Der Rechnungsexport wird verwendet, um Rechnungen aus Logistiqo an die Finanzbuchhaltung, den Steuerberater oder ein Buchhaltungsprogramm zu übergeben. Je nach Einrichtung können dabei Buchungsdateien, PDF-Rechnungen oder eine Kombination aus beidem erstellt werden.
Der Export wird in der Regel verwendet, nachdem Rechnungen erstellt, geprüft und für die Buchhaltung bereit sind. Sobald der Export abgeschlossen wurde und der Exportstatus aktualisiert wird, markiert Logistiqo die ausgewählten Rechnungen als exportiert.
Debitorenrechnungen exportieren
Gehen Sie zu Rechnungswesen > Debitoren > Rechnungsexport.
In der oberen Tabelle werden die Rechnungen angezeigt, die für den Export zur Verfügung stehen. Standardmäßig werden hier meist die Rechnungen angezeigt, die noch nicht exportiert wurden.
- Öffnen Sie bei Bedarf die Filtereinstellungen, wenn Sie eingrenzen möchten, welche Rechnungen angezeigt werden. Sie können zum Beispiel nach Exportstatus, gedruckten Rechnungen oder einem bestimmten Zeitraum filtern.
- Wählen Sie in der Tabelle die Rechnungen aus, die exportiert werden sollen. Sie können einzelne Rechnungen oder mehrere Rechnungen gleichzeitig auswählen. Die Anzahl der ausgewählten Rechnungen wird oberhalb des Exportbereichs angezeigt.
- Öffnen Sie unten den Reiter Buchungsformat und wählen Sie das gewünschte Exportformat aus.
- Klicken Sie auf Next, um zum nächsten Schritt zu wechseln.
- Öffnen Sie den Reiter Exportieren und klicken Sie auf Exportieren. Logistiqo erzeugt jetzt die Exportdatei. Während des Exports wird der Fortschritt angezeigt.
- Nach Abschluss des Exports können Sie die erzeugte Datei über Datei öffnen herunterladen oder öffnen. Alternativ können Sie die Datei über Datei per E-Mail senden direkt per E-Mail versenden.
- Klicken Sie anschließend auf Exportstatus aktualisieren, wenn die Datei erfolgreich erzeugt und heruntergeladen oder versendet wurde.
Exportformate
Die verfügbaren Exportformate hängen von der Einrichtung in Logistiqo ab. Typische Optionen sind:
DATEV ASCII: Erstellt eine Exportdatei für DATEV im ASCII-Format.
DATEV XML: Erstellt eine Exportdatei für DATEV im XML-Format.
Lexware Autokonto: Erstellt eine Exportdatei für Lexware.
PDFs > zip: Erstellt eine ZIP-Datei, in der die ausgewählten Rechnungen als einzelne PDF-Dateien enthalten sind. Das ist sinnvoll, wenn viele Rechnungen gesammelt heruntergeladen oder weitergeleitet werden sollen.
PDFs > pdf: Erstellt eine gemeinsame PDF-Datei, in der alle ausgewählten Rechnungen zusammengeführt werden.
Weitere Formate wie Einzelbuchungen oder Splittbuchungen können je nach Buchhaltungseinrichtung ebenfalls zur Verfügung stehen.
Filtereinstellungen
Über die Filtereinstellungen steuern Sie, welche Rechnungen in der Exporttabelle angezeigt werden. Das ist wichtig, wenn Sie einen bestimmten Zeitraum exportieren möchten oder wenn Sie bereits exportierte Rechnungen erneut suchen müssen.
Typische Filteroptionen sind:
- Nicht exportiert
- Exportiert
- Alle
- Nur gedruckte Rechnungen
- Zeitraum
Nachdem Sie den Filter angepasst haben, klicken Sie auf Übernehmen, damit die Tabelle entsprechend aktualisiert wird.
Exportstatus aktualisieren
Mit Exportstatus aktualisieren werden die ausgewählten Rechnungen in Logistiqo als exportiert markiert.
Klicken Sie diesen Button erst, nachdem die Exportdatei erfolgreich erstellt wurde. Sobald der Exportstatus aktualisiert wurde, erscheinen die Rechnungen je nach Filtereinstellung nicht mehr in der Standardansicht des Rechnungsexports oder in der normalen Rechnungsliste.
Die Rechnungen werden dadurch nicht gelöscht. Sie können später weiterhin über die Filtereinstellungen gefunden werden, zum Beispiel über Exportiert oder Alle.
Kreditoren- und Eingangsrechnungen exportieren
Nach dem gleichen Prinzip können auch Kreditorenrechnungen bzw. Eingangsrechnungen exportiert werden, wenn diese Funktion in Ihrer Logistiqo-Umgebung genutzt wird.
Öffnen Sie dafür den entsprechenden Exportbereich unter Rechnungswesen > Kreditoren und gehen Sie genauso vor: Rechnungen auswählen, Exportformat festlegen, Export starten, Datei öffnen oder versenden und anschließend den Exportstatus aktualisieren.
Wichtige Hinweise
Nach dem Export sollten Rechnungen normalerweise nicht mehr geändert werden. Falls nachträglich eine Korrektur erforderlich ist, sollte die Korrektur über den normalen Storno- oder Korrekturprozess erfolgen, statt die exportierte Rechnung direkt zu ändern.
Aktualisieren Sie den Exportstatus nicht, bevor die Exportdatei erfolgreich erstellt wurde. Andernfalls können Rechnungen als exportiert markiert werden, obwohl die Datei nicht tatsächlich heruntergeladen oder versendet wurde.