Dieser Artikel erklärt, wie Sie mit bereits erstellten Rechnungen in Logistiqo weiterarbeiten. Dazu gehören das Drucken von Rechnungen, der Versand per E-Mail, zusätzliche Anhänge, alternative Rechnungsempfänger und die Frage, warum trotz Sammelrechnung mehrere Rechnungen erstellt werden können.
Eine bestehende Rechnung öffnen
Gehen Sie im Menü zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen.
Suchen Sie in der oberen Tabelle nach der gewünschten Rechnung. Sie können z. B. nach Rechnungsnummer, Kunde, Rechnungsdatum, Status oder weiteren Tabellenspalten filtern. Wählen Sie die Rechnung in der Tabelle aus, damit die Rechnungsdetails unten geöffnet werden.
Sobald die Rechnung geöffnet ist, können Sie über die Toolbar Funktionen wie Drucken, E-Mail, Dokumente oder Speichern nutzen.
Rechnung drucken
Eine Rechnung kann in der Regel mit oder ohne Logistiqo-Layout und Logo gedruckt werden.
Rechnung mit Logo verwenden Sie, wenn die Rechnung mit Firmenlogo und Logistiqo-Rechnungslayout ausgegeben werden soll. Das ist normalerweise die richtige Variante, wenn die Rechnung als PDF per E-Mail verschickt oder auf weißem Papier gedruckt wird.
Rechnung ohne Logo verwenden Sie, wenn die Rechnung ohne grafischen Kopfbereich und ohne Logo ausgegeben werden soll. Diese Variante ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie auf vorgedrucktem Briefpapier drucken.
Unterschied zwischen Drucken und Gesamtdruck
In Logistiqo können mehrere Rechnungen gleichzeitig geöffnet bzw. ausgewählt sein. Rechts im Details-Bereich sehen Sie, welche Rechnungen aktuell ausgewählt sind.
Drucken druckt nur die aktuell aktive bzw. ausgewählte Rechnung.
Gesamtdruck druckt alle aktuell ausgewählten bzw. geöffneten Rechnungen gemeinsam in einer PDF-Datei.
Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Rechnungen nach einem Rechnungslauf gesammelt gedruckt oder gespeichert werden sollen.
Rechnung per E-Mail versenden
Um eine Rechnung direkt aus Logistiqo per E-Mail zu versenden, öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie in der Toolbar auf E-Mail.
Prüfen Sie vor dem Versand den Empfänger, den Betreff, den E-Mail-Text und die Anhänge. Die Rechnung selbst wird normalerweise automatisch als PDF angehängt. Wenn weitere Dokumente als Rechnungsanhang markiert wurden, werden diese ebenfalls beim E-Mail-Versand berücksichtigt.
Anschließend können Sie die E-Mail aus dem geöffneten E-Mail-Fenster versenden.
Anhänge zur Rechnung hinzufügen
Es gibt zwei typische Wege, zusätzliche Dokumente zusammen mit einer Rechnung zu verschicken.
Variante 1: Dokumente aus der Sendung als Rechnungsanhang
Wenn ein Dokument zur Sendung gehört, öffnen Sie die Sendung unter Sendungen > Sendung.
Klicken Sie in der Toolbar auf Dokumente und laden Sie das Dokument zur Sendung hoch. Im Dokumentenfenster können Sie das Dokument als rechnungsrelevant markieren. Beim Versand der Rechnung per E-Mail kann dieses Dokument dann als zusätzlicher Anhang mitgeschickt werden.
Diese Variante wird häufig für Lieferpapiere, unterschriebene Dokumente, Abliefernachweise oder andere sendungsbezogene Unterlagen verwendet.
Variante 2: Dokumente direkt an der Rechnung hochladen
Wenn das Dokument direkt zur Rechnung gehören soll, gehen Sie zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungen und öffnen Sie die gewünschte Rechnung.
Klicken Sie in der Toolbar auf Dokumente und laden Sie die Datei direkt zur Rechnung hoch. Markieren Sie das Dokument als Anhang, wenn es beim E-Mail-Versand der Rechnung mitgeschickt werden soll.
