En Logistiqo, las empresas son datos maestros centrales. Una empresa puede usarse como cliente, subcontratista, proveedor, remitente, destinatario, receptor de facturas o socio comercial general, dependiendo de cómo esté configurada.
Los registros de empresas se utilizan en envíos, facturas, facturas entrantes, procesos de subcontratistas, procesos de almacén, documentos e interfaces. Por esta razón, los datos de la empresa deben mantenerse cuidadosamente antes de usarlos en el trabajo diario.
Abrir Empresas
Vaya a Contactos > Empresa Deudora.
La tabla superior muestra todos los registros de empresas existentes. Seleccione una empresa existente para editarla o haga clic en Nuevo para crear una nueva empresa.
Crear una Nueva Empresa
Para crear una empresa manualmente, haga clic en Nuevo e ingrese los datos básicos en la pestaña Información General.
La información más importante al crear una empresa es:
- un nombre de empresa claro
- un código de empresa único
- país, código postal, ciudad y dirección
- detalles de contacto relevantes
- el idioma correcto
- el depósito correcto, si su configuración utiliza depósitos
El Código es especialmente importante porque se usa para identificar la empresa en tablas, búsquedas, exportaciones y procesos internos.
Después de ingresar los datos requeridos, haga clic en Guardar.
Crear una Empresa con IA
Puede usar el botón IA para crear o completar datos de la empresa más rápido.
Haga clic en IA en la barra de herramientas. Se abrirá una ventana donde puede pegar información de la empresa, por ejemplo, de un aviso legal, un sitio web de la empresa, una firma de correo electrónico o un bloque de dirección.
Después de pegar la información, haga clic en Extraer Dirección con IA.
Logistiqo intenta extraer los detalles de la empresa y rellenar automáticamente los campos correspondientes. Esto es útil al crear nuevos clientes o subcontratistas a partir de información externa existente.
Revise siempre los datos extraídos antes de guardar. Verifique especialmente:
- nombre de la empresa
- dirección
- código postal y ciudad
- país
- número de teléfono
- dirección de correo electrónico
- persona de contacto
- código de la empresa
La función de IA apoya la entrada de datos, pero la revisión final siempre debe hacerla el usuario.
Información General
La pestaña Información General contiene los datos básicos de la empresa y la dirección.
Use esta pestaña para mantener el nombre de la empresa, código, dirección, depósito, idioma e información de contacto. El campo Idioma es importante porque puede afectar el idioma de los documentos generados y la comunicación para esta empresa.
Si los documentos para un cliente se generan en un idioma incorrecto, esta es una de las primeras configuraciones que debe revisar.
Contabilidad
La pestaña Contabilidad se usa cuando la empresa es relevante para facturación, facturas de subcontratistas, exportaciones contables, condiciones de pago, listas de precios o control de crédito.
Las configuraciones típicas en esta pestaña incluyen:
- condiciones de pago
- asignación a grupo de tarifas o lista de precios
- cuenta deudora o acreedora
- plantillas contables
- moneda
- configuración bancaria
- texto de factura
Las configuraciones de factura definen cómo se crean las facturas para esta empresa. Por ejemplo, un cliente puede configurarse para facturas colectivas, facturas semanales, facturas mensuales, descuentos, listas de precios, factoring o facturas electrónicas.
Solo active las configuraciones de factura que coincidan con el acuerdo real de facturación con el cliente. Configuraciones incorrectas pueden hacer que las facturas se agrupen, dividan o creen de manera diferente a la esperada.
Miscelánea
La pestaña Miscelánea se usa principalmente para valores predeterminados operativos.
Aquí puede definir valores que se deben usar automáticamente cuando se crea un nuevo envío para el cliente, tales como:
- remitente predeterminado
- destinatario predeterminado
- descripción predeterminada de la mercancía
- tipo de envío
- unidad de transporte
- factor de volumen
- servicios preseleccionados
- receptor de factura
- configuración de facturación de almacén
Estas configuraciones son útiles para clientes con patrones de envío recurrentes. Reducen la entrada manual y ayudan a los usuarios a crear envíos de manera consistente.
Interfaces y Configuración de Factura Electrónica
La pestaña Interfaces se usa para configuraciones específicas de interfaces y el intercambio electrónico de datos.
