In Logistiqo, le aziende sono dati master centrali. Un'azienda può essere utilizzata come cliente, subappaltatore, fornitore, mittente, destinatario, destinatario della fattura o partner commerciale generale, a seconda di come è configurata.
I record aziendali vengono utilizzati nelle spedizioni, fatture, fatture in entrata, processi di subappalto, processi di magazzino, documenti e interfacce. Per questo motivo, i dati aziendali devono essere mantenuti con cura prima di essere utilizzati nel lavoro quotidiano.
Apertura delle Aziende
Vai a Contatti > Azienda Debitrice.
La tabella superiore mostra tutti i record aziendali esistenti. Seleziona un'azienda esistente per modificarla o clicca su Nuovo per crearne una nuova.
Creazione di una Nuova Azienda
Per creare manualmente un'azienda, clicca su Nuovo e inserisci i dati di base nella scheda Informazioni Generali.
Le informazioni più importanti nella creazione di un'azienda sono:
- un nome aziendale chiaro
- un codice aziendale univoco
- paese, codice postale, città e indirizzo
- dettagli di contatto rilevanti
- la lingua corretta
- il deposito corretto, se la tua configurazione utilizza depositi
Il Codice è particolarmente importante perché viene usato per identificare l'azienda in tabelle, ricerche, esportazioni e processi interni.
Dopo aver inserito i dati richiesti, clicca su Salva.
Creazione di un'Azienda con l’AI
Puoi utilizzare il pulsante AI per creare o completare i dati aziendali più rapidamente.
Clicca su AI nella barra degli strumenti. Si apre una finestra dove puoi incollare le informazioni aziendali, ad esempio da un'impronta, un sito web aziendale, una firma email o un blocco indirizzo.
Dopo aver incollato le informazioni, clicca su Estrai Indirizzo con AI.
Logistiqo cerca di estrarre i dettagli aziendali e compilare automaticamente i campi corrispondenti. Questo è utile quando si creano nuovi clienti o subappaltatori da informazioni esterne esistenti.
Controlla sempre i dati estratti prima di salvare. Verifica in particolare:
- nome azienda
- indirizzo
- codice postale e città
- paese
- numero di telefono
- indirizzo email
- persona di contatto
- codice aziendale
La funzione AI supporta l’inserimento dati, ma il controllo finale deve sempre essere effettuato dall’utente.
Informazioni Generali
La scheda Informazioni Generali contiene i dati di base dell'azienda e dell'indirizzo.
Utilizza questa scheda per mantenere il nome aziendale, il codice, l'indirizzo, il deposito, la lingua e le informazioni di contatto. Il campo Lingua è importante perché può influenzare la lingua dei documenti generati e della comunicazione per questa azienda.
Se i documenti per un cliente sono generati nella lingua sbagliata, questa è una delle prime impostazioni da controllare.
Contabilità
La scheda Contabilità viene utilizzata quando l'azienda è rilevante per la fatturazione, le fatture dei subappaltatori, le esportazioni contabili, le condizioni di pagamento, i listini prezzi o il controllo del credito.
Le impostazioni tipiche in questa scheda includono:
- condizioni di pagamento
- assegnazione a gruppo tariffario o listino prezzi
- conto debitore o creditore
- modelli contabili
- valuta
- impostazioni bancarie
- testo fattura
Le impostazioni della fattura definiscono come vengono create le fatture per questa azienda. Ad esempio, un cliente può essere configurato per fatture collettive, fatture settimanali, fatture mensili, sconti, listini prezzi, factoring o fatture elettroniche.
Attiva solo le impostazioni di fatturazione che corrispondono all'accordo di fatturazione effettivo con il cliente. Impostazioni errate possono portare a fatture raggruppate, divise o create in modo diverso da quanto previsto.
Varie
La scheda Varie è utilizzata principalmente per impostazioni operative predefinite.
Qui puoi definire valori che dovrebbero essere usati automaticamente quando viene creata una nuova spedizione per il cliente, come:
- mittente predefinito
- destinatario predefinito
- descrizione merce predefinita
- tipo di spedizione
- unità di trasporto
- fattore di volume
- servizi pre-selezionati
- destinatario della fattura
- impostazioni di fatturazione del magazzino
Queste impostazioni sono utili per clienti con modelli di spedizione ricorrenti. Riducendo l'inserimento manuale aiutano gli utenti a creare spedizioni in modo coerente.
Impostazioni Interfacce e Fattura Elettronica
La scheda Interfacce è utilizzata per le impostazioni specifiche dell'interfaccia aziendale e per lo scambio elettronico di dati.
