Rechnungen ändern, stornieren und korrigieren

Rechnung öffnen

Gehen Sie im Menü zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnung.

Suchen Sie die Rechnung in der oberen Tabelle und wählen Sie sie aus. Die Rechnungsdetails werden darunter geöffnet. Rechts in der Rechnungsübersicht sehen Sie wichtige Informationen zur Verarbeitung, zum Beispiel ob die Rechnung gespeichert, gedruckt, per E-Mail versendet, exportiert oder storniert wurde.

Prüfen Sie diesen Status immer zuerst, bevor Sie Änderungen an der Rechnung vornehmen.

Wann eine Rechnung noch direkt geändert werden kann

Wenn die Rechnung noch nicht exportiert und noch nicht weiterverarbeitet wurde, können bestimmte Änderungen in der Rechnung meist noch direkt vorgenommen werden.

Typische Beispiele sind:

• Rechnungstext korrigieren
• Rechnungspositionen prüfen oder anpassen
• noch fehlende Anhänge ergänzen
• interne Angaben korrigieren, bevor die Rechnung an den Kunden gesendet wird

Nach der Änderung klicken Sie oben in der Toolbar auf Speichern.

Wenn die Rechnung bereits gedruckt oder per E-Mail versendet wurde, prüfen Sie anschließend, ob die korrigierte Rechnung erneut gedruckt oder erneut versendet werden muss.

Wann eine Rechnung nicht mehr direkt geändert werden sollte

Eine Rechnung sollte normalerweise nicht mehr direkt geändert werden, wenn sie bereits an den Kunden versendet, an die Finanzbuchhaltung exportiert, bezahlt oder in einem Mahnprozess verwendet wurde.

In diesen Fällen kann eine direkte Änderung zu Abweichungen zwischen Logistiqo, dem Kunden, der Buchhaltung und den Zahlungsdaten führen.

Prüfen Sie daher vor einer direkten Änderung:

• Wurde die Rechnung bereits per E-Mail versendet?
• Wurde die Rechnung bereits gedruckt?
• Wurde die Rechnung bereits exportiert?
• Wurde bereits eine Zahlung erfasst?
• Ist die Rechnung bereits in einer Mahnung enthalten?
• Hat die Rechnung bereits eine endgültige Rechnungsnummer?

Wenn einer dieser Punkte zutrifft, ist der saubere Weg in der Regel: Rechnung stornieren und anschließend korrekt neu fakturieren.

Rechnung stornieren

Öffnen Sie die Rechnung unter Rechnungswesen > Debitoren > Rechnung und klicken Sie oben in der Toolbar auf Storno.

Logistiqo fragt anschließend, ob die Rechnung storniert werden soll. Bestätigen Sie den Vorgang nur, wenn die Rechnung tatsächlich storniert werden soll.

Durch das Storno wird eine Stornorechnung erzeugt. Diese enthält den negativen Rechnungsbetrag und dokumentiert die Korrektur sauber im System. Dadurch bleibt die Rechnungshistorie nachvollziehbar und es entstehen keine Lücken im Nummernkreis.

Eine Rechnung mit vergebener Rechnungsnummer sollte nicht einfach gelöscht werden. Sobald eine Rechnung nummeriert oder weiterverarbeitet wurde, ist das Storno der richtige Weg.

Sendung aus stornierter Rechnung neu fakturieren

Wenn die stornierte Rechnung aus einer Sendung erstellt wurde und diese Sendung anschließend erneut berechnet werden soll, wird die ursprüngliche Sendung normalerweise kopiert und danach neu fakturiert.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Sendungen > Sendung.
2. Öffnen Sie den Filter und suchen Sie die stornierte Sendung, zum Beispiel über Sendungsnummer, Kunde, Referenz oder Status.
3. Wählen Sie die stornierte Sendung aus.
4. Klicken Sie auf Datei > Kopieren.
5. Wählen Sie im Kopierfenster Kopieren in neue Sendung.
6. Falls gewünscht, lassen Sie Fahrzeug / Fahrer / Subunternehmer kopieren aktiviert.
7. Klicken Sie auf Kopieren.
8. Logistiqo erstellt eine neue Sendung mit den übernommenen Sendungsdaten.
9. Prüfen und korrigieren Sie die neue Sendung.
10. Klicken Sie auf Speichern.
11. Fakturieren Sie die neue, korrigierte Sendung anschließend wie gewohnt.

