En Logistiqo, las empresas son datos maestros centrales. Una empresa puede utilizarse como cliente, subcontratista, proveedor, remitente, consignatario, destinatario de facturas o socio comercial general, dependiendo de cómo esté configurada.
Los registros de empresas se usan en envíos, facturas, facturas entrantes, procesos de subcontratistas, procesos de almacén, documentos e interfaces. Por esta razón, los datos de la empresa deben mantenerse cuidadosamente antes de ser usados en el trabajo diario.
Abrir Empresas
Vaya a Contactos > Empresa Deudora.
La tabla superior muestra todos los registros de empresas existentes. Seleccione una empresa existente para editarla o haga clic en Nuevo para crear una empresa nueva.
Crear una Nueva Empresa
Para crear una empresa manualmente, haga clic en Nuevo e ingrese los datos básicos en la pestaña Información General.
La información más importante al crear una empresa es:
- un nombre claro de la empresa
- un código único de empresa
- país, código postal, ciudad y dirección
- detalles de contacto relevantes
- el idioma correcto
- el depósito correcto, si su configuración utiliza depósitos
El Código es especialmente importante porque se usa para identificar la empresa en tablas, búsquedas, exportaciones y procesos internos.
Después de ingresar los datos requeridos, haga clic en Guardar.
Crear una Empresa con IA
Puede usar el botón IA para crear o completar datos de empresa más rápido.
Haga clic en IA en la barra de herramientas. Se abrirá una ventana donde puede pegar información de la empresa, por ejemplo, de un aviso legal, un sitio web de la empresa, una firma de correo electrónico o un bloque de dirección.
Después de pegar la información, haga clic en Extraer Dirección con IA.
Logistiqo intenta extraer los detalles de la empresa y llenar automáticamente los campos correspondientes. Esto es útil al crear nuevos clientes o subcontratistas a partir de información externa existente.
Siempre revise los datos extraídos antes de guardar. Verifique especialmente:
- nombre de la empresa
- dirección
- código postal y ciudad
- país
- número de teléfono
- dirección de correo electrónico
- persona de contacto
- código de la empresa
La función de IA apoya la entrada de datos, pero la revisión final siempre debe hacerla el usuario.
Información General
La pestaña Información General contiene los datos básicos de la empresa y la dirección.
Use esta pestaña para mantener el nombre de la empresa, código, dirección, depósito, idioma e información de contacto. El campo Idioma es importante porque puede afectar el idioma de los documentos generados y la comunicación para esta empresa.
Si los documentos para un cliente se generan en el idioma incorrecto, esta es una de las primeras configuraciones que debe verificar.
Contabilidad
La pestaña Contabilidad se usa cuando la empresa es relevante para facturación, facturas de subcontratistas, exportaciones contables, condiciones de pago, listas de precios o control de crédito.
Las configuraciones típicas en esta pestaña incluyen:
- condiciones de pago
- asignación a grupo de tarifas o lista de precios
- cuenta deudora o acreedora
- plantillas contables
- moneda
- configuración bancaria
- texto de factura
Las configuraciones de facturación definen cómo se crean las facturas para esta empresa. Por ejemplo, un cliente puede configurarse para facturas colectivas, facturas semanales, facturas mensuales, descuentos, listas de precios, factoring o facturas electrónicas.
Solo active configuraciones de facturas que coincidan con el acuerdo real de facturación con el cliente. Configuraciones incorrectas pueden provocar que las facturas se agrupen, dividan o creen de forma diferente a la esperada.
Misceláneos
La pestaña Misceláneos se usa principalmente para valores predeterminados operativos.
Aquí puede definir valores que se deben usar automáticamente cuando se crea un nuevo envío para el cliente, tales como:
- remitente predeterminado
- consignatario predeterminado
- descripción de mercancías predeterminada
- tipo de envío
- unidad de transporte
- factor de volumen
- servicios preseleccionados
- destinatario de factura
- configuraciones de facturación de almacén
Estas configuraciones son útiles para clientes con patrones recurrentes de envío. Reducen la entrada manual y ayudan a los usuarios a crear envíos de forma consistente.
Interfaces
La pestaña Interfaces solo es relevante si la empresa está conectada a sistemas externos o intercambio electrónico de datos.
Dependiendo de su configuración, esto puede incluir configuraciones de factura electrónica, información de puntos finales, Shipcloud, Logistiqo Network, GLN, Timocom, Fortras, FTP u otros campos relacionados con interfaces.
Solo mantenga estos campos si la interfaz correspondiente se usa realmente.
Subir Documentos a una Empresa
Los documentos pueden almacenarse directamente en un registro de empresa.
Abra la empresa y haga clic en Documentos en la barra de herramientas. Luego arrastre un archivo al área de carga o haga clic en el área para seleccionar un archivo.
Esto puede usarse para documentos tales como:
- contratos
- acuerdos con clientes
- acuerdos con proveedores
- documentos de incorporación
- instrucciones especiales
- documentos comerciales o legales
Después de subir el documento, guarde la ventana de documentos.
Qué Verificar Antes de Guardar
Antes de guardar una empresa nueva o modificada, verifique si la empresa está lista para el proceso en el que se usará.
Para un cliente, verifique dirección, idioma, condiciones de pago, configuraciones de factura y configuraciones de precios.
Para un subcontratista o proveedor, verifique configuraciones relacionadas con acreedores, condiciones de pago y configuraciones contables relacionadas con gastos.
Para uso relacionado con envíos, verifique valores predeterminados de envío, configuraciones de remitente o consignatario e instrucciones relevantes.
Problemas Comunes
Si una empresa no puede usarse como se espera, la razón suele ser datos maestros faltantes o inconsistentes.
Las causas comunes son:
- código de empresa faltante o duplicado
- dirección incompleta
- condición de pago faltante
- idioma incorrecto
- lista de precios o grupo de tarifas faltante
- configuraciones de factura que no coinciden con el proceso previsto
- empresa inactiva
- datos de interfaz requeridos faltantes
Si una empresa no aparece en una lista de selección, verifique si está inactiva o restringida por alguna configuración.
Resumen
Las empresas se mantienen en Contactos > Empresa Deudora.
Use el registro de empresa para gestionar datos básicos de la empresa, información de dirección y contacto, configuraciones contables, comportamiento de facturación, valores predeterminados de envío, interfaces y documentos relacionados con la empresa.
La función IA puede acelerar la creación de empresas a partir de información de dirección copiada. El botón Documentos puede usarse para almacenar contratos y otros archivos relacionados directamente en la empresa.