Este artículo explica cómo trabajar con facturas después de que ya se hayan creado en Logistiqo. Esto incluye imprimir facturas, enviarlas por correo electrónico, agregar archivos adjuntos, usar un destinatario alternativo de facturas y entender por qué se pueden crear varias facturas aunque la facturación por lotes esté habilitada.
Abrir una factura existente
Vaya a Contabilidad > Deudores > Registro de Facturas.
En la tabla superior, busque la factura con la que desea trabajar. Puede filtrar por número de factura, cliente, fecha de factura, estado u otras columnas disponibles. Seleccione la factura en la tabla para abrir sus detalles abajo.
Una vez abierta la factura, puede usar las funciones de la barra de herramientas como Imprimir, Correo electrónico, Documentos o Guardar, según lo que desee hacer.
Imprimir una factura
Normalmente, una factura se puede imprimir con o sin el diseño y logo de Logistiqo.
Use Factura con logo si la factura debe imprimirse o enviarse con el logo de la empresa y el diseño estándar de factura de Logistiqo. Esto se usa normalmente cuando la factura se envía como PDF por correo electrónico o se imprime en papel en blanco.
Use Factura sin logo si la factura debe imprimirse sin el encabezado gráfico y sin el logo. Esto se usa normalmente si la factura se imprime en papel membretado preimpreso de la empresa.
Diferencia entre Imprimir e Imprimir Total
En Logistiqo, es posible tener más de una factura abierta o seleccionada al mismo tiempo. El panel de detalles en el lado derecho muestra qué facturas están actualmente seleccionadas.
Imprimir imprime solo la factura que está activa o seleccionada actualmente.
Imprimir Total imprime todas las facturas seleccionadas o abiertas juntas en un solo archivo PDF.
Esto es útil si se deben imprimir o guardar varias facturas a la vez, por ejemplo, después de ejecutar una facturación por lotes.
Enviar una factura por correo electrónico
Para enviar una factura directamente desde Logistiqo, abra la factura y haga clic en Correo electrónico en la barra de herramientas.
Antes de enviar el correo, verifique el destinatario, asunto, texto del correo y archivos adjuntos. El PDF de la factura normalmente se adjunta automáticamente. Si se marcaron documentos adicionales como archivos adjuntos de la factura, también se incluyen en el correo.
Después de verificar el correo, envíelo desde la ventana de correo electrónico.
Agregar archivos adjuntos a un correo de factura
Hay dos formas comunes de enviar documentos adicionales junto con una factura.
Opción 1: Documentos del envío
Si un documento pertenece al envío, abra el envío en Envíos > Envío.
Haga clic en Documentos en la barra de herramientas y cargue el documento al envío. En la ventana de documentos, marque el documento como relevante para la factura. Cuando la factura se envíe por correo electrónico, el documento podrá incluirse como archivo adjunto adicional de la factura.
Esto se usa típicamente para albaranes, documentos firmados, documentos POD u otros archivos relacionados con el envío que deben enviarse junto con la factura.
Opción 2: Documentos directamente en la factura
Si el documento debe adjuntarse directamente a la factura, vaya a Contabilidad > Deudores > Registro de Facturas y abra la factura.
Haga clic en Documentos en la barra de herramientas y cargue el archivo directamente a la factura. Marque el documento como archivo adjunto si debe enviarse junto con el correo de la factura.
Esto es útil para documentos comerciales adicionales, documentos específicos del cliente, contratos, explicaciones u otros archivos que no pertenezcan a un documento específico de envío.
Uso de un destinatario alternativo de factura
A veces el cliente en el envío no es la empresa que debe recibir la factura. En ese caso, se puede almacenar un destinatario alternativo de factura para el cliente.
Vaya a Contactos > Empresas y abra la empresa para la cual desea definir un destinatario alternativo de factura.
Abra la función de destinatario de factura desde el registro de la empresa y añada un nuevo destinatario de factura. Seleccione la empresa que debe recibir la factura. Si la empresa aún no existe en Logistiqo, créela primero en Contactos > Empresas.
Si se debe usar un destinatario de factura por defecto, márquelo como preferido. Guarde la configuración después.
Cuando se cree un nuevo envío para este cliente, Logistiqo podrá mostrar un campo desplegable para el destinatario de la factura. El destinatario preferido se selecciona automáticamente, pero aún puede cambiarse en el envío si es necesario.
Por qué se crearon varias facturas aunque la Facturación por Lotes esté habilitada
Si Facturación por Lotes está habilitada para un cliente, Logistiqo puede combinar varios envíos en una factura. Sin embargo, esto no siempre significa que todos los envíos seleccionados terminarán en la misma factura.
Aún pueden crearse varias facturas en los siguientes casos:
Diferentes condiciones de pago
Los envíos con diferentes condiciones de pago no pueden combinarse en una sola factura.
Por ejemplo, si algunos envíos tienen 10 días y otros 30 días como condición de pago, Logistiqo crea facturas separadas. Todos los envíos con la misma condición de pago se agrupan juntos, pero los envíos con otra condición de pago se colocan en una factura separada.
Configuraciones de factura semanal o mensual
Si está habilitada la Factura Semanal o Factura Mensual para el cliente, Logistiqo agrupa los envíos por semana o por mes.
Por ejemplo, si dos envíos pertenecen a una semana y otro envío a una semana diferente, se crean dos facturas. El mismo principio se aplica a la facturación mensual.
Factura por tipo de envío
Si está habilitada la Factura por tipo de envío, Logistiqo separa la factura por tipo de envío. En ese caso, los envíos con diferentes tipos de envío no se combinan en la misma factura.
Lista de verificación si la factura no se ve como se esperaba
Verifique los siguientes puntos:
- ¿Se seleccionó el destinatario correcto de la factura?
- ¿Están marcados como archivos adjuntos de la factura los documentos de envío esperados?
- ¿Se usó la opción de impresión correcta, con o sin logo?
- ¿Se seleccionaron varias facturas y se debe usar Imprimir o Imprimir Total?
- ¿Los envíos seleccionados tienen la misma condición de pago?
- ¿Está habilitada la Factura Semanal, Factura Mensual o Factura por tipo de envío para el cliente?
Estas configuraciones suelen explicar por qué una factura se imprime, envía o agrupa de forma diferente a lo esperado.