Diese Variante ist sinnvoll für zusätzliche kaufmännische Unterlagen, kundenspezifische Dokumente, Verträge, Erläuterungen oder sonstige Dateien, die nicht direkt zu einer einzelnen Sendung gehören.
Alternativen Rechnungsempfänger verwenden
Manchmal ist der Kunde in der Sendung nicht das Unternehmen, das die Rechnung erhalten soll. In diesem Fall kann beim Kunden ein alternativer Rechnungsempfänger hinterlegt werden.
Gehen Sie zu Kontakte > Unternehmen und öffnen Sie das Unternehmen, für das ein alternativer Rechnungsempfänger angelegt werden soll.
Öffnen Sie die Funktion für Rechnungsempfänger und fügen Sie einen neuen Rechnungsempfänger hinzu. Wählen Sie das Unternehmen aus, das die Rechnung erhalten soll. Falls dieses Unternehmen noch nicht in Logistiqo angelegt ist, legen Sie es zuerst unter Kontakte > Unternehmen an.
Wenn ein Rechnungsempfänger standardmäßig verwendet werden soll, markieren Sie ihn als bevorzugt. Speichern Sie anschließend die Einstellungen.
Wenn danach eine neue Sendung für diesen Kunden angelegt wird, kann Logistiqo ein Auswahlfeld für den Rechnungsempfänger anzeigen. Der bevorzugte Rechnungsempfänger wird automatisch vorbelegt, kann in der Sendung aber bei Bedarf noch geändert werden.
Warum wurden mehrere Rechnungen erstellt, obwohl Sammelrechnung aktiviert ist?
Wenn beim Kunden Sammelrechnung aktiviert ist, kann Logistiqo mehrere Sendungen in einer Rechnung zusammenfassen. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass immer alle ausgewählten Sendungen in derselben Rechnung landen.
In folgenden Fällen können trotzdem mehrere Rechnungen entstehen:
Unterschiedliche Zahlungsbedingungen
Sendungen mit unterschiedlichen Zahlungsbedingungen können nicht in einer gemeinsamen Rechnung fakturiert werden.
Wenn z. B. einige Sendungen die Zahlungsbedingung 10 Tage und andere Sendungen die Zahlungsbedingung 30 Tage haben, erstellt Logistiqo getrennte Rechnungen. Alle Sendungen mit derselben Zahlungsbedingung werden zusammengefasst, Sendungen mit einer anderen Zahlungsbedingung werden in eine weitere Rechnung übernommen.
Wochenrechnung oder Monatsrechnung
Wenn beim Kunden Wochenrechnung oder Monatsrechnung aktiviert ist, gruppiert Logistiqo die Sendungen nach Woche bzw. Monat.
Wenn z. B. zwei Sendungen aus einer Woche und eine weitere Sendung aus einer anderen Woche stammen, werden zwei Rechnungen erstellt. Das gleiche Prinzip gilt bei Monatsrechnungen.
Rechnung pro Sendungstyp
Wenn Rechnung per Sendungstyp aktiviert ist, trennt Logistiqo die Rechnung nach Sendungstyp. Sendungen mit unterschiedlichen Sendungstypen werden dann nicht in einer gemeinsamen Rechnung zusammengeführt.
Prüfliste, wenn eine Rechnung anders aussieht als erwartet
Prüfen Sie folgende Punkte:
- Wurde der richtige Rechnungsempfänger ausgewählt?
- Sind die gewünschten Sendungsdokumente als Rechnungsanhang markiert?
- Wurde die richtige Druckvariante verwendet: mit Logo oder ohne Logo?
- Sind mehrere Rechnungen geöffnet, und soll Drucken oder Gesamtdruck verwendet werden?
- Haben die ausgewählten Sendungen dieselbe Zahlungsbedingung?
- Ist beim Kunden Wochenrechnung, Monatsrechnung oder Rechnung per Sendungstyp aktiviert?
Diese Einstellungen erklären in den meisten Fällen, warum eine Rechnung anders gedruckt, versendet oder gruppiert wurde als erwartet.