In Logistiqo, le impostazioni per le fatture elettroniche possono essere gestite per ogni cliente.
Queste impostazioni definiscono se le fatture per un cliente devono essere create come fatture ordinarie o come fatture elettroniche, e quale formato di fattura elettronica deve essere utilizzato.
La configurazione generale della fattura elettronica è solitamente definita nelle impostazioni del dominio. Nel record del cliente, è possibile utilizzare questa impostazione generale o definire un'impostazione specifica per il cliente se quest’ultimo richiede un formato diverso.
Una volta mantenuta l’impostazione corretta sul cliente, gli utenti di solito non devono selezionare manualmente il formato della fattura elettronica ogni volta. Quando una fattura viene creata o inviata via email da Logistiqo, la fattura viene generata secondo le impostazioni della fattura elettronica memorizzate per quel cliente.
Apertura delle Impostazioni della Fattura Elettronica
Vai a Contatti > Azienda Debitrice.
Seleziona il cliente per il quale vuoi gestire le impostazioni della fattura elettronica.
Apri la scheda Interfacce.
Le impostazioni della fattura elettronica sono visualizzate nella sezione Fattura Elettronica.
Formato della Fattura Elettronica
Il campo Formato fattura elettronica definisce quale formato di fattura elettronica deve essere utilizzato per questo cliente.
Le opzioni disponibili possono includere:
- Predefinito dominio
- Nessuna fattura elettronica
- XRechnung (UBL)
- Peppol BIS Billing (UBL)
- ZUGFeRD / Factur-X
Scegli l’opzione che corrisponde ai requisiti di fatturazione del cliente.
Predefinito Dominio
Seleziona Predefinito dominio se il cliente deve utilizzare l’impostazione generale della fattura elettronica del tuo dominio Logistiqo.
Questa è solitamente l’opzione corretta se non è richiesto un formato specifico per il cliente.
Il predefinito del dominio può essere modificato da un amministratore nel menu Amministrazione. Ciò significa che il comportamento generale della fattura elettronica è controllato centralmente, mentre i singoli clienti possono comunque avere una loro impostazione specifica se necessario.
Usa Predefinito dominio quando:
- il cliente deve seguire la tua configurazione generale della fattura
- il cliente non ha richiesto un formato di fattura elettronica speciale
- le impostazioni della fattura elettronica sono gestite centralmente nella configurazione del dominio
- il cliente deve seguire automaticamente l’impostazione predefinita definita dall’amministratore
Nessuna Fattura Elettronica
Seleziona Nessuna fattura elettronica se le fatture per questo cliente non devono essere create come fatture elettroniche.
Usa questa opzione quando il cliente riceve fatture PDF ordinarie o non richiede un formato di fattura elettronica.
XRechnung (UBL)
Seleziona XRechnung (UBL) se il cliente richiede fatture in formato XRechnung.
XRechnung è un formato di fattura elettronica strutturato. È utilizzato principalmente quando il destinatario richiede dati di fattura leggibili da macchina, ad esempio nel settore pubblico o in processi aziendali specifici.
Con XRechnung, i dati della fattura sono creati come dati XML strutturati. A seconda del processo di invio, questo file XML può essere inviato come allegato separato o trasferito tramite il canale elettronico configurato.
A seconda del destinatario, potrebbero essere richieste informazioni aggiuntive come la Riferimento acquirente predefinito / Leitweg-ID.
Peppol BIS Billing (UBL)
Seleziona Peppol BIS Billing (UBL) se il cliente richiede fatture in formato Peppol BIS Billing.
Questa opzione è rilevante quando le fatture sono scambiate tramite un processo basato su Peppol o quando il cliente richiede esplicitamente questo formato.
Peppol BIS Billing si basa anch’esso su dati di fattura strutturati. A seconda della configurazione e del processo di trasmissione, i dati della fattura possono essere inviati come file XML o trasferiti tramite il canale elettronico di fatturazione connesso.
Per questo formato, potrebbero essere necessari il ID endpoint fattura elettronica e lo Schema endpoint affinché il destinatario possa essere identificato correttamente.
ZUGFeRD / Factur-X
Seleziona ZUGFeRD / Factur-X se il cliente richiede questo formato di fattura.
ZUGFeRD / Factur-X è un formato di fattura ibrido. Ciò significa che la fattura è ancora un documento PDF leggibile, ma i dati strutturati della fattura elettronica sono incorporati all’interno del PDF.
In pratica, il destinatario riceve una fattura PDF. Il PDF può essere aperto e letto normalmente, ma contiene anche dati XML leggibili da macchina per l’elaborazione elettronica.
Questo formato è utile quando il cliente desidera una fattura PDF leggibile e dati di fattura strutturati in un unico file.
Campi Aggiuntivi per la Fattura Elettronica
A seconda del formato selezionato, potrebbero essere richiesti campi aggiuntivi.
ID endpoint fattura elettronica
L’ID endpoint fattura elettronica identifica il destinatario della fattura elettronica.
Questo campo è particolarmente rilevante per formati o metodi di trasmissione in cui il destinatario deve essere indirizzato tramite un identificatore elettronico specifico.
