In Logistiqo kann ein Unternehmen nur gelöscht werden, wenn es noch nicht in relevanten Prozessen verwendet wurde.
Wenn ein Unternehmen bereits mit Sendungen, Rechnungen, Dokumenten, Buchhaltungsdaten oder anderen Datensätzen verbunden ist, sollte es in der Regel deaktiviert statt gelöscht werden.
Warum Unternehmen oft nicht gelöscht werden können
Unternehmensdaten sind mit vielen Bereichen in Logistiqo verbunden.
Ein Unternehmen kann z. B. als Kunde, Subunternehmen, Absender, Empfänger, Rechnungsempfänger, Lieferant oder Schnittstellenpartner verwendet werden.
Sobald das Unternehmen in einer Sendung, Rechnung, Eingangsrechnung, einem Dokument, Lagerdatensatz oder Buchhaltungsprozess verwendet wurde, würde das Löschen historische Bezüge zerstören. Deshalb verhindert Logistiqo das Löschen in vielen Fällen.
Wann Löschen sinnvoll ist
Löschen ist nur sinnvoll, wenn ein Unternehmen versehentlich angelegt wurde und noch nicht verwendet wurde.
Typische Beispiele sind:
- ein doppelter Unternehmensdatensatz, der noch nicht verwendet wurde
- ein Testdatensatz ohne verbundene Daten
- ein versehentlich angelegtes Unternehmen vor der ersten Nutzung
Wenn das Unternehmen bereits verwendet wurde, deaktivieren Sie es stattdessen.
Unternehmen löschen
Gehen Sie zu Kontakte > Unternehmen.
Wählen Sie das Unternehmen aus, das gelöscht werden soll.
Öffnen Sie Datei in der Toolbar und wählen Sie Löschen.
Wenn das Unternehmen bereits verwendet wurde, kann Logistiqo eine Meldung anzeigen, dass das Unternehmen nicht gelöscht werden kann. In diesem Fall deaktivieren Sie das Unternehmen stattdessen.
Wann ein Unternehmen deaktiviert werden sollte
Deaktivieren ist die richtige Variante, wenn das Unternehmen nicht mehr verwendet werden soll, aber historische Daten erhalten bleiben müssen.
Das gilt z. B., wenn:
- ein Kunde nicht mehr aktiv ist
- ein Subunternehmen nicht mehr verwendet wird
- ein doppeltes Unternehmen bereits verwendet wurde
- historische Rechnungen oder Sendungen vorhanden sind
- das Unternehmen nicht mehr in aktiven Auswahllisten erscheinen soll
Nach der Deaktivierung bleibt das Unternehmen für historische Daten erhalten, sollte aber nicht mehr für neue aktive Prozesse verwendet werden.
Unternehmen deaktivieren
Gehen Sie zu Kontakte > Deaktivieren.
Wählen Sie das Unternehmen oder die Unternehmen aus, die deaktiviert werden sollen.
Führen Sie die Änderung entsprechend dem Ablauf aus.
Das Unternehmen wird anschließend als inaktiv markiert und sollte nicht mehr für neue aktive Prozesse verwendet werden.
Wichtige Hinweise
Versuchen Sie nicht, historisch verwendete Unternehmen durch Löschen zu entfernen.
Deaktivieren ist in der Regel die sicherere und sauberere Lösung, weil alte Sendungen, Rechnungen und Datensätze nachvollziehbar bleiben.
Prüfen Sie vor dem Löschen, ob das Unternehmen wirklich ungenutzt ist. Wenn Sie unsicher sind, deaktivieren Sie das Unternehmen statt es zu löschen.
Zusammenfassung
Verwenden Sie Löschen nur für Unternehmen, die versehentlich angelegt und noch nicht verwendet wurden.
Verwenden Sie Deaktivieren für Unternehmen, die nicht mehr aktiv verwendet werden sollen, aber bereits historische Datensätze haben.
Die wichtigsten Pfade sind:
Kontakte > Unternehmen für das Löschen ungenutzter Unternehmen.
Kontakte > Deaktivieren für das Deaktivieren von Unternehmen.