Questo articolo spiega come gestire le fatture che devono essere corrette dopo essere già state create.
In Logistiqo, il processo corretto dipende dallo stato attuale della fattura. Se una fattura è ancora una bozza o non è stata ancora elaborata ulteriormente, potrebbe essere ancora possibile correggerla direttamente. Se la fattura è già stata inviata, stampata, esportata o non dovrebbe più essere modificata per motivi contabili, il processo più pulito è solitamente annullare la fattura e crearne una corretta.
Aprire la Fattura
Vai su Contabilità > Debitori > Fattura.
Cerca la fattura nella tabella superiore e selezionala. I dettagli della fattura sono mostrati sotto. Sul lato destro, la Panoramica Fattura mostra informazioni importanti sul processo come se la fattura è stata salvata, stampata, inviata via email, esportata o annullata.
Prima di apportare modifiche, controlla attentamente lo stato di elaborazione.
Quando una Fattura Può Ancora Essere Modificata
Se la fattura è ancora interna e non è stata ancora esportata o elaborata ulteriormente, di solito è ancora possibile apportare alcune modifiche direttamente.
Esempi tipici sono:
- correzione del testo della fattura
- correzione dei campi modificabili della fattura
- modifica delle posizioni della fattura
- aggiunta o rimozione di allegati
- correzione dei dati prima che la fattura venga inviata al cliente
Dopo aver effettuato la correzione, clicca su Salva.
Se la fattura era già stata stampata o inviata via email, verifica se deve essere ristampata o reinviata dopo la correzione.
Quando Non Dovresti Modificare Direttamente la Fattura
Di solito, una fattura non dovrebbe più essere modificata direttamente se è già stata inviata al cliente, esportata in contabilità, pagata o utilizzata in un processo di sollecito.
In questi casi, modificare la fattura originale può causare incoerenze tra Logistiqo, il cliente e la contabilità.
Prima di modificare direttamente una fattura, verifica:
- La fattura è già stata inviata via email?
- La fattura è già stata stampata?
- La fattura è già stata esportata?
- È già stato registrato un pagamento?
- La fattura è già stata inclusa in un sollecito?
- Il numero della fattura è già definitivo?
Se uno di questi punti si applica, il processo migliore è solitamente annullare la fattura e crearne una corretta.
Annullamento di una Fattura
Per annullare una fattura, apri la fattura sotto Contabilità > Debitori > Fattura e clicca su Storno nella barra degli strumenti.
Logistiqo chiederà se vuoi annullare la fattura e la spedizione. Conferma l’annullamento solo se desideri davvero stornare la fattura.
Dopo lo storno, Logistiqo crea una fattura di storno. La fattura di storno contiene l’importo negativo della fattura ed è contrassegnata come annullata o relativa allo storno. Questo mantiene trasparente la storia delle fatture ed evita buchi nella numerazione delle fatture.
La fattura originale non dovrebbe essere semplicemente eliminata. I numeri di fattura fanno parte di una storia continua delle fatture, quindi l’annullamento è il processo corretto una volta che un numero di fattura è stato assegnato o la fattura è già stata elaborata.
Rifatturazione di una Spedizione Annullata
Se una fattura è stata annullata e la spedizione deve essere fatturata nuovamente, di solito la spedizione deve essere copiata e poi fatturata di nuovo come nuova spedizione.
Questo è il processo standard quando la spedizione originale era collegata a una fattura annullata.
- Vai su Spedizioni > Spedizione.
- Apri il filtro e cerca la spedizione annullata, ad esempio per numero di spedizione, cliente, riferimento o stato.
- Seleziona la spedizione annullata.
- Clicca su File > Copia.
- Nella finestra di copia, seleziona Copia a Spedizione.
- Se necessario, lascia selezionato Copia veicolo / autista / subappaltatore.
- Clicca su Copia.
- Logistiqo crea una nuova spedizione con gli stessi dati della spedizione originale.
- Controlla e correggi la spedizione copiata.
- Clicca su Salva.
- Crea una nuova fattura per la spedizione corretta come di consueto.
Quando la spedizione viene copiata, lo stato annullato non viene copiato. La nuova spedizione riceve un proprio numero di spedizione e può essere elaborata e fatturata di nuovo.
Correzione dei Dati della Spedizione Prima della Rifatturazione
Prima di creare la nuova fattura, controlla attentamente la spedizione copiata.
Correzioni comuni sono:
- riferimento cliente
- mittente o destinatario
- data di carico o consegna
- servizi
- supplemento o sconto
- documenti rilevanti per la fattura
- destinatario della fattura
- testo o descrizione della spedizione
Dopo che la spedizione è stata corretta e salvata, può essere fatturata nuovamente tramite il normale processo di fatturazione.
Alternativa: Fatturazione Diretta
In alcuni casi, potrebbe non essere necessario creare una spedizione copiata. Se la correzione non deve essere collegata a una nuova spedizione, puoi invece creare una fattura di fatturazione diretta.
Questo può essere utile per correzioni semplici, addebiti aggiuntivi o aggiustamenti speciali della fattura che non dovrebbero essere collegati a una spedizione copiata.
Usa questa opzione solo se si adatta al tuo processo contabile interno.
Modifica del Cliente
Il cliente di una spedizione già fatturata non dovrebbe essere modificato alla leggera.
Se è stato usato il cliente sbagliato e la fattura è già stata creata, il processo più sicuro è solitamente:
- Annulla la fattura errata.
- Copia la spedizione.
- Correggi il cliente o i dati della fattura nella spedizione copiata, se consentito.
- Salva la spedizione copiata.
- Crea una nuova fattura.
Questo mantiene tracciabile la fattura originale e il processo di correzione.
Pagamenti e Solleciti
Se è già stato registrato un pagamento per la fattura, o se la fattura fa già parte di un processo di sollecito, sii particolarmente attento.
Annullare o correggere una fattura di questo tipo può influire su:
- importo residuo
- assegnazione del pagamento
- stato del sollecito
- saldo cliente
- esportazione contabile
In questi casi, verifica la situazione della fattura, del pagamento e del sollecito prima di apportare correzioni.
Riepilogo
Usa la correzione diretta solo se la fattura non è stata ancora elaborata ulteriormente.
Usa Storno quando la fattura non deve più essere modificata direttamente o quando è richiesto un annullamento corretto.
Se la fattura annullata si basava su una spedizione e la spedizione deve essere fatturata di nuovo, copia la spedizione annullata con File > Copia > Copia a Spedizione, correggi la nuova spedizione, salvala e crea una nuova fattura.
Non eliminare fatture con numeri di fattura assegnati. Usa invece l’annullamento e la rifatturazione per mantenere la storia delle fatture pulita e tracciabile.