In Logistiqo können Dokumente direkt zu einer Sendung hochgeladen werden. Das können zum Beispiel Lieferpapiere, unterschriebene Dokumente, Fotos, Zolldokumente, Schadensfotos oder andere sendungsbezogene Dateien sein.
Dokumente können entweder manuell zu einer einzelnen Sendung hochgeladen werden oder, wenn mit gescannten Dokumentenstapeln gearbeitet wird, über den Dokumentenstapel automatisch den passenden Sendungen zugeordnet werden.
Dokumente zu einer Sendung hochladen
Gehen Sie zu Sendungen > Sendung und öffnen Sie die Sendung, zu der ein Dokument hochgeladen werden soll.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Dokumente.
- Das Fenster Dokumente öffnet sich. Bereits vorhandene Dokumente der Sendung werden in der Tabelle angezeigt.
- Laden Sie die Datei hoch, indem Sie in den Upload-Bereich klicken oder die Datei per Drag & Drop in das Upload-Feld ziehen.
Wählen Sie nach dem Hochladen den passenden Typ für das Dokument aus.
Beispiele für Dokumententypen sind:
- Lieferunterschrift
- Lieferfoto
- Abholfoto
- Problemfoto
- weitere in Ihrem System hinterlegte Dokumententypen
- Setzen Sie bei Bedarf die gewünschten Dokumentoptionen.
- Klicken Sie auf Speichern.
Das Dokument ist jetzt bei der Sendung gespeichert und kann später wieder über das Fenster Dokumente geöffnet werden.
Dokumentoptionen
Nach dem Hochladen können in der Dokumententabelle verschiedene Optionen gesetzt werden.
Typ: Legt den Dokumententyp fest. Dadurch wird das Dokument klassifiziert und kann je nach Einrichtung in anderen Bereichen von Logistiqo verwendet werden.
Kunde: Wenn dieser Haken gesetzt ist, kann das Dokument dem Kunden zur Verfügung gestellt werden, zum Beispiel im Kundenzugang, abhängig von Ihrer Einrichtung.
Subunternehmer: Wenn dieser Haken gesetzt ist, kann das Dokument dem Subunternehmer zur Verfügung gestellt werden, abhängig von Ihrer Einrichtung.
Status: Markiert das Dokument als statusrelevant. Das kann verwendet werden, um anzuzeigen, dass ein wichtiges Sendungsdokument, zum Beispiel eine Lieferunterschrift, hochgeladen wurde.
Rechnung: Wenn dieser Haken gesetzt ist, kann das Dokument beim Versand der Rechnung per E-Mail als Anhang mitgesendet werden.
Setzen Sie diese Optionen sorgfältig, insbesondere bei Dokumenten, die für Kunden oder Subunternehmer sichtbar sein sollen.
Dokumente herunterladen, löschen oder versenden
Im Fenster Dokumente können hochgeladene Dokumente direkt verwaltet werden.
Sie können dort:
- einzelne Dokumente herunterladen
- Dokumente auswählen und löschen, sofern Sie die nötige Berechtigung haben
- Dokumente per E-Mail versenden
- den Dokumententyp ändern
- die Optionen Kunde, Subunternehmer, Status und Rechnung anpassen
Änderungen an Dokumententypen oder Haken werden erst übernommen, wenn Sie auf Speichern klicken.
Viele Dokumente mit dem Dokumentenstapel hochladen
Der Dokumentenstapel wird verwendet, wenn viele gescannte Dokumente in einem Schritt hochgeladen und automatisch den richtigen Sendungen zugeordnet werden sollen.
Der Prozess funktioniert über ein Auftragsdossier bzw. ein Deckblatt mit Barcode. Anhand dieses Barcodes erkennt Logistiqo, wo die Dokumente zu einer Sendung beginnen und wo die nächste Sendung im Stapel anfängt.
Dokumentenstapel vorbereiten
Bereiten Sie die zu scannenden Dokumente in der richtigen Reihenfolge vor.
- Drucken Sie für jede Sendung das Auftragsdossier. Das Auftragsdossier enthält den Barcode für die Zuordnung.
- Verwenden Sie jedes Auftragsdossier als Deckblatt.
- Legen Sie alle Dokumente, die zu dieser Sendung gehören, direkt hinter das jeweilige Auftragsdossier.
- Wiederholen Sie das für jede Sendung.
Der Stapel sollte zum Beispiel so aufgebaut sein:
- Auftragsdossier Sendung 1
- Dokumente zu Sendung 1
- Auftragsdossier Sendung 2
- Dokumente zu Sendung 2
- Auftragsdossier Sendung 3
- Dokumente zu Sendung 3
Scannen Sie anschließend den gesamten Stapel als eine PDF-Datei.
Dokumente mit dem Dokumentenstapel zuordnen
Gehen Sie zu Weitere > Dokumentenstapel.
- Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die gescannte PDF-Datei von Ihrem Computer aus.
- Wählen Sie bei Bedarf die Barcode-Position auf dem Deckblatt aus.
- Wenn alle hochgeladenen Dokumente denselben Dokumententyp erhalten sollen, wählen Sie den entsprechenden Dokumententyp aus.
- Legen Sie fest, ob die hochgeladenen Dokumente inklusive Deckblatt gespeichert werden sollen.
- Klicken Sie auf Zu Sendungen zuordnen.
Logistiqo lädt die PDF-Datei hoch, trennt sie anhand der erkannten Barcodes und ordnet die Dokumente den jeweiligen Sendungen zu. Je nach Dateigröße und Seitenanzahl kann dieser Vorgang etwas dauern.
Wichtige Hinweise zum Dokumentenstapel
Die erste Seite der gescannten PDF-Datei muss einen lesbaren Barcode enthalten. Wenn auf dem ersten Deckblatt kein Barcode erkannt wird, kann die Zuordnung abgebrochen werden.
Wenn der Barcode nicht gelesen werden kann, prüfen Sie insbesondere:
- ob das Auftragsdossier als Deckblatt verwendet wurde
- ob die Seiten in der richtigen Reihenfolge gescannt wurden
- ob die Scanqualität ausreichend ist
- ob der Barcode nicht abgeschnitten, unscharf oder verdeckt ist
- ob das Scannerglas sauber ist
Wenn der Dokumentenstapel falsch vorbereitet wurde, können Dokumente nicht oder nicht der richtigen Sendung zugeordnet werden.