In Logistiqo bezeichnet Reklamationsmanagement den Prozess der Dokumentation und Verwaltung von Reklamationen und Abweichungen im Zusammenhang mit Sendungen, beispielsweise beschädigten oder fehlenden Waren, Fehlern des Frachtführers, falschen Waren oder anderen sendungsbezogenen Problemen. Reklamationen bleiben mit der betreffenden Sendung verknüpft, sodass das Problem, seine Ursache sowie alle Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen an einem Ort dokumentiert werden können. Finanzielle Informationen zur Reklamation können ebenfalls erfasst und nachverfolgt werden.
Gehen Sie zu Sendung > Reklamationsmanagement und wählen Sie Sendungen aus dem Dropdown-Menü aus.
Wählen Sie eine Sendung aus der Tabelle aus und klicken Sie auf Neu, um eine Reklamation zu erstellen.
Füllen Sie unter Sendung die erforderlichen Felder aus.
Wählen Sie im Feld Gemeldet am ein Datum aus und wählen Sie im Feld Gemeldet von einen Mitarbeiter aus.
Wählen Sie den Sachbearbeiter aus und geben Sie bei Bedarf eine Reklamationsreferenz ein.
Geben Sie in den folgenden Feldern die relevanten Informationen ein:
- Details: Beschreiben Sie die Reklamation oder das sendungsbezogene Problem und geben Sie relevante Informationen zu dem Vorfall an.
- Korrekturmaßnahmen: Dokumentieren Sie die zur Behebung des gemeldeten Problems ergriffenen Maßnahmen.
- Ursachenanalyse: Dokumentieren Sie die Untersuchung der Ursache des Problems oder der Abweichung.
- Vorbeugemaßnahmen: Dokumentieren Sie die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um ein erneutes Auftreten desselben oder eines ähnlichen Problems zu verhindern.
- Wirksamkeitsbewertung: Dokumentieren Sie, ob die Korrektur- oder Vorbeugemaßnahmen wirksam waren.
Wählen Sie unter Art der Abweichung die Option oder Optionen aus, die auf die Reklamation zutreffen:
- Beschädigung: Physische Beschädigung der Waren während des Transports oder der Handhabung.
- Datumsproblem: Ein Problem mit dem geplanten oder tatsächlichen Transport-, Abhol- oder Lieferdatum.
- Fehlende Menge: Ein Teil oder die gesamte erwartete Menge fehlt.
- Fehler des Frachtführers: Ein Problem im Zusammenhang mit dem Frachtführer oder Transportdienst.
- Falsche Dokumente: Die Versand- oder Transportdokumente enthalten falsche oder ungenaue Informationen.
- Falsche Waren: Die transportierten oder gelieferten Waren stimmen nicht mit den erwarteten Waren überein.
- Temperaturabweichung: Die Waren wurden außerhalb des erforderlichen Temperaturbereichs transportiert oder gelagert.
- Sonstiges: Andere sendungsbezogene Probleme, die keiner der verfügbaren Kategorien zugeordnet werden können.
Wählen Sie gegebenenfalls Ursache beseitigt und/oder Bestehende Prozesse ändern aus.
Wählen Sie unter Erledigt die zutreffende Option aus:
- Versichert: Die Reklamation wird über eine Versicherung bearbeitet oder reguliert.
- Barzahlung: Die Reklamation wird durch eine Geldzahlung reguliert.
- Gutschrift: Die Reklamation wird durch eine Gutschrift reguliert.
- Abgeschlossen: Die Reklamation wurde abgeschlossen und erfordert keine weitere Bearbeitung.
Geben Sie in den folgenden Feldern die relevanten Informationen ein:
- Reklamierter Betrag
- Anerkannter Betrag
- Eigenanteil
- Berechnete Kosten
- Versicherungssumme
- Abgeschlossen am
Klicken Sie auf Speichern, um die von Ihnen erstellte Reklamation zu speichern.
Die gespeicherte Reklamation wird im Dropdown-Menü unter Reklamationen angezeigt.
Hinweis: In Logistiqo muss bereits eine Sendung vorhanden sein, bevor eine Reklamation erstellt werden kann.