En Logistiqo, el estado del envío muestra el estado operativo actual de un envío. Ayuda a los usuarios a entender si un envío todavía está en planificación, ya asignado, recogido, entregado, completado, cancelado o si tiene un problema.
Los estados de envío también son importantes para filtrar la tabla de envíos. Por defecto, la tabla de envíos suele mostrar envíos en vivo, es decir, envíos que aún son relevantes para el trabajo operativo diario.
La casilla de verificación Liberar para Factura está separada del estado del envío. Se usa para marcar un envío como listo para facturación.
Cambiar el estado del envío
Vaya a Envíos > Envío y abra el envío cuyo estado desea cambiar.
- Haga clic en Estado en la barra de herramientas.
- Se abre la ventana de Cambio de Estado.
- Seleccione el nuevo estado en el campo Estado.
- Marque o ajuste los siguientes campos si es necesario:
- Confirmado Por: El usuario o persona que confirma el cambio de estado.
- Confirmado En: La fecha y hora del cambio de estado.
- Dirección: La ubicación relacionada con el cambio de estado.
- Haga clic en Guardar.
El estado seleccionado se guarda para el envío. El cambio de estado también se muestra en los detalles del envío, dependiendo de su configuración.
Estados comunes de envío
Los estados disponibles pueden depender de su configuración en Logistiqo. Los estados típicos son:
- No Asignado
- Asignado
- Parada
- Aceptado
- Punto de Carga
- Recogido
- Recepción de Mercancías
- Salida de Mercancías
- Punto de Descarga
- Entregado
- POD
- Cancelado
- Problema
El significado exacto de cada estado depende de su proceso operativo. En general, estados como Recogido, Entregado o POD indican que el envío ha alcanzado un hito importante en el transporte. Estados como Cancelado o Problema indican que el envío ya no debe considerarse un envío activo normal.
Historial de estados
Los cambios de estado se registran en los detalles del envío. El panel de detalles puede mostrar información como:
- estado cambiado
- estado anterior
- fecha y hora del cambio
- usuario que cambió el estado
- ubicación o dirección relacionada con el estado
Esto ayuda a rastrear el historial operativo de un envío.
¿Qué son los envíos en vivo?
Un envío en vivo es un envío que aún está activo en el flujo operativo.
En muchas configuraciones, un envío ya no se considera en vivo cuando ha alcanzado un estado completado, como POD, o cuando ya ha sido facturado.
Esto significa que un envío puede desaparecer de la tabla de envíos predeterminada cuando, por ejemplo:
- el envío ha recibido una confirmación de entrega o estado POD
- el envío ya ha sido facturado
- el envío fue cancelado
- la configuración actual del filtro excluye el envío
El comportamiento exacto puede depender de su configuración y configuración del estado del envío.
Encontrar envíos que ya no se muestran
Si un envío ya no es visible en la tabla predeterminada, use la configuración de filtros.
- Vaya a Envíos > Envío.
- Haga clic en el botón Filtro en la barra de herramientas.
En Configuración de Filtros, elija el estado de envío requerido.
Las opciones comunes son:
- En Vivo
- Todos
- POD
- No Facturado
- Facturado
- Cancelado
- Cotización
- Ajuste el período de tiempo si es necesario.
- Haga clic en Enviar.
Si no está seguro de qué estado tiene el envío, seleccione Todos y use el rango de fechas o los filtros de la tabla para buscar el envío.
Por qué los envíos desaparecen de la tabla de envíos
Los envíos suelen desaparecer de la vista predeterminada en vivo porque ya no se consideran envíos operativos activos.
Esto es intencional. La vista en vivo mantiene la lista diaria de envíos enfocada en los envíos que aún requieren atención operativa.
Si necesita revisar envíos completados, facturados, cancelados o de cotización, use la configuración de filtros en lugar de la vista en vivo predeterminada.
Liberar para Factura
La casilla de verificación Liberar para Factura no es un estado de envío. Es un marcador de control separado que se usa para mostrar que un envío está listo para facturación.
Esto generalmente lo hace el despachador o la persona responsable una vez que el envío ha sido revisado internamente. Por ejemplo, un envío puede ser liberado para facturación cuando:
- el transporte ha sido completado
- la confirmación requerida de POD o entrega está disponible
- todos los documentos relevantes han sido subidos
- los servicios y precios han sido verificados
- el envío está listo para el equipo de contabilidad o facturación
Una vez que Liberar para Factura está activado, el envío puede considerarse aprobado para la creación de la factura.
Cómo se usa Liberar para Factura
La casilla de verificación Liberar para Factura no crea automáticamente una factura. Es un marcador de control para el flujo de trabajo de facturación.
Dependiendo de su configuración, el módulo de facturación puede filtrarse para que solo se muestren los envíos liberados para facturación. Esto ayuda a evitar que los envíos se facturen antes de haber sido revisados.
Un flujo de trabajo típico es:
- El envío se completa operativamente.
- La persona responsable verifica datos del envío, documentos, servicios y precios.
- Se activa Liberar para Factura en el envío.
- El equipo de facturación crea la factura solo para los envíos liberados.
Notas importantes
Si un envío debe ser facturado pero no es visible en el módulo de facturación, verifique si Liberar para Factura es requerido en su configuración y si la casilla ha sido activada.
Si no puede encontrar un envío en la tabla de envíos, primero revise la Configuración de Filtros y seleccione Todos.
Si Liberar para Factura no se usa en el proceso de su empresa, el campo puede estar oculto o ser ignorado dependiendo del tipo de envío y la configuración.