich verwendet wird.
Dokumente zum Unternehmen hochladen
Zu einem Unternehmen können direkt Dokumente gespeichert werden.
Öffnen Sie dazu das Unternehmen und klicken Sie in der Toolbar auf Dokumente. Danach können Sie eine Datei in den Upload-Bereich ziehen oder den Upload-Bereich anklicken, um eine Datei auszuwählen.
Das kann verwendet werden für:
- Verträge
- Kundenvereinbarungen
- Lieferantenvereinbarungen
- Onboarding-Unterlagen
- besondere Anweisungen
- kaufmännische oder rechtliche Dokumente
Speichern Sie anschließend das Dokumentenfenster.
Was vor dem Speichern geprüft werden sollte
Prüfen Sie vor dem Speichern, ob das Unternehmen für den gewünschten Prozess ausreichend gepflegt ist.
Bei einem Kunden sollten vor allem Adresse, Sprache, Zahlungsbedingungen, Rechnungseinstellungen und Preiseinstellungen stimmen.
Bei einem Subunternehmen oder Lieferanten sind vor allem kreditorische Einstellungen, Zahlungsbedingungen und aufwandsbezogene Buchungseinstellungen wichtig.
Wenn das Unternehmen in Sendungen verwendet werden soll, prüfen Sie zusätzlich Standardwerte, Absender- oder Empfängereinstellungen und relevante Hinweise.
Häufige Fehler
Wenn ein Unternehmen nicht wie erwartet verwendet werden kann, liegt die Ursache häufig in fehlenden oder widersprüchlichen Stammdaten.
Typische Ursachen sind:
- fehlender oder doppelter Code
- unvollständige Adresse
- fehlende Zahlungsbedingung
- falsche Sprache
- fehlende Preisliste oder Tarifgruppe
- Rechnungseinstellungen passen nicht zum gewünschten Prozess
- Unternehmen ist inaktiv
- erforderliche Schnittstellendaten fehlen
Wenn ein Unternehmen in einer Auswahl nicht erscheint, prüfen Sie außerdem, ob es inaktiv ist oder durch eine Einstellung eingeschränkt wird.
Zusammenfassung
Unternehmen werden unter Kontakte > Unternehmen gepflegt.
Im Unternehmen verwalten Sie Stammdaten, Adresse, Kontaktdaten, Rechnungswesen, Rechnungseinstellungen, Standardwerte für Sendungen, Schnittstellen und Dokumente.
Die Funktion KI kann die Anlage aus kopierten Adressinformationen beschleunigen. Über Dokumente können Verträge und andere unternehmensbezogene Dateien direkt beim Unternehmen gespeichert werden.