En Logistiqo, los documentos pueden subirse directamente a un envío. Estos pueden ser notas de entrega, documentos firmados, fotos, documentos aduaneros, fotos de daños u otros archivos relacionados con el envío.
Los documentos pueden subirse manualmente a un solo envío o, si trabaja con pilas de documentos escaneados, asignarse automáticamente a los envíos con el Cargador por Lote de Documentos.
Subir documentos a un envío
Vaya a Envíos > Envío y abra el envío al que se debe subir el documento.
- Haga clic en Documentos en la barra de herramientas.
- Se abre la ventana Documentos. Los documentos existentes para el envío se muestran en la tabla.
- Suba el archivo haciendo clic en el área de carga o arrastrando el archivo dentro del cuadro de carga.
Después de la carga, seleccione el Tipo correcto para el documento.
Ejemplos de tipos de documentos son:
- Firma de entrega
- Foto de entrega
- Foto de recogida
- Foto de problema
- Correo electrónico
- otros tipos de documentos configurados en su sistema
- Configure las opciones del documento si es necesario.
- Haga clic en Guardar.
El documento ahora está almacenado con el envío y puede abrirse nuevamente más tarde desde la ventana Documentos del envío.
Opciones del documento
Después de subir un documento, se pueden configurar varias opciones en la tabla de documentos.
Tipo: Define el tipo de documento. Esto ayuda a clasificar el documento y también puede controlar cómo se usa en otras partes de Logistiqo.
Cliente: Si esta casilla está activa, el documento puede ponerse a disposición del cliente, por ejemplo, en el portal del cliente, según su configuración.
Subcontratista: Si esta casilla está activa, el documento puede ponerse a disposición del subcontratista, según su configuración.
Estado: Marca el documento como relevante para el estado. Esto puede usarse para mostrar que un documento importante del envío, como una firma de entrega, ha sido subido.
Factura: Si esta casilla está activa, el documento puede adjuntarse cuando la factura se envíe por correo electrónico.
Use estas opciones con cuidado, especialmente para documentos que deben ser visibles para clientes o subcontratistas.
Eliminar, descargar o enviar documentos
En la ventana Documentos, los documentos subidos pueden gestionarse directamente.
Puede:
- descargar documentos individuales
- seleccionar y eliminar documentos, si tiene los permisos necesarios
- enviar documentos por correo electrónico usando Enviar Documentos
- cambiar el tipo de documento o las opciones del documento
- guardar la configuración actualizada del documento
Los cambios en los tipos de documentos o casillas solo se aplican después de hacer clic en Guardar.
Subir muchos documentos con el Cargador por Lote de Documentos
El Cargador por Lote de Documentos se usa cuando muchos documentos escaneados deben subirse a la vez y asignarse automáticamente a los envíos correctos.
Este proceso funciona con un dossier de pedido o hoja de portada que contiene un código de barras. El código de barras permite a Logistiqo reconocer dónde comienzan los documentos para un envío y dónde comienza el siguiente envío.
Preparar la pila de documentos
Antes de usar el Cargador por Lote de Documentos, prepare los documentos escaneados en el orden correcto.
- Imprima el dossier de pedido para cada envío. El dossier de pedido contiene el código de barras usado para la asignación.
- Use cada dossier de pedido como hoja de portada.
- Coloque todos los documentos que pertenecen al envío directamente detrás de la hoja de portada correspondiente.
- Repita esto para cada envío.
La pila debería verse así:
- Dossier de pedido para el envío 1
- Documentos para el envío 1
- Dossier de pedido para el envío 2
- Documentos para el envío 2
- Dossier de pedido para el envío 3
- Documentos para el envío 3
Luego escanee la pila completa como un solo archivo PDF.
Asignar documentos con el Cargador por Lote de Documentos
Vaya a Más > Cargador por Lote de Documentos.
- Haga clic en Seleccionar archivo y elija el archivo PDF escaneado desde su computadora.
- Seleccione la posición del código de barras en la hoja de portada, si es necesario.
- Si todos los documentos subidos deben recibir el mismo tipo de documento, seleccione el tipo de documento.
- Decida si los documentos subidos deben incluir la hoja de portada.
- Haga clic en Asignar a envíos.
Logistiqo sube el PDF, lo divide en las posiciones de código de barras reconocidas y asigna los documentos a los envíos correspondientes. Este proceso puede tardar un tiempo, dependiendo del tamaño del archivo y el número de páginas.
Notas importantes para el Cargador por Lote de Documentos
La primera página del PDF escaneado debe contener un código de barras legible. Si no se puede leer un código de barras en la primera hoja de portada, el proceso de asignación puede detenerse.
Si no se puede leer el código de barras, verifique lo siguiente:
- que se usó el dossier de pedido como hoja de portada
- que las páginas se escanearon en el orden correcto
- que la calidad del escaneo es suficientemente buena
- que el código de barras no está cortado, borroso o cubierto
- que el cristal del escáner está limpio
Si la pila de documentos no está preparada correctamente, los documentos pueden no asignarse a los envíos correctos.