En Logistiqo, la configuración de facturas electrónicas puede mantenerse para cada cliente.
Estas configuraciones definen si las facturas para un cliente deben crearse como facturas regulares o como facturas electrónicas, y qué formato de factura electrónica debe usarse.
La configuración general de facturas electrónicas generalmente se define en la configuración del dominio. En el registro del cliente, puede utilizar esta configuración general o definir una configuración específica para el cliente si este requiere un formato diferente.
Una vez que se mantiene la configuración correcta en el cliente, los usuarios generalmente no tienen que seleccionar manualmente el formato de factura electrónica cada vez. Cuando se crea o envía una factura por correo electrónico desde Logistiqo, la factura se genera según la configuración de factura electrónica almacenada para ese cliente.
Abrir la Configuración de Factura Electrónica
Vaya a Contactos > Compañía Deudora.
Seleccione el cliente para el cual desea mantener la configuración de factura electrónica.
Abra la pestaña Interfaces.
La configuración de factura electrónica se muestra en la sección Factura Electrónica.
Formato de Factura Electrónica
El campo Formato de factura electrónica define qué formato de factura electrónica debe usarse para este cliente.
Las opciones disponibles pueden incluir:
- Predeterminado del dominio
- Sin factura electrónica
- XRechnung (UBL)
- Peppol BIS Billing (UBL)
- ZUGFeRD / Factur-X
Elija la opción que coincida con los requisitos de facturación del cliente.
Predeterminado del Dominio
Seleccione Predeterminado del dominio si el cliente debe usar la configuración general de factura electrónica de su dominio Logistiqo.
Esta suele ser la opción correcta si no se requiere un formato específico para el cliente.
El predeterminado del dominio puede ser cambiado por un administrador en el menú Administración. Esto significa que el comportamiento general de la factura electrónica se controla de forma centralizada, mientras que los clientes individuales aún pueden tener su propia configuración específica si es necesario.
Use Predeterminado del dominio cuando:
- el cliente debe seguir la configuración general de facturación
- el cliente no ha solicitado un formato especial de factura electrónica
- la configuración de factura electrónica se gestiona de forma centralizada en la configuración del dominio
- el cliente debe seguir automáticamente la configuración predeterminada definida por el administrador
Sin Factura Electrónica
Seleccione Sin factura electrónica si las facturas para este cliente no deben crearse como facturas electrónicas.
Use esta opción cuando el cliente reciba facturas regulares en PDF o no requiera un formato de factura electrónica.
XRechnung (UBL)
Seleccione XRechnung (UBL) si el cliente requiere facturas en formato XRechnung.
XRechnung es un formato de factura electrónica estructurado. Se usa principalmente cuando el destinatario requiere datos de factura legibles por máquina, por ejemplo, en el sector público o en procesos comerciales específicos.
Con XRechnung, los datos de la factura se crean como datos XML estructurados. Dependiendo del proceso de envío, este archivo XML puede enviarse como un archivo adjunto separado o transferirse a través del canal electrónico configurado.
Dependiendo del destinatario, puede ser necesaria información adicional como Referencia predeterminada del comprador / Leitweg-ID.
Peppol BIS Billing (UBL)
Seleccione Peppol BIS Billing (UBL) si el cliente requiere facturas en formato Peppol BIS Billing.
Esta opción es relevante cuando las facturas se intercambian a través de un proceso basado en Peppol o cuando el cliente solicita explícitamente este formato.
Peppol BIS Billing también se basa en datos de factura estructurados. Dependiendo de la configuración y el proceso de transmisión, los datos de la factura pueden enviarse como un archivo XML o transferirse a través del canal electrónico de factura conectado.
Para este formato, puede ser necesario el ID del punto final de factura electrónica y el Esquema del punto final para que el destinatario pueda identificarse correctamente.
ZUGFeRD / Factur-X
Seleccione ZUGFeRD / Factur-X si el cliente requiere este formato de factura.
ZUGFeRD / Factur-X es un formato de factura híbrido. Esto significa que la factura sigue siendo un documento PDF legible, pero los datos estructurados de la factura electrónica están incrustados dentro del PDF.
En la práctica, el destinatario recibe una factura en PDF. El PDF se puede abrir y leer normalmente, pero también contiene datos de factura XML legibles por máquina para procesamiento electrónico.
Este formato es útil cuando el cliente desea una factura PDF legible y datos estructurados de factura en un solo archivo.
Campos Adicionales de Factura Electrónica
Dependiendo del formato seleccionado, pueden requerirse campos adicionales.
ID del punto final de factura electrónica
El ID del punto final de factura electrónica identifica al destinatario de la factura electrónica.
Este campo es especialmente relevante para formatos o métodos de transmisión donde el destinatario debe ser dirigido mediante un identificador electrónico específico.
Esquema del punto final
El Esquema del punto final define qué tipo de identificador se usa para el punto final.