Nella maggior parte dei casi, questi campi devono essere mantenuti solo se l'azienda è collegata a un'interfaccia specifica o richiede una configurazione specifica per la fattura elettronica.
Fattura Elettronica
L'area Fattura Elettronica controlla come devono essere create le fatture elettroniche per questa azienda.
La configurazione generale della fattura elettronica è solitamente definita nelle impostazioni del dominio. Nel record aziendale puoi utilizzare il valore predefinito del dominio oppure definire un'impostazione specifica per l'azienda.
Il campo formato eInvoice definisce quale formato di fattura elettronica deve essere usato per questa azienda.
Le opzioni comuni sono:
- Predefinito dominio: Usa l'impostazione generale della fattura elettronica del dominio.
- Nessuna fattura elettronica: Non viene usato alcun formato di fattura elettronica per questa azienda.
- XRechnung (UBL): Usa il formato XRechnung.
- Peppol BIS Billing (UBL): Usa il formato Peppol BIS Billing.
- ZUGFeRD / Factur-X: Usa il formato ZUGFeRD o Factur-X.
Modifica questa impostazione solo se il cliente richiede un formato specifico di fattura elettronica. Se il cliente deve seguire la configurazione generale del sistema, mantieni selezionato Predefinito dominio.
A seconda del formato selezionato e dei requisiti del cliente, possono essere rilevanti ulteriori campi:
- ID endpoint eInvoice: Identificatore destinatario per la trasmissione della fattura elettronica.
- Schema endpoint: Definisce il tipo o schema dell'identificatore endpoint.
- Riferimento acquirente predefinito / Leitweg-ID: Riferimento acquirente o Leitweg-ID che deve essere usato per questo cliente.
Questi campi devono essere compilati secondo i requisiti di fattura elettronica del cliente.
Altri Campi Interfaccia
I campi inferiori dell'interfaccia sono usati per altri sistemi collegati, a seconda della tua configurazione.
Esempi sono:
- Endpoint
- ID Rete Logistiqo
- Numero (GLN)
- Transporeon
- Fortras
- Impostazioni FTP
Manutieni questi campi solo se l'interfaccia corrispondente è effettivamente usata per questa azienda.
Se un'interfaccia non funziona come previsto, verifica prima che i valori specifici dell'interfaccia aziendale siano mantenuti correttamente.
Caricamento Documenti su un'Azienda
I documenti possono essere archiviati direttamente su un record aziendale.
Apri l'azienda e clicca su Documenti nella barra degli strumenti. Poi trascina un file nell'area di caricamento o clicca sull'area per selezionare un file.
Questo può essere usato per documenti come:
- contratti
- accordi con i clienti
- accordi con i fornitori
- documenti di onboarding
- istruzioni speciali
- documenti commerciali o legali
Dopo aver caricato il documento, salva la finestra del documento.
Cosa Controllare Prima di Salvare
Prima di salvare un'azienda nuova o modificata, verifica se l'azienda è pronta per il processo in cui sarà utilizzata.
Per un cliente, controlla indirizzo, lingua, condizioni di pagamento, impostazioni di fattura e impostazioni di prezzo.
Per un subappaltatore o fornitore, controlla le impostazioni relative ai creditori, le condizioni di pagamento e le impostazioni contabili relative alle spese.
Per l'uso relativo alle spedizioni, controlla i valori predefiniti della spedizione, le impostazioni di mittente o destinatario e le istruzioni rilevanti.
Problemi Comuni
Se un'azienda non può essere utilizzata come previsto, la causa è spesso la mancanza o l'incoerenza dei dati master.
Le cause comuni sono:
- codice aziendale mancante o duplicato
- indirizzo incompleto
- condizione di pagamento mancante
- lingua errata
- listino prezzi o gruppo tariffario mancante
- impostazioni di fattura non corrispondenti al processo previsto
- azienda inattiva
- dati interfaccia richiesti mancanti
Se un'azienda non appare in una lista di selezione, verifica se è inattiva o limitata da un'impostazione.
Riepilogo
Le aziende sono gestite sotto Contatti > Azienda Debitrice.
Usa il record aziendale per gestire i dati base dell'azienda, l'indirizzo e le informazioni di contatto, le impostazioni contabili, il comportamento della fattura, i valori predefiniti per le spedizioni, le interfacce e i documenti relativi all'azienda.
La funzione AI può velocizzare la creazione di aziende da informazioni di indirizzo copiate. Il pulsante Documenti può essere usato per archiviare contratti e altri file relativi all'azienda direttamente sull'azienda stessa.