In Logistiqo, i documenti possono essere caricati direttamente su una spedizione. Questi possono essere note di consegna, documenti firmati, foto, documenti doganali, foto di danni o altri file correlati alla spedizione.
I documenti possono essere caricati manualmente su una singola spedizione oppure, se si lavora con pile di documenti scansionati, assegnati automaticamente alle spedizioni con il Document Batch Loader.
Caricamento dei documenti su una spedizione
Vai su Spedizioni > Spedizione e apri la spedizione a cui il documento deve essere caricato.
- Clicca su Documenti nella barra degli strumenti.
- Si apre la finestra Documenti. I documenti esistenti per la spedizione sono mostrati nella tabella.
- Carica il file cliccando nell’area di caricamento oppure trascinando il file nella casella di caricamento.
Dopo il caricamento, seleziona il Tipo corretto per il documento.
Esempi di tipi di documento sono:
- Firma di consegna
- Foto di consegna
- Foto di ritiro
- Foto del problema
- altri tipi di documento configurati nel tuo sistema
- Imposta le opzioni del documento se necessario.
- Clicca su Salva.
Il documento è ora memorizzato con la spedizione e può essere aperto nuovamente in seguito dalla finestra Documenti della spedizione.
Opzioni del documento
Dopo che un documento è stato caricato, possono essere impostate diverse opzioni nella tabella dei documenti.
Tipo: Definisce il tipo di documento. Questo aiuta a classificare il documento e può anche controllare come viene utilizzato in altre parti di Logistiqo.
Cliente: Se questa casella è attiva, il documento può essere reso disponibile al cliente, ad esempio nel portale clienti, a seconda della tua configurazione.
Subappaltatore: Se questa casella è attiva, il documento può essere reso disponibile al subappaltatore, a seconda della tua configurazione.
Stato: Segna il documento come rilevante per lo stato. Questo può essere usato per mostrare che un documento importante della spedizione, come una firma di consegna, è stato caricato.
Fattura: Se questa casella è attiva, il documento può essere allegato quando la fattura viene inviata via email.
Usa queste opzioni con attenzione, specialmente per i documenti che dovrebbero essere visibili a clienti o subappaltatori.
Eliminazione, download o invio dei documenti
Nella finestra Documenti, i documenti caricati possono essere gestiti direttamente.
Puoi:
- scaricare singoli documenti
- selezionare ed eliminare documenti, se hai i permessi necessari
- inviare documenti via email usando Invia Documenti via Mail
- modificare il tipo di documento o le opzioni del documento
- salvare le impostazioni aggiornate del documento
Le modifiche ai tipi di documento o alle caselle di controllo vengono applicate solo dopo aver cliccato su Salva.
Caricamento di molti documenti con il Document Batch Loader
Il Document Batch Loader viene utilizzato quando molti documenti scansionati devono essere caricati contemporaneamente e assegnati automaticamente alle spedizioni corrette.
Questo processo funziona con un dossier d’ordine o una copertina che contiene un codice a barre. Il codice a barre permette a Logistiqo di riconoscere dove iniziano i documenti per una spedizione e dove inizia la spedizione successiva.
Preparazione della pila di documenti
Prima di usare il Document Batch Loader, prepara i documenti scansionati nell’ordine corretto.
- Stampa il dossier d’ordine per ogni spedizione. Il dossier d’ordine contiene il codice a barre usato per l’assegnazione.
- Usa ogni dossier d’ordine come copertina.
- Posiziona tutti i documenti che appartengono alla spedizione direttamente dietro la copertina corrispondente.
- Ripeti questo per ogni spedizione.
La pila dovrebbe apparire così:
- Dossier d’ordine per la spedizione 1
- Documenti per la spedizione 1
- Dossier d’ordine per la spedizione 2
- Documenti per la spedizione 2
- Dossier d’ordine per la spedizione 3
- Documenti per la spedizione 3
Quindi scansiona l’intera pila come un unico file PDF.
Assegnazione dei documenti con il Document Batch Loader
Vai su Altro > Document Batch Loader.
- Clicca su Seleziona File e scegli il file PDF scansionato dal tuo computer.
- Se necessario, seleziona la posizione del codice a barre sulla copertina.
- Se tutti i documenti caricati devono ricevere lo stesso tipo di documento, seleziona il tipo di documento.
- Decidi se i documenti caricati devono includere la copertina.
- Clicca su Assegna alle Spedizioni.
Logistiqo carica il PDF, lo divide nelle posizioni del codice a barre riconosciute e assegna i documenti alle spedizioni corrispondenti. Questo processo può richiedere del tempo, a seconda della dimensione del file e del numero di pagine.
Note importanti per il Document Batch Loader
La prima pagina del PDF scansionato deve contenere un codice a barre leggibile. Se non viene letto alcun codice a barre sulla prima copertina, il processo di assegnazione potrebbe fermarsi.
Se il codice a barre non può essere letto, verifica quanto segue:
- il dossier d’ordine è stato usato come copertina
- le pagine sono state scansionate nell’ordine corretto
- la qualità della scansione è sufficientemente buona
- il codice a barre non è tagliato, sfocato o coperto
- il vetro dello scanner è pulito
Se la pila di documenti non è preparata correttamente, i documenti potrebbero non essere assegnati alle spedizioni corrette.