In Logistiqo können E-Rechnungseinstellungen pro Kunde gepflegt werden.
Diese Einstellungen legen fest, ob Rechnungen für einen Kunden als normale Rechnung oder als E-Rechnung erstellt werden und welches E-Rechnungsformat verwendet werden soll.
Die allgemeine E-Rechnungseinstellung wird normalerweise zentral für die Domain festgelegt. Beim Kunden kann entweder diese allgemeine Einstellung verwendet oder eine abweichende kundenspezifische Einstellung hinterlegt werden.
Wenn die Einstellung einmal korrekt beim Kunden gespeichert ist, müssen Benutzer beim Rechnungsversand in der Regel nicht jedes Mal neu an das passende Format denken. Wenn eine Rechnung in Logistiqo erstellt oder per E-Mail aus Logistiqo versendet wird, verwendet Logistiqo die beim Kunden hinterlegte E-Rechnungseinstellung.
E-Rechnungseinstellungen öffnen
Gehen Sie zu Kontakte > Unternehmen.
Wählen Sie den Kunden aus, für den die E-Rechnungseinstellungen gepflegt werden sollen.
Öffnen Sie den Reiter Schnittstellen.
Die E-Rechnungseinstellungen befinden sich im Bereich X-Rechnung bzw. E-Rechnung.
E-Rechnungsformat
Das Feld E-Rechnungsformat legt fest, welches elektronische Rechnungsformat für diesen Kunden verwendet werden soll.
Mögliche Optionen sind z. B.:
- Domain-Standard
- Keine E-Rechnung
- XRechnung (UBL)
- Peppol BIS Billing (UBL)
- ZUGFeRD / Factur-X
Wählen Sie die Einstellung, die zu den Anforderungen des Kunden passt.
Domain-Standard
Wählen Sie Domain-Standard, wenn der Kunde die allgemeine E-Rechnungseinstellung Ihrer Logistiqo-Domain verwenden soll.
Das ist normalerweise die richtige Einstellung, wenn der Kunde kein eigenes abweichendes E-Rechnungsformat benötigt.
Der Domain-Standard kann durch einen Administrator im Menü Administration geändert werden. Dadurch wird das allgemeine E-Rechnungsverhalten zentral gesteuert. Einzelne Kunden können trotzdem eine abweichende Einstellung erhalten, wenn dies erforderlich ist.
Verwenden Sie Domain-Standard, wenn:
- der Kunde der allgemeinen Rechnungseinstellung folgen soll
- der Kunde kein spezielles E-Rechnungsformat angefordert hat
- die E-Rechnungseinstellungen zentral verwaltet werden
- der Kunde automatisch die vom Administrator festgelegte Standardeinstellung verwenden soll
Keine E-Rechnung
Wählen Sie Keine E-Rechnung, wenn für diesen Kunden keine elektronische Rechnung erstellt werden soll.
Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn der Kunde normale PDF-Rechnungen erhält oder kein strukturiertes E-Rechnungsformat benötigt.
XRechnung (UBL)
Wählen Sie XRechnung (UBL), wenn der Kunde Rechnungen im Format XRechnung benötigt.
XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat. Es wird verwendet, wenn der Empfänger maschinenlesbare Rechnungsdaten benötigt, z. B. für bestimmte öffentliche oder geschäftliche Prozesse.
Bei XRechnung werden die Rechnungsdaten als strukturierte XML-Daten erzeugt. Je nach Versandprozess kann diese XML-Datei als separater Anhang mitgesendet oder über einen eingerichteten elektronischen Kanal übertragen werden.
Je nach Empfänger können zusätzliche Angaben wie die Standard-Käuferreferenz / Leitweg-ID erforderlich sein.
Peppol BIS Billing (UBL)
Wählen Sie Peppol BIS Billing (UBL), wenn der Kunde Rechnungen im Peppol-BIS-Billing-Format benötigt.
Diese Einstellung ist relevant, wenn Rechnungen über einen Peppol-basierten Prozess ausgetauscht werden oder der Kunde dieses Format ausdrücklich verlangt.
