In Logistiqo, le aziende sono dati master centrali. Un'azienda può essere utilizzata come cliente, subappaltatore, fornitore, mittente, destinatario, destinatario della fattura o partner commerciale generale, a seconda di come è configurata.
I record aziendali sono utilizzati nelle spedizioni, fatture, fatture in entrata, processi di subappalto, processi di magazzino, documenti e interfacce. Per questo motivo, i dati aziendali devono essere mantenuti con cura prima di essere utilizzati nel lavoro quotidiano.
Apertura delle Aziende
Vai su Contatti > Azienda Debitrice.
La tabella superiore mostra tutti i record aziendali esistenti. Seleziona un'azienda esistente per modificarla oppure clicca su Nuovo per crearne una nuova.
Creazione di una Nuova Azienda
Per creare un'azienda manualmente, clicca su Nuovo e inserisci i dati di base nella scheda Informazioni Generali.
Le informazioni più importanti quando si crea un'azienda sono:
- un nome aziendale chiaro
- un codice aziendale univoco
- paese, CAP, città e indirizzo
- dettagli di contatto rilevanti
- la lingua corretta
- il deposito corretto, se la tua configurazione utilizza depositi
Il Codice è particolarmente importante perché viene utilizzato per identificare l'azienda nelle tabelle, nelle ricerche, nelle esportazioni e nei processi interni.
Dopo aver inserito i dati richiesti, clicca su Salva.
Creazione di un'Azienda con l'IA
Puoi utilizzare il pulsante IA per creare o completare i dati aziendali più rapidamente.
Clicca su IA nella barra degli strumenti. Si apre una finestra in cui puoi incollare informazioni sull'azienda, ad esempio da un imprint, un sito web aziendale, una firma email o un blocco indirizzo.
Dopo aver incollato le informazioni, clicca su Estrai Indirizzo con IA.
Logistiqo cerca di estrarre i dettagli dell'azienda e di compilare automaticamente i campi corrispondenti. Questo è utile quando si creano nuovi clienti o subappaltatori da informazioni esterne esistenti.
Controlla sempre i dati estratti prima di salvare. Verifica in particolare:
- nome dell'azienda
- indirizzo
- CAP e città
- paese
- numero di telefono
- indirizzo email
- persona di contatto
- codice aziendale
La funzione IA supporta l'inserimento dei dati, ma la verifica finale deve sempre essere effettuata dall'utente.
Informazioni Generali
La scheda Informazioni Generali contiene i dati di base dell'azienda e dell'indirizzo.
Usa questa scheda per mantenere il nome dell'azienda, il codice, l'indirizzo, il deposito, la lingua e le informazioni di contatto. Il campo Lingua è importante perché può influenzare la lingua dei documenti generati e la comunicazione per questa azienda.
Se i documenti per un cliente vengono generati nella lingua sbagliata, questa è una delle prime impostazioni da verificare.
Contabilità
La scheda Contabilità viene utilizzata quando l'azienda è rilevante per la fatturazione, le fatture dei subappaltatori, le esportazioni contabili, le condizioni di pagamento, i listini prezzi o il controllo del credito.
Le impostazioni tipiche in questa scheda includono:
- condizioni di pagamento
- assegnazione a gruppo tariffario o listino prezzi
- conto debitore o creditore
- modelli contabili
- valuta
- impostazioni bancarie
- testo della fattura
Le impostazioni della fattura definiscono come vengono create le fatture per questa azienda. Ad esempio, un cliente può essere configurato per fatture collettive, fatture settimanali, fatture mensili, sconti, listini prezzi, factoring o fatture elettroniche.
Attiva solo le impostazioni di fatturazione che corrispondono all'accordo di fatturazione effettivo con il cliente. Impostazioni errate possono portare a fatture raggruppate, suddivise o create in modo diverso da quanto previsto.
Varie
La scheda Varie è utilizzata principalmente per impostazioni operative predefinite.
Qui puoi definire valori che dovrebbero essere usati automaticamente quando viene creata una nuova spedizione per il cliente, come ad esempio:
- mittente predefinito
- destinatario predefinito
- descrizione merce predefinita
- tipo di spedizione
- unità di trasporto
- fattore di volume
- servizi preselezionati
- destinatario della fattura
- impostazioni di fatturazione del magazzino
Queste impostazioni sono utili per clienti con schemi di spedizione ricorrenti. Riducendo l'inserimento manuale, aiutano gli utenti a creare spedizioni in modo coerente.
Interfacce
La scheda Interfacce è rilevante solo se l'azienda è collegata a sistemi esterni o scambio elettronico di dati.
A seconda della configurazione, questo può includere impostazioni per fatture elettroniche, informazioni sul punto di accesso, Shipcloud, Logistiqo Network, GLN, Timocom, Fortras, FTP o altri campi relativi all'interfaccia.
Manutieni questi campi solo se l'interfaccia corrispondente è effettivamente utilizzata.
Caricamento Documenti su un'Azienda
I documenti possono essere archiviati direttamente su un record aziendale.
Apri l'azienda e clicca su Documenti nella barra degli strumenti. Quindi trascina un file nell'area di caricamento oppure clicca sull'area per selezionare un file.
Questo può essere utilizzato per documenti quali:
- contratti
- accordi con i clienti
- accordi con i fornitori
- documenti di onboarding
- istruzioni speciali
- documenti commerciali o legali
Dopo aver caricato il documento, salva la finestra del documento.
Cosa Controllare Prima di Salvare
Prima di salvare un'azienda nuova o modificata, verifica se l'azienda è pronta per il processo in cui verrà utilizzata.
Per un cliente, controlla indirizzo, lingua, condizioni di pagamento, impostazioni di fatturazione e impostazioni dei prezzi.
Per un subappaltatore o fornitore, controlla le impostazioni relative ai creditori, le condizioni di pagamento e le impostazioni contabili relative alle spese.
Per l'uso legato alle spedizioni, controlla i valori predefiniti per la spedizione, le impostazioni di mittente o destinatario e le istruzioni rilevanti.
Problemi Comuni
Se un'azienda non può essere utilizzata come previsto, la causa è spesso dati master mancanti o incoerenti.
Le cause comuni sono:
- codice aziendale mancante o duplicato
- indirizzo incompleto
- condizione di pagamento mancante
- lingua errata
- listino prezzi o gruppo tariffario mancante
- impostazioni di fatturazione che non corrispondono al processo previsto
- azienda inattiva
- dati dell'interfaccia richiesti mancanti
Se un'azienda non appare in un elenco di selezione, controlla se è inattiva o limitata da un'impostazione.
Riepilogo
Le aziende sono gestite sotto Contatti > Azienda Debitrice.
Utilizza il record aziendale per gestire i dati base dell'azienda, le informazioni di indirizzo e contatto, le impostazioni contabili, il comportamento di fatturazione, i valori predefiniti per le spedizioni, le interfacce e i documenti relativi all'azienda.
La funzione IA può velocizzare la creazione dell'azienda a partire da informazioni di indirizzo copiate. Il pulsante Documenti può essere usato per archiviare contratti e altri file relativi all'azienda direttamente sull'azienda stessa.