In Logistiqo werden Rechnungen normalerweise aus Sendungen erstellt. Es gibt aber Fälle, in denen eine Rechnung nicht auf einer Sendung basiert. Das kann zum Beispiel bei einmaligen Leistungen, manuellen Rechnungspositionen, Sonderberechnungen oder sonstigen Beträgen der Fall sein, die direkt an einen Kunden berechnet werden sollen.
In Logistiqo wird eine solche Rechnung als Direktfaktura bezeichnet. Die Rechnung wird im Rechnungsmodul erstellt, die Rechnungspositionen werden dabei jedoch manuell erfasst und nicht aus einer Sendung übernommen.
Wann wird eine Direktfaktura verwendet?
Eine Direktfaktura verwenden Sie, wenn der zu berechnende Betrag nicht aus einer Sendung in Logistiqo stammt.
Typische Beispiele sind:
- eine einmalige Leistung oder Gebühr
- eine manuelle Rechnungsposition
- eine besondere Zusatzberechnung
- ein Verkauf oder sonstiger Betrag, der einem Kunden berechnet werden soll
- eine Rechnung, die bewusst ohne Transportauftrag erstellt wird
Wenn die Rechnung zu einer regulären Sendung gehört, sollte sie normalerweise aus der Sendung heraus erstellt werden.
Direktfaktura erstellen
Gehen Sie im Menü zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnung.
Wählen Sie im Rechnungsmodul die Tabelle für Direktfaktura-Positionen aus. Je nach Konfiguration kann diese Tabelle zum Beispiel Direktfaktura oder ähnlich heißen. In dieser Tabelle werden die vordefinierten Direktfaktura-Positionen angezeigt, die für Rechnungen ohne Sendung verwendet werden können.
Wählen Sie die gewünschte Position aus und klicken Sie anschließend oben in der Toolbar auf Neu. Logistiqo erstellt daraufhin eine neue Rechnung auf Basis der ausgewählten Direktfaktura-Position.
Füllen Sie anschließend die Rechnungsdaten aus:
- Kunde: Der Kunde, der die Rechnung erhalten soll.
- Sendung: Optional. Lassen Sie dieses Feld leer, wenn die Rechnung keiner Sendung zugeordnet werden soll.
- Name: Bezeichnung oder Überschrift der Rechnungsposition.
- Beschreibung: Text der Rechnungsposition.
- Datum / Leistungsdatum: Datum der Leistung oder der Rechnungsposition.
- Betrag: Nettobetrag, der berechnet werden soll.
Falls weitere Positionen auf derselben Rechnung benötigt werden, können Sie zusätzliche Direktfaktura-Positionen hinzufügen, bevor Sie die Rechnung speichern.
Klicken Sie anschließend auf Weiter, um die Eingaben zu übernehmen. Die Rechnung wird zunächst erstellt und kann danach geprüft werden.
Kontrollieren Sie insbesondere Kunde, Adresse, Betrag, Steueraufteilung und Rechnungspositionen. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Speichern. Nach dem Speichern erhält die Rechnung eine Rechnungsnummer.
Direktfaktura-Position zu einer bereits geöffneten Rechnung hinzufügen
Wenn bereits eine Rechnung geöffnet ist und Sie nur eine weitere Direktfaktura-Position hinzufügen möchten, erstellen Sie keine neue Rechnung.
Wählen Sie stattdessen die gewünschte Direktfaktura-Position aus und verwenden Sie die Funktion zum Hinzufügen in der Tabelle. Die Position wird dann der aktuell geöffneten Rechnung hinzugefügt.
Das ist sinnvoll, wenn mehrere manuelle Rechnungspositionen auf derselben Rechnung erscheinen sollen.
Direktfaktura-Position nachträglich einer Sendung zuordnen
Eine Direktfaktura-Position kann bei Bedarf auch nachträglich einer Sendung zugeordnet werden. Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn eine Rechnung zunächst manuell erstellt wurde, die Position später aber trotzdem zu einer bestimmten Sendung dokumentiert werden soll.
Öffnen Sie dazu die Rechnung und klappen Sie die betreffende Direktfaktura-Position auf. Im Bereich für die Sendungszuordnung können Sie im Feld Sendung die Sendungsnummer eingeben und die passende Sendung aus den Vorschlägen auswählen.
Speichern Sie die Rechnung anschließend erneut.
Wichtige Hinweise
Eine Direktfaktura wird nicht automatisch aus Sendungsdaten erzeugt. Deshalb müssen Rechnungsposition, Betrag, Datum und Beschreibung besonders sorgfältig geprüft werden.
Wenn eine Rechnung bereits an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater exportiert wurde, kann sie je nach Einstellung nicht mehr geändert werden. In diesem Fall sollte die Korrektur in der Regel über eine Stornierung, Rechnungskorrektur oder neue Rechnung erfolgen.
Für Drucken, E-Mail-Versand, Anhänge, alternative Rechnungsempfänger und spätere Korrekturen gelten die normalen Rechnungsfunktionen in Logistiqo.