Auch Peppol BIS Billing basiert auf strukturierten Rechnungsdaten. Je nach Einrichtung und Übertragungsweg werden die Rechnungsdaten als XML-Datei erzeugt oder über den angebundenen elektronischen Rechnungskanal übertragen.
Für dieses Format können E-Rechnungs-Endpunkt-ID und Endpunkt-Schema erforderlich sein, damit der Empfänger korrekt identifiziert werden kann.
ZUGFeRD / Factur-X
Wählen Sie ZUGFeRD / Factur-X, wenn der Kunde dieses Rechnungsformat benötigt.
ZUGFeRD / Factur-X ist ein hybrides Rechnungsformat. Das bedeutet: Die Rechnung ist weiterhin eine lesbare PDF-Datei, aber die strukturierten elektronischen Rechnungsdaten sind zusätzlich in der PDF eingebettet.
Der Empfänger erhält also eine PDF-Rechnung, die normal geöffnet und gelesen werden kann. Gleichzeitig enthält diese PDF maschinenlesbare XML-Rechnungsdaten für die elektronische Verarbeitung.
Dieses Format ist sinnvoll, wenn der Kunde sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch strukturierte Rechnungsdaten in einer Datei benötigt.
Zusätzliche E-Rechnungsfelder
Je nach ausgewähltem Format können weitere Felder erforderlich sein.
E-Rechnungs-Endpunkt-ID
Die E-Rechnungs-Endpunkt-ID identifiziert den elektronischen Rechnungsempfänger.
Dieses Feld ist besonders relevant bei Formaten oder Übertragungswegen, bei denen der Empfänger über eine bestimmte elektronische Kennung adressiert werden muss.
Endpunkt-Schema
Das Endpunkt-Schema legt fest, welche Art von Kennung für den Endpunkt verwendet wird.
Endpunkt-ID und Endpunkt-Schema gehören normalerweise zusammen. Wenn der Kunde konkrete E-Rechnungsempfängerdaten bereitstellt, sollten beide Werte exakt so übernommen werden.
Standard-Käuferreferenz / Leitweg-ID
Die Standard-Käuferreferenz / Leitweg-ID ist eine Käuferreferenz, die vom Rechnungsempfänger verlangt werden kann.
Wenn der Kunde eine Leitweg-ID oder Käuferreferenz mitteilt, tragen Sie diese in diesem Feld ein.
Das ist besonders wichtig, wenn der Empfänger diese Referenz für die Weiterleitung, Prüfung oder Freigabe der Rechnung benötigt.
E-Rechnungen aus Logistiqo versenden
Nachdem die E-Rechnungseinstellungen beim Kunden gespeichert wurden, verwendet Logistiqo diese Einstellungen automatisch bei der Rechnungserstellung und beim Rechnungsversand.
Benutzer müssen sich dadurch beim Versenden der Rechnung normalerweise nicht jedes Mal merken, welches E-Rechnungsformat der Kunde benötigt.
Wenn die Rechnung per E-Mail aus Logistiqo heraus versendet wird, wird sie entsprechend der beim Kunden gespeicherten Einstellung erzeugt.
Beispiele:
- Wenn beim Kunden Keine E-Rechnung eingestellt ist, wird die Rechnung im normalen Rechnungsprozess versendet.
- Wenn beim Kunden XRechnung (UBL) eingestellt ist, werden die Rechnungsdaten im XRechnung-Format erzeugt.
- Wenn beim Kunden Peppol BIS Billing (UBL) eingestellt ist, werden die Rechnungsdaten im Peppol-BIS-Billing-Format erzeugt.
- Wenn beim Kunden ZUGFeRD / Factur-X eingestellt ist, werden die strukturierten Rechnungsdaten in die PDF-Rechnung eingebettet.
Je nach Format und eingerichtetem Versandprozess können die elektronischen Rechnungsdaten in der PDF enthalten sein, als separate XML-Datei mitgesendet oder über einen elektronischen Rechnungskanal übertragen werden.
