Gutschriften und Rechnungskorrekturen werden verwendet, wenn einem Kunden ein Betrag gutgeschrieben werden soll oder wenn eine bereits erstellte Rechnung korrigiert werden muss.
Das ist nicht dasselbe wie das Gutschriftsverfahren. Beim Gutschriftsverfahren erstellt der Kunde eine Gutschrift bzw. Abrechnung für Ihre Leistungen. In diesem Artikel geht es darum, dass Sie selbst in Logistiqo eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur für einen Kunden erstellen.
Wann wird diese Funktion verwendet?
Verwenden Sie diese Funktion, wenn ein eigener Korrektur- oder Gutschriftbeleg für einen Kunden erstellt werden soll.
Typische Fälle sind:
- ein Rechnungsbetrag muss korrigiert werden
- eine Leistung wurde falsch berechnet
- ein Kunde soll einen bestimmten Betrag gutgeschrieben bekommen
- eine manuelle Gutschrift wird benötigt
- die Korrektur soll als eigener Beleg dokumentiert werden
Wenn eine komplette Rechnung storniert werden soll, verwenden Sie stattdessen den normalen Storno- oder Korrekturprozess der Rechnung.
Gutschrift oder Rechnungskorrektur erstellen
Gehen Sie zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen.
- Öffnen Sie in der Rechnungsübersicht die Tabellenauswahl.
- Wählen Sie Direktgutschrift, wenn Sie eine manuelle Gutschrift erstellen möchten.
- Wählen Sie Rechnungskorrektur, wenn Sie eine Rechnung korrigieren möchten.
- Wählen Sie die gewünschte Gutschrift- oder Korrekturposition aus.
- Klicken Sie oben in der Toolbar auf Neu.
Logistiqo erstellt daraufhin eine neue Gutschrift oder Rechnungskorrektur auf Basis der ausgewählten Position.
Belegdaten ausfüllen
Füllen Sie anschließend die benötigten Daten für die Gutschrift oder Rechnungskorrektur aus.
Wichtige Felder sind:
- Kunde: Der Kunde, der die Gutschrift oder Rechnungskorrektur erhalten soll.
- Sendung: Optional. Verwenden Sie dieses Feld, wenn sich der Beleg auf eine bestimmte Sendung bezieht.
- Name: Bezeichnung oder Überschrift der Position.
- Beschreibung: Text, der den Grund oder Inhalt der Gutschrift bzw. Korrektur beschreibt.
- Datum / Leistungsdatum: Datum der gutgeschriebenen Leistung oder Korrektur.
- Betrag: Nettobetrag der Gutschrift- oder Korrekturposition.
Wenn mehrere Positionen benötigt werden, können Sie weitere Positionen hinzufügen, bevor Sie den Beleg speichern.
Gutschrift oder Rechnungskorrektur speichern
Klicken Sie nach dem Erfassen der Daten auf Weiter, um die Eingaben zu übernehmen.
Die Gutschrift oder Rechnungskorrektur wird anschließend erstellt und kann vor dem Speichern noch geprüft werden. Kontrollieren Sie insbesondere Kunde, Adresse, Betrag, Steueraufteilung und Positionen.
Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf Speichern. Nach dem Speichern erhält der Beleg eine eigene Belegnummer.
Wichtige Hinweise
Eine Gutschrift oder Rechnungskorrektur wirkt sich auf den offenen Saldo des Kunden aus. Erstellen Sie den Beleg daher nur, wenn Betrag und Grund eindeutig sind.
Wenn die ursprüngliche Rechnung bereits an die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater exportiert wurde, kann sie je nach Einstellung nicht mehr direkt geändert werden. In diesem Fall ist eine Gutschrift, Rechnungskorrektur oder ein Storno in der Regel der richtige Weg.
Für Drucken, E-Mail-Versand, Anhänge und spätere Prüfung gelten dieselben allgemeinen Rechnungsfunktionen wie bei normalen Rechnungen in Logistiqo.