Questo articolo spiega come lavorare con le fatture dopo che sono state già create in Logistiqo. Ciò include la stampa delle fatture, l'invio tramite email, l'aggiunta di allegati, l'uso di un destinatario alternativo per la fattura e la comprensione del motivo per cui possono essere create più fatture anche se la fatturazione in blocco è abilitata.
Apertura di una fattura esistente
Vai su Contabilità > Debitori > Registro Fatture.
Nella tabella superiore, cerca la fattura con cui vuoi lavorare. Puoi filtrare per numero di fattura, cliente, data fattura, stato o altre colonne disponibili. Seleziona la fattura nella tabella per aprirne i dettagli in basso.
Una volta aperta la fattura, puoi utilizzare le funzioni della barra degli strumenti come Stampa, Email, Documenti o Salva, a seconda di ciò che desideri fare.
Stampa di una fattura
Una fattura può solitamente essere stampata con o senza il layout e il logo di Logistiqo.
Usa Fattura con Logo se la fattura deve essere stampata o inviata con il logo aziendale e il layout standard della fattura Logistiqo. Questo viene normalmente usato quando la fattura viene inviata come PDF via email o stampata su carta bianca.
Usa Fattura senza Logo se la fattura deve essere stampata senza l'intestazione grafica e senza il logo. Questo viene normalmente usato se la fattura viene stampata su carta intestata pre-stampata dell’azienda.
Differenza tra Stampa e Stampa Totale
In Logistiqo, è possibile avere più di una fattura aperta o selezionata contemporaneamente. Il pannello dei dettagli sul lato destro mostra quali fatture sono attualmente selezionate.
Stampa stampa solo la fattura attiva o selezionata al momento.
Stampa Totale stampa tutte le fatture attualmente selezionate o aperte insieme in un unico file PDF.
Questo è utile se si desidera stampare o salvare più fatture contemporaneamente, ad esempio dopo una esecuzione di fatturazione in blocco.
Invio di una fattura via email
Per inviare una fattura direttamente da Logistiqo, apri la fattura e clicca su Email nella barra degli strumenti.
Prima di inviare l'email, controlla il destinatario, l'oggetto, il testo dell'email e gli allegati. Il PDF della fattura è normalmente allegato automaticamente. Se altri documenti sono stati contrassegnati come allegati della fattura, anch'essi sono inclusi nell'email.
Dopo aver verificato l'email, inviala dalla finestra dell'email.
Aggiunta di allegati all'email della fattura
Ci sono due modi comuni per inviare documenti aggiuntivi insieme a una fattura.
Opzione 1: Documenti dalla spedizione
Se un documento appartiene alla spedizione, apri la spedizione sotto Spedizioni > Spedizione.
Clicca su Documenti nella barra degli strumenti e carica il documento nella spedizione. Nella finestra dei documenti, contrassegna il documento come rilevante per la fattura. Quando la fattura viene inviata via email, il documento può quindi essere incluso come allegato aggiuntivo della fattura.
Questo è tipicamente usato per bolle di consegna, documenti firmati, documenti POD o altri file relativi alla spedizione che devono essere inviati insieme alla fattura.
Opzione 2: Documenti direttamente sulla fattura
Se il documento deve essere allegato direttamente alla fattura, vai su Contabilità > Debitori > Registro Fatture e apri la fattura.
Clicca su Documenti nella barra degli strumenti e carica il file direttamente sulla fattura. Contrassegna il documento come allegato se deve essere inviato insieme all'email della fattura.
Questo è utile per documenti commerciali aggiuntivi, documenti specifici del cliente, contratti, spiegazioni o altri file che non appartengono a un documento specifico di spedizione.
Uso di un destinatario alternativo della fattura
A volte il cliente nella spedizione non è l'azienda che deve ricevere la fattura. In tal caso, può essere memorizzato un destinatario alternativo della fattura per il cliente.
Vai su Contatti > Aziende e apri l’azienda per la quale vuoi definire un destinatario alternativo della fattura.
Apri la funzione destinatario della fattura dalla scheda dell’azienda e aggiungi un nuovo destinatario della fattura. Seleziona l’azienda che deve ricevere la fattura. Se l’azienda non esiste ancora in Logistiqo, creala prima sotto Contatti > Aziende.
Se un destinatario della fattura deve essere usato come predefinito, contrassegnalo come preferito. Salva poi le impostazioni.
Quando viene creata una nuova spedizione per questo cliente, Logistiqo può mostrare un campo a discesa per il destinatario della fattura. Il destinatario preferito viene selezionato automaticamente, ma può comunque essere modificato nella spedizione se necessario.
Perché sono state create più fatture anche se la Fatturazione in Blocco è abilitata
Se Fatturazione in Blocco è abilitata per un cliente, Logistiqo può combinare più spedizioni in una sola fattura. Tuttavia, questo non significa sempre che ogni spedizione selezionata finirà sulla stessa fattura.
Possono comunque essere create più fatture nei seguenti casi:
Diverse condizioni di pagamento
Le spedizioni con diverse condizioni di pagamento non possono essere combinate in una sola fattura.
Ad esempio, se alcune spedizioni hanno come condizione di pagamento 10 giorni e altre 30 giorni, Logistiqo crea fatture separate. Tutte le spedizioni con la stessa condizione di pagamento sono raggruppate insieme, ma le spedizioni con un’altra condizione di pagamento sono inserite in una fattura separata.
Impostazioni di fatturazione settimanale o mensile
Se è abilitata la Fattura Settimanale o la Fattura Mensile per il cliente, Logistiqo raggruppa le spedizioni per settimana o per mese.
Ad esempio, se due spedizioni appartengono alla stessa settimana e un'altra spedizione a una settimana diversa, vengono create due fatture. Lo stesso principio vale per la fatturazione mensile.
Fattura per tipo di spedizione
Se è abilitata la Fattura per tipo di spedizione, Logistiqo separa la fattura in base al tipo di spedizione. In tal caso, le spedizioni con tipi diversi non vengono combinate nella stessa fattura.
Lista di controllo se la fattura non appare come previsto
Controlla i seguenti punti:
- È stato selezionato il destinatario corretto della fattura?
- I documenti di spedizione previsti sono contrassegnati come allegati della fattura?
- È stata usata l’opzione di stampa corretta, con o senza logo?
- Sono state selezionate più fatture e si dovrebbe usare Stampa o Stampa Totale?
- Le spedizioni selezionate hanno la stessa condizione di pagamento?
- È abilitata la Fattura Settimanale, la Fattura Mensile o la Fattura per tipo di spedizione per il cliente?
Queste impostazioni di solito spiegano perché una fattura viene stampata, inviata o raggruppata in modo diverso da quanto previsto.