Einstellungen speichern
Nachdem Sie das E-Rechnungsformat ausgewählt und die erforderlichen Zusatzinformationen eingetragen haben, klicken Sie auf Speichern.
Die gespeicherten E-Rechnungseinstellungen werden anschließend für Rechnungen dieses Kunden verwendet.
Was vor der Rechnungserstellung geprüft werden sollte
Bevor eine Rechnung für einen Kunden mit E-Rechnungsanforderungen erstellt wird, prüfen Sie besonders:
- Ist der richtige Kunde ausgewählt?
- Ist das richtige E-Rechnungsformat hinterlegt?
- Ist Domain-Standard korrekt oder benötigt der Kunde ein eigenes Format?
- Ist eine E-Rechnungs-Endpunkt-ID erforderlich und gepflegt?
- Ist ein Endpunkt-Schema erforderlich und gepflegt?
- Ist eine Standard-Käuferreferenz / Leitweg-ID erforderlich und gepflegt?
- Sind Adresse und Unternehmensdaten des Kunden vollständig?
- Sind Rechnungswesen- und Rechnungseinstellungen korrekt gepflegt?
Fehlende oder falsche E-Rechnungsdaten können dazu führen, dass eine Rechnung nicht akzeptiert oder im falschen Format erstellt wird.
Häufige Fehler
Wenn eine E-Rechnung nicht erstellt oder nicht akzeptiert wird, prüfen Sie zuerst den Reiter Schnittstellen beim Kunden.
Typische Ursachen sind:
- falsches E-Rechnungsformat ausgewählt
- Kunde sollte nicht Domain-Standard verwenden
- fehlende Endpunkt-ID
- fehlendes Endpunkt-Schema
- fehlende Leitweg-ID oder Käuferreferenz
- unvollständige Kundendaten
- unvollständige Rechnungsdaten
- erforderliche Rechnungsfelder fehlen
Wenn der Kunde konkrete E-Rechnungsinformationen bereitgestellt hat, vergleichen Sie die Werte in Logistiqo mit den Angaben des Kunden.
Wichtige Hinweise
Ändern Sie kundenspezifische E-Rechnungseinstellungen nur, wenn der Kunde ein bestimmtes Format verlangt oder konkrete Empfängerdaten für die E-Rechnung bereitgestellt hat.
Wenn die allgemeine Systemeinstellung gelten soll, lassen Sie Domain-Standard ausgewählt.
E-Rechnungsanforderungen können je nach Kunde unterschiedlich sein. Verwenden Sie immer das Format und die Empfängerdaten, die der Rechnungsempfänger vorgibt.
Zusammenfassung
Kundenspezifische E-Rechnungseinstellungen werden gepflegt unter:
Kontakte > Unternehmen > Schnittstellen
Das wichtigste Feld ist E-Rechnungsformat.
Verwenden Sie Domain-Standard für die allgemeine Systemeinstellung. Dieser Standard kann durch einen Administrator im Menü Administration geändert werden.
Wählen Sie ein spezielles Format wie XRechnung (UBL), Peppol BIS Billing (UBL) oder ZUGFeRD / Factur-X nur dann, wenn der Kunde dieses Format benötigt.
Wenn die Einstellung beim Kunden gespeichert ist, verwendet Logistiqo sie automatisch bei der Rechnungserstellung und beim Versand der Rechnung per E-Mail aus Logistiqo.
Bei ZUGFeRD / Factur-X sind die strukturierten elektronischen Rechnungsdaten in der PDF-Rechnung eingebettet. Bei XML-basierten Formaten wie XRechnung (UBL) oder Peppol BIS Billing (UBL) werden strukturierte Rechnungsdaten erzeugt, die je nach Einrichtung als XML-Datei oder über einen elektronischen Rechnungskanal übermittelt werden.
Falls erforderlich, pflegen Sie zusätzlich E-Rechnungs-Endpunkt-ID, Endpunkt-Schema und Standard-Käuferreferenz / Leitweg-ID.