In Logistiqo zeigt der Sendungsstatus den aktuellen operativen Zustand einer Sendung. Dadurch ist erkennbar, ob eine Sendung noch geplant wird, bereits zugewiesen, abgeholt, geliefert, abgeschlossen, storniert oder als Problem markiert wurde.
Sendungsstatus sind außerdem wichtig für die Filterung der Sendungstabelle. Standardmäßig zeigt die Sendungstabelle meistens Live-Sendungen an. Das sind Sendungen, die noch für die tägliche operative Arbeit relevant sind.
Der Haken Freigegeben für Faktura ist kein Sendungsstatus. Er ist eine separate Markierung, mit der eine Sendung für die Rechnungserstellung freigegeben wird.
Sendungsstatus ändern
Gehen Sie zu Sendungen > Sendung und öffnen Sie die Sendung, deren Status geändert werden soll.
- Klicken Sie in der Toolbar auf Status.
- Das Fenster Statusänderung öffnet sich.
- Wählen Sie im Feld Status den neuen Status aus.
- Prüfen oder ändern Sie bei Bedarf die weiteren Felder:
- Bestätigt von: Benutzer oder Person, die die Statusänderung bestätigt.
- Bestätigt am: Datum und Uhrzeit der Statusänderung.
- Adresse: Ort oder Adresse, auf die sich die Statusänderung bezieht.
- Klicken Sie auf Speichern.
Der ausgewählte Status wird anschließend bei der Sendung gespeichert. Je nach Einrichtung wird die Statusänderung auch im Detailbereich der Sendung angezeigt.
Typische Sendungsstatus
Die verfügbaren Status können je nach Einrichtung unterschiedlich sein. Typische Status sind zum Beispiel:
- Nicht zugewiesen
- Zugewiesen
- Zwischenstopp
- Akzeptiert
- Ladestelle
- Abgeholt
- Wareneingang
- Warenausgang
- Entladestelle
- Geliefert
- POD / Lieferbestätigung
- Storniert
- Problem
Die genaue Bedeutung der einzelnen Status hängt vom jeweiligen operativen Prozess ab. Grundsätzlich zeigen Status wie Abgeholt, Geliefert oder POD wichtige Transportereignisse an. Status wie Storniert oder Problem zeigen, dass die Sendung nicht mehr als normal aktive Sendung behandelt werden sollte.
Statushistorie
Statusänderungen werden in den Sendungsdetails dokumentiert. Der Detailbereich kann zum Beispiel folgende Informationen anzeigen:
- neuer Status
- vorheriger Status
- Datum und Uhrzeit der Änderung
- Benutzer, der den Status geändert hat
- Ort oder Adresse der Statusänderung
Dadurch kann später nachvollzogen werden, welche Status eine Sendung durchlaufen hat.
Was sind Live-Sendungen?
Eine Live-Sendung ist eine Sendung, die sich noch im aktiven operativen Ablauf befindet.
Je nach Einrichtung gilt eine Sendung nicht mehr als live, wenn sie einen abgeschlossenen Status erreicht hat, zum Beispiel POD bzw. Lieferbestätigung, oder wenn sie bereits fakturiert wurde.
Eine Sendung kann daher aus der Standardansicht verschwinden, wenn zum Beispiel:
- eine Lieferbestätigung oder ein POD-Status gesetzt wurde
- die Sendung bereits fakturiert wurde
- die Sendung storniert wurde
- die aktuellen Filtereinstellungen die Sendung ausblenden
Das genaue Verhalten kann je nach Einrichtung und Statuslogik unterschiedlich sein.
Nicht mehr sichtbare Sendungen finden
Wenn eine Sendung in der normalen Tabelle nicht mehr angezeigt wird, verwenden Sie die Filtereinstellungen.
- Gehen Sie zu Sendungen > Sendung.
- Klicken Sie in der Toolbar auf den Filter.
Wählen Sie in den Filtereinstellungen den gewünschten Sendungsstatus aus.
Typische Optionen sind:
- Live
- Alle
- POD / Lieferbestätigung
- Nicht fakturiert
- Fakturiert
- Storniert
- Angebot
- Passen Sie bei Bedarf den Zeitraum an.
- Klicken Sie auf Übernehmen.
Wenn Sie nicht sicher sind, welchen Status die Sendung hat, wählen Sie Alle und suchen Sie anschließend über Zeitraum oder Tabellenfilter nach der Sendung.
Warum Sendungen aus der Tabelle verschwinden
Sendungen verschwinden in der Regel aus der Standardansicht, weil sie nicht mehr als aktive operative Sendungen gelten.
Das ist beabsichtigt. Die Live-Ansicht soll die tägliche Sendungsliste übersichtlich halten und hauptsächlich Sendungen anzeigen, die noch bearbeitet werden müssen.
Wenn abgeschlossene, fakturierte, stornierte oder Angebots-Sendungen geprüft werden sollen, verwenden Sie die Filtereinstellungen statt der normalen Live-Ansicht.
Freigegeben für Faktura
Der Haken Freigegeben für Faktura ist kein Sendungsstatus. Er ist eine separate Kontrollmarkierung für den Rechnungsprozess.
Der Haken wird normalerweise vom Disponenten oder von der verantwortlichen Person gesetzt, sobald die Sendung intern geprüft und abgeschlossen ist. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn:
- der Transport abgeschlossen wurde
- die Lieferbestätigung oder der POD vorhanden ist
- alle relevanten Dokumente hochgeladen wurden
- Leistungen und Preise geprüft wurden
- die Sendung für die Rechnungserstellung bereit ist
Wenn Freigegeben für Faktura gesetzt ist, gilt die Sendung als für die Faktura freigegeben.
Wie „Freigegeben für Faktura“ verwendet wird
Der Haken Freigegeben für Faktura erstellt nicht automatisch eine Rechnung. Er dient als Kontrollmarkierung für die Faktura.
Je nach Einrichtung kann das Rechnungsmodul so gefiltert werden, dass nur Sendungen angezeigt werden, die für die Faktura freigegeben wurden. Dadurch wird verhindert, dass Sendungen fakturiert werden, bevor sie intern geprüft wurden.
Ein typischer Ablauf ist:
- Die Sendung ist operativ abgeschlossen.
- Die verantwortliche Person prüft Sendungsdaten, Dokumente, Leistungen und Preise.
- Freigegeben für Faktura wird in der Sendung aktiviert.
- Die Faktura erstellt Rechnungen nur für freigegebene Sendungen.
Wichtige Hinweise
Wenn eine Sendung fakturiert werden soll, aber im Rechnungsmodul nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob in Ihrer Einrichtung Freigegeben für Faktura erforderlich ist und ob der Haken gesetzt wurde.
Wenn eine Sendung in der Sendungstabelle nicht gefunden wird, prüfen Sie zuerst die Filtereinstellungen und wählen Sie Alle.
Wenn Freigegeben für Faktura in Ihrem Prozess nicht verwendet wird, kann das Feld je nach Sendungstyp oder Einrichtung ausgeblendet oder ignoriert werden.