Das Gutschriftsverfahren wird verwendet, wenn Sie einem bestimmten Kunden keine regulären Rechnungen stellen, sondern der Kunde Ihnen eine Gutschrift bzw. Abrechnung über die erbrachten Leistungen sendet. In Logistiqo werden die entsprechenden Sendungen dann nicht über den normalen Rechnungsprozess abgerechnet, sondern über eine Gutschriftsverrechnung.
Das ist nicht dasselbe wie eine normale Gutschrift oder Rechnungskorrektur. Eine normale Gutschrift wird von Ihnen erstellt, um einem Kunden einen Betrag gutzuschreiben. Beim Gutschriftsverfahren kommt die Abrechnung dagegen vom Kunden.
Wann wird das Gutschriftsverfahren verwendet?
Das Gutschriftsverfahren wird verwendet, wenn ein Kunde nicht über normale Ausgangsrechnungen abgerechnet werden soll.
Typische Fälle sind:
- der Kunde erstellt selbst eine Gutschrift oder Abrechnung
- der Kunde nutzt ein Self-Billing-Verfahren
- Sendungen sollen nicht über die normale Rechnungserstellung fakturiert werden
- die Abrechnung soll trotzdem in Logistiqo dokumentiert und verarbeitet werden
Gutschriftsverfahren beim Kunden aktivieren
Zuerst muss das Gutschriftsverfahren beim Kunden hinterlegt werden.
- Gehen Sie zu Kontakte > Unternehmen.
- Wählen Sie den Kunden aus, für den das Gutschriftsverfahren verwendet werden soll.
- Öffnen Sie die Rechnungseinstellungen bzw. den Bereich Rechnungswesen beim Unternehmen.
- Aktivieren Sie Gutschriftsverfahren.
- Speichern Sie die Änderung.
Nach dem Speichern kann Logistiqo Sendungen dieses Kunden für das Gutschriftsverfahren kennzeichnen.
Gutschriftsverfahren in der Sendung
Gehen Sie zu Sendungen > Sendung und erstellen oder öffnen Sie eine Sendung für den Kunden.
Wenn beim Kunden das Gutschriftsverfahren aktiviert ist, kann die Sendung entsprechend gekennzeichnet werden. Dadurch erkennt Logistiqo, dass diese Sendung nicht über eine normale Rechnung, sondern über das Gutschriftsverfahren abgerechnet werden soll.
In einzelnen Fällen kann der Haken manuell geändert werden. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn eine bestimmte Sendung ausnahmsweise doch regulär fakturiert werden soll.
Gutschriftsverrechnung erstellen
Sobald passende Sendungen vorhanden sind, kann die Gutschriftsverrechnung erstellt werden.
- Gehen Sie zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnung.
Wählen Sie in der Tabellenauswahl die Tabelle Sendungen GS bzw. die entsprechende Tabelle für Sendungen im Gutschriftsverfahren aus.
Diese Tabelle ist nur verfügbar, wenn es Sendungen gibt, bei denen das Gutschriftsverfahren gesetzt ist.
- Wählen Sie die Sendungen aus, die in die Gutschriftsverrechnung übernommen werden sollen.
- Klicken Sie auf Neu.
- Prüfen Sie die erstellte Gutschriftsverrechnung und ergänzen Sie bei Bedarf fehlende Angaben.
- Speichern Sie den Beleg.
Die ausgewählten Sendungen werden dadurch über das Gutschriftsverfahren verarbeitet und nicht über den normalen Rechnungsprozess fakturiert.
Wichtige Hinweise
Die Tabelle für Sendungen im Gutschriftsverfahren wird nur angezeigt, wenn passende Sendungen vorhanden sind. Wenn die Tabelle nicht auswählbar ist, prüfen Sie zuerst, ob beim Kunden Gutschriftsverfahren aktiviert wurde und ob die betreffenden Sendungen entsprechend gekennzeichnet sind.
Verwechseln Sie das Gutschriftsverfahren nicht mit einer normalen Gutschrift oder Rechnungskorrektur. Eine normale Gutschrift erstellen Sie, wenn Sie einem Kunden einen Betrag gutschreiben möchten. Das Gutschriftsverfahren wird verwendet, wenn der Kunde Ihre Leistungen über eine eigene Gutschrift oder Abrechnung abrechnet.
Wenn eine Sendung normal fakturiert werden soll, darf sie nicht für das Gutschriftsverfahren markiert sein.