Schema endpoint
Lo Schema endpoint definisce il tipo di identificatore utilizzato per l’endpoint.
L’ID endpoint e lo schema endpoint di solito vanno insieme. Se il cliente fornisce informazioni sul ricevitore della fattura elettronica, entrambi i valori devono essere inseriti esattamente come forniti.
Riferimento acquirente predefinito / Leitweg-ID
Il Riferimento acquirente predefinito / Leitweg-ID è un riferimento dell’acquirente che può essere richiesto dal destinatario della fattura.
Se il cliente fornisce una Leitweg-ID o un riferimento acquirente, inseriscilo in questo campo.
Questo è particolarmente importante se il destinatario richiede il riferimento per l’instradamento o l’approvazione della fattura.
Invio delle Fatture Elettroniche da Logistiqo
Dopo che le impostazioni della fattura elettronica sono state salvate sul cliente, Logistiqo utilizza automaticamente queste impostazioni quando le fatture vengono create o inviate.
Ciò significa che gli utenti normalmente non devono ricordare il formato di fattura elettronica richiesto ogni volta che inviano una fattura.
Quando la fattura viene inviata via email da Logistiqo, la fattura viene generata secondo il formato di fattura elettronica memorizzato per il cliente.
Ad esempio:
- Se il cliente utilizza Nessuna fattura elettronica, la fattura viene inviata come fattura ordinaria secondo il normale processo di fatturazione.
- Se il cliente utilizza XRechnung (UBL), i dati della fattura vengono generati nel formato XRechnung.
- Se il cliente utilizza Peppol BIS Billing (UBL), i dati della fattura vengono generati nel formato Peppol BIS Billing.
- Se il cliente utilizza ZUGFeRD / Factur-X, i dati strutturati della fattura sono incorporati nella fattura PDF.
A seconda del formato selezionato e del processo di invio configurato, i dati della fattura elettronica possono essere inclusi all’interno del PDF, allegati come file XML separato o trasferiti tramite il canale elettronico di fatturazione configurato.
Salvataggio delle Impostazioni
Dopo aver selezionato il formato della fattura elettronica e inserito le informazioni aggiuntive richieste, clicca su Salva.
Le impostazioni della fattura elettronica selezionate verranno quindi utilizzate quando le fatture vengono create per questo cliente.
Cosa Controllare Prima di Creare una Fattura
Prima di creare una fattura per un cliente con requisiti di fattura elettronica, verifica quanto segue:
- È selezionato il cliente corretto?
- È selezionato il formato fattura elettronica corretto?
- È corretto Predefinito dominio o il cliente necessita di un formato specifico?
- È richiesto e compilato l’ID endpoint fattura elettronica?
- È richiesto e compilato lo Schema endpoint?
- È richiesto e compilato il Riferimento acquirente predefinito / Leitweg-ID?
- I dati dell’indirizzo e dell’azienda del cliente sono completi?
- Le impostazioni di fatturazione e contabilità sono mantenute correttamente?
Dati mancanti o errati della fattura elettronica possono causare il rifiuto della fattura o la creazione in un formato errato.
Problemi Comuni
Se una fattura elettronica non può essere creata o non viene accettata, controlla prima la scheda Interfacce del cliente.
Le cause comuni sono:
- formato fattura elettronica errato selezionato
- il cliente non dovrebbe usare Predefinito dominio
- ID endpoint mancante
- schema endpoint mancante
- Leitweg-ID o riferimento acquirente mancante
- dati anagrafici cliente errati
- dati fattura incompleti
- campi obbligatori della fattura mancanti
Se il cliente ha fornito informazioni esatte sulla fattura elettronica, confronta i valori in Logistiqo con le istruzioni del cliente.
Note Importanti
Modifica le impostazioni specifiche della fattura elettronica del cliente solo se il cliente richiede un formato specifico o fornisce dati specifici del ricevitore della fattura elettronica.
Se deve valere l’impostazione generale del dominio, mantieni selezionato Predefinito dominio.
I requisiti per la fattura elettronica possono variare da cliente a cliente. Usa sempre il formato e i dati del ricevitore forniti dal destinatario della fattura.
Riepilogo
Le impostazioni specifiche della fattura elettronica del cliente sono gestite in:
Contatti > Azienda Debitrice > Interfacce
Il campo più importante è Formato fattura elettronica.
Usa Predefinito dominio per la configurazione generale del sistema. Seleziona un formato specifico come XRechnung (UBL), Peppol BIS Billing (UBL) o ZUGFeRD / Factur-X solo se il cliente lo richiede.
Una volta salvata l’impostazione sul cliente, Logistiqo la utilizza automaticamente quando le fatture vengono create o inviate via email da Logistiqo.
Con ZUGFeRD / Factur-X, i dati strutturati della fattura elettronica sono incorporati nella fattura PDF. Con formati basati su XML come XRechnung (UBL) o Peppol BIS Billing (UBL), i dati della fattura elettronica sono creati come dati strutturati e possono essere inviati o trasferiti secondo il processo configurato.
Se necessario, mantieni anche ID endpoint fattura elettronica, Schema endpoint e Riferimento acquirente predefinito / Leitweg-ID.