Beim Kopieren wird der Status Storniert nicht auf die neue Sendung übernommen. Die neue Sendung erhält eine eigene Sendungsnummer und kann wieder normal bearbeitet und fakturiert werden.

Sendungsdaten vor der neuen Fakturierung prüfen

Bevor Sie die neue Rechnung erstellen, sollten Sie die kopierte Sendung sorgfältig prüfen.

Häufige Korrekturen sind zum Beispiel:

• Kundenreferenz
• Absender oder Empfänger
• Abhol- oder Lieferdatum
• Leistungen
• Zuschläge oder Abschläge
• rechnungsrelevante Dokumente
• Rechnungsempfänger
• Beschreibung oder Rechnungstext

Speichern Sie die korrigierte Sendung, bevor Sie daraus eine neue Rechnung erstellen.

Alternative: Direktfaktura

In manchen Fällen muss keine neue Sendung erstellt werden. Wenn die Korrektur nicht direkt mit einer Sendung verbunden sein muss, kann stattdessen auch eine Direktfaktura erstellt werden.

Das kann zum Beispiel sinnvoll sein bei einfachen Korrekturen, zusätzlichen Beträgen oder besonderen Abrechnungsfällen, die nicht über eine neue Sendung laufen sollen.

Verwenden Sie diese Variante nur, wenn sie zu Ihrem internen Abrechnungsprozess passt.

Falscher Kunde auf der Rechnung

Der Kunde einer bereits fakturierten Sendung sollte nicht einfach geändert werden.

Wenn eine Rechnung auf den falschen Kunden erstellt wurde, ist der sichere Ablauf normalerweise:

1. Falsche Rechnung stornieren.
2. Zugehörige Sendung kopieren.
3. Kunde oder Rechnungsdaten in der kopierten Sendung korrigieren.
4. Kopierte Sendung speichern.
5. Neue Rechnung erstellen.

So bleibt nachvollziehbar, welche Rechnung storniert wurde und welche Rechnung die Korrektur darstellt.

Zahlungen und Mahnungen beachten

Wenn für eine Rechnung bereits eine Zahlung erfasst wurde oder die Rechnung bereits Teil eines Mahnprozesses ist, muss besonders sorgfältig geprüft werden, bevor Änderungen vorgenommen werden.

Eine Korrektur oder ein Storno kann Auswirkungen haben auf:

• Restbetrag
• Zahlungszuordnung
• Mahnstatus
• Kundenkonto
• Buchhaltungsexport

Prüfen Sie in solchen Fällen immer die Rechnung, die Zahlung und den Mahnstatus, bevor Sie den Vorgang fortsetzen.

Zusammenfassung

Korrigieren Sie eine Rechnung nur dann direkt, wenn sie noch nicht weiterverarbeitet wurde.

Wenn die Rechnung bereits versendet, gedruckt, exportiert, bezahlt oder buchhalterisch relevant ist, verwenden Sie in der Regel Storno.

Wenn eine stornierte Sendung erneut fakturiert werden soll, kopieren Sie die ursprüngliche Sendung über Datei > Kopieren, korrigieren die neue Sendung und erstellen anschließend eine neue Rechnung.

Rechnungen mit vergebener Rechnungsnummer sollten nicht gelöscht werden. Verwenden Sie stattdessen Storno und Neu-Fakturierung, damit die Rechnungshistorie sauber und nachvollziehbar bleibt.