El ID del punto final y el esquema del punto final suelen ir juntos. Si el cliente proporciona información del receptor de factura electrónica, ambos valores deben ingresarse exactamente como se proporcionaron.
Referencia predeterminada del comprador / Leitweg-ID
La Referencia predeterminada del comprador / Leitweg-ID es una referencia del comprador que puede ser requerida por el destinatario de la factura.
Si el cliente proporciona una Leitweg-ID o referencia del comprador, introdúzcala en este campo.
Esto es especialmente importante si el destinatario requiere la referencia para el enrutamiento o aprobación de la factura.
Envío de Facturas Electrónicas desde Logistiqo
Después de que se hayan guardado las configuraciones de factura electrónica en el cliente, Logistiqo utiliza estas configuraciones automáticamente cuando se crean o envían facturas.
Esto significa que los usuarios normalmente no tienen que recordar el formato requerido de factura electrónica cada vez que envían una factura.
Cuando la factura se envía por correo electrónico desde Logistiqo, la factura se genera según el formato de factura electrónica almacenado para el cliente.
Por ejemplo:
- Si el cliente usa Sin factura electrónica, la factura se envía como una factura regular según el proceso normal de facturación.
- Si el cliente usa XRechnung (UBL), los datos de la factura se generan en el formato XRechnung.
- Si el cliente usa Peppol BIS Billing (UBL), los datos de la factura se generan en el formato Peppol BIS Billing.
- Si el cliente usa ZUGFeRD / Factur-X, los datos estructurados de la factura se incrustan en la factura PDF.
Dependiendo del formato seleccionado y del proceso de envío configurado, los datos de la factura electrónica pueden incluirse dentro del PDF, adjuntarse como un archivo XML separado o transferirse a través del canal electrónico de factura configurado.
Guardar la Configuración
Después de seleccionar el formato de factura electrónica e ingresar la información adicional requerida, haga clic en Guardar.
La configuración de factura electrónica seleccionada se usará cuando se creen facturas para este cliente.
Qué Verificar Antes de Crear una Factura
Antes de crear una factura para un cliente con requisitos de factura electrónica, verifique lo siguiente:
- ¿Está seleccionado el cliente correcto?
- ¿Está seleccionado el formato de factura electrónica correcto?
- ¿Es correcto Predeterminado del dominio o el cliente necesita un formato específico?
- ¿Se requiere y está completado el ID del punto final de factura electrónica?
- ¿Se requiere y está completado el Esquema del punto final?
- ¿Se requiere y está completada la Referencia predeterminada del comprador / Leitweg-ID?
- ¿Están completos la dirección y los datos de la empresa del cliente?
- ¿Están correctamente mantenidas las configuraciones de factura y contabilidad?
Datos de factura electrónica faltantes o incorrectos pueden causar que la factura sea rechazada o creada en un formato incorrecto.
Problemas Comunes
Si no se puede crear una factura electrónica o no es aceptada, primero revise la pestaña Interfaces del cliente.
Las causas comunes son:
- formato de factura electrónica incorrecto seleccionado
- el cliente no debería usar Predeterminado del dominio
- ID del punto final faltante
- esquema del punto final faltante
- Leitweg-ID o referencia del comprador faltante
- datos maestros del cliente incorrectos
- datos de factura incompletos
- faltan campos requeridos en la factura
Si el cliente ha proporcionado información exacta de factura electrónica, compare los valores en Logistiqo con las instrucciones del cliente.
Notas Importantes
Solo cambie la configuración específica de factura electrónica del cliente si este requiere un formato específico o proporciona datos específicos del receptor de factura electrónica.
Si debe aplicarse la configuración general del dominio, mantenga seleccionado Predeterminado del dominio.
Los requisitos de factura electrónica pueden variar según el cliente. Siempre use el formato y los datos del receptor proporcionados por el destinatario de la factura.
Resumen
Las configuraciones específicas de factura electrónica para clientes se mantienen en:
Contactos > Compañía Deudora > Interfaces
El campo más importante es Formato de factura electrónica.
Use Predeterminado del dominio para la configuración general del sistema. Seleccione un formato específico como XRechnung (UBL), Peppol BIS Billing (UBL) o ZUGFeRD / Factur-X solo si el cliente lo requiere.
Una vez guardada la configuración en el cliente, Logistiqo la usa automáticamente cuando se crean o envían facturas por correo electrónico desde Logistiqo.
Con ZUGFeRD / Factur-X, los datos estructurados de la factura electrónica están incrustados en la factura PDF. Con formatos basados en XML como XRechnung (UBL) o Peppol BIS Billing (UBL), los datos de la factura electrónica se crean como datos estructurados y pueden enviarse o transferirse según el proceso configurado.
Si es necesario, también mantenga el ID del punto final de factura electrónica, el Esquema del punto final y la Referencia predeterminada del comprador / Leitweg-ID.