L'esportazione delle fatture viene utilizzata per esportare le fatture da Logistiqo per il vostro reparto contabilità, consulente fiscale o software di contabilità. A seconda della vostra configurazione, l'esportazione può creare file contabili, file PDF delle fatture o una combinazione di entrambi.
Questa funzione viene solitamente utilizzata dopo che le fatture sono state create, controllate e sono pronte per essere trasferite alla contabilità. Una volta completata l'esportazione e aggiornato lo stato dell'esportazione, le fatture vengono contrassegnate come esportate in Logistiqo.
Esportazione delle fatture dei debitori
Andare su Contabilità > Debitori > Esportazione fatture.
La tabella superiore mostra le fatture disponibili per l'esportazione. Per impostazione predefinita, questo elenco mostra solitamente le fatture che non sono ancora state esportate.
- Usare il pulsante Filtro se si desidera modificare quali fatture vengono visualizzate. Ad esempio, è possibile filtrare per stato di esportazione, fatture stampate o un intervallo di date specifico.
- Selezionare nella tabella le fatture che devono essere esportate. È possibile selezionare fatture singole o più fatture contemporaneamente. Il numero di fatture selezionate viene mostrato sopra l'area di esportazione.
- Nell'area inferiore, aprire la scheda Formato di registrazione e scegliere il formato di esportazione richiesto.
- Fare clic su Avanti per continuare alla fase di esportazione.
- Aprire la scheda Esporta e fare clic su Esporta. Logistiqo genera ora il file di esportazione. Durante l'esportazione viene visualizzato un indicatore di progresso.
- Dopo il completamento dell'esportazione, utilizzare Apri file per scaricare o aprire il file generato. In alternativa, utilizzare Invia file per email se il file di esportazione deve essere inviato direttamente via email.
- Fare clic su Aggiorna stato esportazione dopo che il file è stato creato con successo e lo avete scaricato o inviato.
Formati di esportazione
I formati di esportazione disponibili dipendono dalla configurazione di Logistiqo. Le opzioni tipiche sono:
DATEV ASCII: Crea un file di esportazione per DATEV in formato ASCII.
DATEV XML: Crea un file di esportazione per DATEV in formato XML.
Lexware Autokonto: Crea un file di esportazione per Lexware.
PDFs > zip: Crea un file ZIP contenente le fatture selezionate come file PDF separati. Questo è utile se si desidera scaricare o inoltrare molte fatture PDF contemporaneamente.
PDFs > pdf: Crea un unico file PDF combinato contenente tutte le fatture selezionate.
Altri formati, come registrazioni singole o registrazioni suddivise, possono essere disponibili a seconda della configurazione contabile.
Impostazioni filtro
Il pulsante Filtro controlla quali fatture vengono visualizzate nella tabella di esportazione. Questo è importante se si desidera esportare un periodo specifico o se si devono trovare fatture già esportate.
Le opzioni filtro comuni sono:
- Non esportate
- Esportate
- Tutte
- Solo fatture stampate
- Intervallo di date
Dopo aver modificato il filtro, fare clic su Applica per aggiornare la tabella.
Aggiornamento dello stato di esportazione
Il pulsante Aggiorna stato esportazione contrassegna le fatture selezionate come esportate in Logistiqo.
Utilizzare questo pulsante solo dopo che il file di esportazione è stato creato con successo. Una volta aggiornato lo stato di esportazione, le fatture potrebbero non apparire più nell'elenco predefinito delle fatture o nella vista predefinita dell'esportazione, a seconda dei filtri selezionati.
Le fatture esportate non vengono eliminate. È comunque possibile trovarle in seguito modificando le impostazioni del filtro su Esportate o Tutte.
Esportazioni fatture fornitori e fatture in entrata
Lo stesso processo generale può essere utilizzato anche per le esportazioni di fatture fornitori o fatture in entrata, se questa funzione è abilitata nella configurazione di Logistiqo.
In tal caso, aprire la funzione di esportazione corrispondente sotto Contabilità > Fornitori e seguire gli stessi passaggi: selezionare le fatture, scegliere il formato di esportazione, eseguire l'esportazione, aprire o inviare il file e quindi aggiornare lo stato di esportazione.
Note importanti
Dopo che le fatture sono state esportate, normalmente non dovrebbero più essere modificate. Se è necessaria una correzione successiva, utilizzare il normale flusso di lavoro di correzione o annullamento invece di modificare direttamente la fattura esportata.
Non aggiornare lo stato di esportazione prima che il file di esportazione sia stato generato e controllato. Altrimenti, le fatture potrebbero essere contrassegnate come esportate anche se il file di esportazione non è stato effettivamente scaricato o inviato.