Cambiar, Cancelar y Corregir Facturas

Abrir la Factura

Vaya a Contabilidad > Deudores > Factura.

Busque la factura en la tabla superior y selecciónela. Los detalles de la factura se muestran abajo. En el lado derecho, la Visión General de la Factura muestra información importante sobre el procesamiento, como si la factura ha sido guardada, impresa, enviada por correo electrónico, exportada o cancelada.

Antes de hacer cualquier cambio, revise cuidadosamente el estado del procesamiento.

Cuando Aún se Puede Cambiar una Factura

Si la factura aún es interna y no ha sido exportada ni procesada más, generalmente se pueden hacer algunos cambios directamente.

Ejemplos típicos son:

• corregir el texto de la factura
• corregir campos editables de la factura
• ajustar las posiciones de la factura
• agregar o eliminar adjuntos
• corregir datos antes de que la factura sea enviada al cliente

Después de hacer la corrección, haga clic en Guardar.

Si la factura ya había sido impresa o enviada por correo electrónico, verifique si debe imprimirse o enviarse nuevamente después de la corrección.

Cuándo No Debe Cambiar la Factura Directamente

Generalmente, una factura no debe cambiarse directamente si ya ha sido enviada al cliente, exportada a contabilidad, pagada o utilizada en un proceso de recordatorio.

En estos casos, cambiar la factura original puede causar inconsistencias entre Logistiqo, el cliente y la contabilidad.

Antes de cambiar una factura directamente, verifique:

• ¿La factura ya fue enviada por correo electrónico?
• ¿La factura ya fue impresa?
• ¿La factura ya fue exportada?
• ¿Ya se registró un pago?
• ¿La factura ya fue incluida en un recordatorio?
• ¿El número de factura ya es definitivo?

Si se cumple alguno de estos puntos, generalmente el mejor proceso es cancelar la factura y crear una factura corregida.

Cancelar una Factura

Para cancelar una factura, abra la factura en Contabilidad > Deudores > Factura y haga clic en Reversión en la barra de herramientas.

Logistiqo preguntará si desea cancelar la factura y el envío. Confirme la cancelación solo si realmente desea revertir la factura.

Después de la reversión, Logistiqo crea una factura de reversión. La factura de reversión contiene el importe negativo de la factura y está marcada como cancelada o relacionada con la reversión. Esto mantiene la historia de la factura transparente y evita huecos en la numeración de facturas.

No se debe eliminar simplemente la factura original. Los números de factura forman parte de una historia continua, por lo que la cancelación es el proceso correcto una vez que se ha asignado un número de factura o la factura ya ha sido procesada.

Re-facturar un Envío Cancelado

Si una factura fue cancelada y el envío debe facturarse nuevamente, generalmente se debe copiar el envío y luego facturarlo como un nuevo envío.

Este es el proceso estándar cuando el envío original estaba vinculado a una factura cancelada.

1. Vaya a Envíos > Envío.
2. Abra el filtro y busque el envío cancelado, por ejemplo por número de envío, cliente, referencia o estado.
3. Seleccione el envío cancelado.
4. Haga clic en Archivo > Copiar.
5. En la ventana de copia, seleccione Copiar a Envío.
6. Si es necesario, mantenga seleccionada la opción Copiar vehículo / conductor / subcontratista.
7. Haga clic en Copiar.
8. Logistiqo crea un nuevo envío con los mismos datos del envío.
9. Revise y corrija el envío copiado.
10. Haga clic en Guardar.
11. Cree una nueva factura para el envío corregido como de costumbre.

Cuando se copia el envío, el estado de cancelado no se copia. El nuevo envío recibe su propio número de envío y puede ser procesado y facturado nuevamente.

Corregir Datos del Envío Antes de Re-facturar

Antes de crear la nueva factura, revise cuidadosamente el envío copiado.

Las correcciones comunes son:

• referencia del cliente
• remitente o destinatario
• fecha de carga o entrega
• servicios
• recargo o descuento
• documentos relevantes para la factura
• destinatario de la factura
• texto o descripción del envío

Después de corregir y guardar el envío, puede facturarse nuevamente mediante el proceso normal de facturación.

Alternativa: Facturación Directa

En algunos casos, puede no ser necesario crear un envío copiado. Si la corrección no necesita estar vinculada a un nuevo envío, puede crear una factura de facturación directa.

Esto puede ser útil para correcciones simples, cargos adicionales o ajustes especiales de factura que no deben estar vinculados a un envío copiado.

Utilice esta opción solo si se ajusta a su proceso contable interno.

Cambiar el Cliente

No se debe cambiar a la ligera el cliente de un envío ya facturado.

Si se usó un cliente incorrecto y la factura ya fue creada, el proceso más seguro suele ser:

1. Cancelar la factura incorrecta.
2. Copiar el envío.
3. Corregir el cliente o los datos de la factura en el envío copiado, si está permitido.
4. Guardar el envío copiado.
5. Crear una nueva factura.

Esto mantiene el proceso de factura original y la corrección trazables.

Pagos y Recordatorios

Si ya se ha registrado un pago para la factura, o si la factura ya forma parte de un proceso de recordatorio, tenga especial cuidado.

Cancelar o corregir dicha factura puede afectar:

• importe restante
• asignación de pagos
• estado del recordatorio
• saldo del cliente
• exportación contable

En estos casos, revise la situación de la factura, el pago y el recordatorio antes de hacer correcciones.

Resumen

Use la corrección directa solo si la factura no ha sido procesada más.

Use Reversión cuando la factura no deba cambiarse directamente o cuando se requiera una cancelación adecuada.

Si la factura cancelada se basaba en un envío y el envío debe facturarse nuevamente, copie el envío cancelado con Archivo > Copiar > Copiar a Envío, corrija el nuevo envío, guárdelo y cree una nueva factura.

No elimine facturas con números de factura asignados. Use la cancelación y la refacturación para mantener la historia de facturas limpia y trazable.