En la mayoría de los casos, estos campos solo necesitan mantenerse si la empresa está conectada a una interfaz específica o requiere una configuración específica de factura electrónica.
Factura Electrónica
El área Factura Electrónica controla cómo se deben crear las facturas electrónicas para esta empresa.
La configuración general de facturas electrónicas suele definirse en la configuración del dominio. En el registro de la empresa, puede usar el valor predeterminado del dominio o definir una configuración específica para la empresa.
El campo Formato de factura electrónica define qué formato de factura electrónica se debe usar para esta empresa.
Las opciones comunes son:
- Predeterminado del dominio: Usa la configuración general de factura electrónica del dominio.
- Sin factura electrónica: No se usa formato de factura electrónica para esta empresa.
- XRechnung (UBL): Usa el formato XRechnung.
- Peppol BIS Billing (UBL): Usa el formato Peppol BIS Billing.
- ZUGFeRD / Factur-X: Usa el formato ZUGFeRD o Factur-X.
Solo cambie esta configuración si el cliente requiere un formato específico de factura electrónica. Si el cliente debe seguir la configuración general del sistema, mantenga seleccionado Predeterminado del dominio.
Dependiendo del formato seleccionado y los requisitos del cliente, pueden ser relevantes campos adicionales:
- ID del punto final de factura electrónica: Identificador del receptor para la transmisión electrónica de facturas.
- Esquema del punto final: Define el tipo o esquema del identificador del punto final.
- Referencia predeterminada del comprador / Leitweg-ID: Referencia del comprador o Leitweg-ID que se debe usar para este cliente.
Estos campos deben completarse según los requisitos de factura electrónica del cliente.
Otros Campos de Interface
Los campos inferiores de la interfaz se usan para otros sistemas conectados, según su configuración.
Ejemplos son:
- Punto final
- ID de Red Logistiqo
- Número (GLN)
- Transporeon
- Fortras
- Configuración FTP
Solo mantenga estos campos si la interfaz correspondiente se usa realmente para esta empresa.
Si una interfaz no funciona como se espera, primero verifique si los valores específicos de la interfaz para la empresa están mantenidos correctamente.
Subir Documentos a una Empresa
Los documentos pueden almacenarse directamente en un registro de empresa.
Abra la empresa y haga clic en Documentos en la barra de herramientas. Luego arrastre un archivo al área de carga o haga clic en el área para seleccionar un archivo.
Esto puede usarse para documentos como:
- contratos
- acuerdos con clientes
- acuerdos con proveedores
- documentos de incorporación
- instrucciones especiales
- documentos comerciales o legales
Después de subir el documento, guarde la ventana de documentos.
Qué Verificar Antes de Guardar
Antes de guardar una empresa nueva o modificada, verifique si la empresa está lista para el proceso en el que se usará.
Para un cliente, verifique dirección, idioma, condiciones de pago, configuraciones de factura y configuraciones de precios.
Para un subcontratista o proveedor, verifique configuraciones relacionadas con acreedores, condiciones de pago y configuraciones contables relacionadas con gastos.
Para uso relacionado con envíos, verifique valores predeterminados de envío, configuraciones de remitente o destinatario e instrucciones relevantes.
Problemas Comunes
Si una empresa no puede usarse como se espera, la causa suele ser datos maestros faltantes o inconsistentes.
Las causas comunes son:
- código de empresa faltante o duplicado
- dirección incompleta
- condición de pago faltante
- idioma incorrecto
- lista de precios o grupo de tarifas faltante
- configuraciones de factura que no coinciden con el proceso previsto
- empresa inactiva
- faltan datos de interfaz requeridos
Si una empresa no aparece en una lista de selección, verifique si está inactiva o restringida por alguna configuración.
Resumen
Las empresas se mantienen en Contactos > Empresa Deudora.
Use el registro de empresa para gestionar datos básicos de la empresa, información de dirección y contacto, configuraciones contables, comportamiento de facturas, valores predeterminados de envíos, interfaces y documentos relacionados con la empresa.
La función IA puede acelerar la creación de empresas a partir de información de dirección copiada. El botón Documentos puede usarse para almacenar contratos y otros archivos relacionados directamente en la empresa.