In Logistiqo, lo stato della spedizione mostra lo stato operativo attuale di una spedizione. Aiuta gli utenti a capire se una spedizione è ancora in fase di pianificazione, già assegnata, ritirata, consegnata, completata, annullata o presenta un problema.
Gli stati delle spedizioni sono anche importanti per filtrare la tabella delle spedizioni. Per impostazione predefinita, la tabella delle spedizioni di solito mostra le spedizioni attive, ovvero spedizioni ancora rilevanti per il lavoro operativo quotidiano.
La casella di controllo Release For Invoice è separata dallo stato della spedizione. Viene utilizzata per contrassegnare una spedizione come pronta per la fatturazione.
Modificare lo stato della spedizione
Vai su Spedizioni > Spedizione e apri la spedizione di cui desideri modificare lo stato.
- Clicca su Status nella barra degli strumenti.
- Si apre la finestra Modifica Stato.
- Seleziona il nuovo stato nel campo Status.
- Controlla o modifica i seguenti campi se necessario:
- Confermato da: L'utente o la persona che conferma la modifica di stato.
- Confermato il: La data e l'ora della modifica di stato.
- Indirizzo: La località relativa alla modifica di stato.
- Clicca su Salva.
Lo stato selezionato viene quindi salvato per la spedizione. La modifica di stato viene mostrata anche nei dettagli della spedizione, a seconda della tua configurazione.
Stati comuni delle spedizioni
Gli stati disponibili possono dipendere dalla configurazione di Logistiqo. Gli stati tipici sono:
- Non Assegnato
- Assegnato
- Sosta
- Accettato
- Punto di Carico
- Ritirato
- Ricezione Merci
- Emissione Merci
- Punto di Scarico
- Consegnato
- POD
- Annullato
- Problema
Il significato esatto di ogni stato dipende dal tuo processo operativo. In generale, stati come Ritirato, Consegnato o POD indicano che la spedizione ha raggiunto una tappa importante del trasporto. Stati come Annullato o Problema indicano che la spedizione non deve più essere trattata come una spedizione attiva normale.
Storico degli stati
Le modifiche di stato vengono registrate nei dettagli della spedizione. Il pannello dei dettagli può mostrare informazioni quali:
- stato modificato
- stato precedente
- data e ora della modifica
- utente che ha modificato lo stato
- località o indirizzo relativo allo stato
Questo aiuta a tracciare la storia operativa di una spedizione.
Cosa sono le spedizioni attive?
Una spedizione attiva è una spedizione che è ancora attiva nel flusso operativo.
In molte configurazioni, una spedizione non è più considerata attiva quando ha raggiunto uno stato completato, come POD, o quando è già stata fatturata.
Ciò significa che una spedizione può scomparire dalla tabella predefinita delle spedizioni quando, ad esempio:
- la spedizione ha ricevuto una conferma di consegna o lo stato POD
- la spedizione è già stata fatturata
- la spedizione è stata annullata
- le impostazioni correnti del filtro escludono la spedizione
Il comportamento esatto può dipendere dalla tua configurazione e dall'impostazione degli stati delle spedizioni.
Trovare spedizioni che non sono più visibili
Se una spedizione non è più visibile nella tabella predefinita, usa le impostazioni del filtro.
- Vai su Spedizioni > Spedizione.
- Clicca sul pulsante Filtro nella barra degli strumenti.
In Impostazioni filtro, scegli lo stato spedizione richiesto.
Le opzioni comuni sono:
- Attive
- Tutte
- POD
- Non Fatturate
- Fatturate
- Annullate
- Preventivo
- Regola il periodo di tempo se necessario.
- Clicca su Invia.
Se non sei sicuro dello stato della spedizione, seleziona Tutte e usa l'intervallo di date o i filtri della tabella per cercare la spedizione.
Perché le spedizioni scompaiono dalla tabella spedizioni
Le spedizioni solitamente scompaiono dalla vista live predefinita perché non sono più considerate spedizioni operative attive.
Questo è intenzionale. La vista live mantiene la lista quotidiana delle spedizioni focalizzata su quelle che richiedono ancora attenzione operativa.
Se devi rivedere spedizioni completate, fatturate, annullate o preventivi, usa le impostazioni del filtro invece della vista live predefinita.
Release For Invoice
La casella di controllo Release For Invoice non è uno stato della spedizione. È un indicatore di controllo separato usato per mostrare che una spedizione è pronta per la fatturazione.
Generalmente viene impostata dal dispatcher o dalla persona responsabile una volta che la spedizione è stata verificata internamente. Ad esempio, una spedizione può essere rilasciata per la fatturazione quando:
- il trasporto è stato completato
- la conferma POD o di consegna richiesta è disponibile
- tutti i documenti rilevanti sono stati caricati
- i servizi e i prezzi sono stati verificati
- la spedizione è pronta per il team di contabilità o fatturazione
Una volta impostato Release For Invoice, la spedizione può essere considerata approvata per la creazione della fattura.
Come viene utilizzato Release For Invoice
La casella di controllo Release For Invoice non crea automaticamente una fattura. È un indicatore di controllo per il flusso di lavoro della fatturazione.
A seconda della tua configurazione, il modulo fatture può essere filtrato in modo che vengano mostrate solo le spedizioni rilasciate per la fatturazione. Questo aiuta a prevenire la fatturazione di spedizioni prima che siano state verificate.
Un flusso di lavoro tipico è:
- La spedizione è completata operativamente.
- La persona responsabile verifica i dati della spedizione, i documenti, i servizi e i prezzi.
- Release For Invoice viene attivato nella spedizione.
- Il team di fatturazione crea la fattura solo per le spedizioni rilasciate.
Note importanti
Se una spedizione deve essere fatturata ma non è visibile nel modulo fatture, verifica se Release For Invoice è richiesto nella tua configurazione e se la casella è stata attivata.
Se una spedizione non può essere trovata nella tabella spedizioni, controlla prima le Impostazioni filtro e seleziona Tutte.
Se Release For Invoice non è utilizzato nel processo della tua azienda, il campo potrebbe essere nascosto o ignorato a seconda del tipo di spedizione e della configurazione.